Содержание

как правильно организовать коммуникации персонала в едином информационном пространстве

Пожалуй, многие сталкивались с ситуациями в работе, когда левая рука не ведает, что творит правая. Такие проблемы обычно связаны с внутренними коммуникациями в компании и очень серьезно влияют на эффективность всех бизнес-процессов. Как наладить коммуникации в коллективе, какие инструменты для этого можно использовать и почему единое информационное пространство так важно для успешной и эффективной деятельности организации?

Коммуникации персонала в организации: что это?

Внутренние коммуникации в компании, по сути, ― диалоги всех со всеми. Сам процесс коммуникации настолько важен, что многие организации даже содержат отдельных специалистов по информационному обеспечению. Чем это обусловлено?

Коммуникации в коллективе необходимы для того, чтобы наладить связь между руководством и исполнителями, построить эффективное взаимодействие с коллегами и тем самым обеспечить действенный и четкий обмен данными без информационных и временны́х потерь. Притом крайне важно, чтобы эти взаимодействия работали во всех направлениях, то есть не только снизу вверх — от сотрудников к начальству, но и от начальства к сотрудникам. Это необходимо как для выстраивания политики компании, так и для укрепления командного духа и повышения лояльности. Без коммуникативной связи каждый работник словно находится в своем собственном «информационном пузыре» и не вполне понимает, как его деятельность связана с целями и задачами компании. Это приводит к хорошо известному эффекту «я здесь один работаю, а остальные заняты непонятно чем».

Интересный факт
Американские эксперты по внутрикорпоративным коммуникациям подсчитали, что лояльность работников и их удовлетворенность более чем на 90% связаны именно с качеством связи внутри компании[1].

К тому же отсутствие связи между работниками и отделами существенно замедляет решение любых вопросов, провоцирует многочисленные конфликты и недопонимание, а следовательно, приводит к внутреннему напряжению в коллективе, при котором разные направления (группы, отделы) начинают действовать не как союзники, а как противники.

Кому необходимы отлаженные коммуникации в коллективе? Услышав оборот «корпоративные коммуникации», мы сразу представляем себе огромную многоуровневую организацию с сотнями или даже тысячами сотрудников. И действительно, если в компании работает более двух десятков человек, ожидаемо, что не все они будут общаться друг с другом напрямую. Чем больше штат компании, тем выше шансы, что большинство работников вообще не будут знакомы.

Тем не менее построение коммуникации в компании необходимо также и совсем небольшим фирмам. Даже если говорить о стартапе, в котором занято всего 3–4 человека, коммуникация должна быть налажена, ведь каждый хочет знать, что уже сделано, что предполагается сделать, как идет рабочий процесс в целом и что ожидается лично от него. Другое дело, что организовать связь в таких масштабах довольно просто — обычно хватает общего чата в мессенджере и регулярных планерок.

Крайне важны коммуникации в коллективе, где значительное количество сотрудников работает удаленно или, как говорится, «в полевых условиях». В такой ситуации необходимо уделить особое внимание горизонтальным коммуникациям, поскольку каждый работник может поддерживать связь с руководством, но не иметь ни малейшего понятия, чем заняты коллеги.

Если не развивать и не направлять корпоративные связи, они будут развиваться сами. И не факт, что именно в желательном направлении. Если все вопросы решаются у кулера с водой или в частной переписке, если никто не представляет, кто отвечает за ту или иную задачу, а любое обсуждение политики организации начинается с таинственного «по слухам» — не стоит рассчитывать на слаженную и эффективную работу.

Единое информационное пространство — путь к лояльности персонала

Чтобы повысить лояльность работников при помощи внутренних коммуникаций, нужно четко осознать одну истину: внутренний и внешний PR — разные вещи. То, что эффективно во внешних коммуникациях — стратегии «умолчания», «перестановки акцентов» и «смещения фокуса внимания» — «внутри» не работает.

Именно поэтому стратегия формирования единого информационного пространства предполагает ряд довольно специфических задач:

  • преодоление коммуникативных разрывов как по горизонтали, так и по вертикали. Это позволит достичь взаимопонимания на всех уровнях;
  • получение обратной связи от персонала компании. Каждый работник должен понимать, что его мнение важно и будет учитываться, и сотруднику необходимы удобные инструменты для донесения этого мнения и оперативного получения обратной связи;
  • демонстрация готовности руководства к диалогу, а также создание положительного имиджа компании;
  • разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала;
  • формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании. Это — одна из основных задач корпоративной коммуникации. Если она никак не решается, возникает риск серьезного репутационного ущерба. В работе любой организации бывают критические моменты и конфликтные ситуации, поэтому очень важно дать сотрудникам возможность обсудить их в узком кругу, не вынося сор из избы в социальные сети. В то же время не менее важно обеспечить руководству возможность обсудить острые моменты с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.

Но какие инструменты можно использовать для решения всех этих задач разом?

Информационное обеспечение персонала: инструменты 21 века

Все инструменты построения коммуникации внутри организации можно разбить на несколько типов:

  • информационные. Как понятно из названия, их задача — информировать сотрудников о том, что происходит в компании. Стенд с объявлениями, циркулярами и приказами как раз относится к информационным инструментам (пусть и весьма примитивным). Информационным инструментом может стать корпоративный журнал или газета, корпоративный портал с систематизированной базой знаний, где любой сотрудник может почерпнуть необходимую информацию, не отвлекая своих коллег, всевозможные внутрикорпоративные рассылки.
  • аналитические. Как сотрудникам важно знать о планах руководства, так и управлению необходимо держать руку на пульсе и понимать, чего хотят исполнители. Для этого используются инструменты, обеспечивающие обратную связь — формы для внесения рацпредложений и форумы на корпоративном сайте, системы анкетирования сотрудников, мониторинг персонала и многое другое.
  • коммуникативные. Люди — существа социальные, и помимо обмена рабочей информацией им нужно и личное взаимодействие, иначе крепкий коллектив не построить. К коммуникативным инструментам относятся не только корпоративы и мероприятия, посвященные тимбилдингу, но и различные профессиональные соревнования, корпоративное обучение, адаптационные тренинги и семинары.
  • организационные. Для успешной деятельности компании каждый сотрудник должен понимать, куда она движется и каковы ее цели. Для этого проводятся собрания, совещания, планерки и выступления руководства, этой же цели служат разработка и внедрение корпоративных стандартов.

Все эти задачи можно решать по отдельности, однако существуют инструменты, объединяющие все основные функции коммуникаций внутри организации. К примеру, корпоративная социальная сеть.

Как и обычная социальная сеть, корпоративная соцсеть позволяет делиться новостями и тем самым держать сотрудников в курсе происходящего. Наличие групповых и личных чатов — способ выстраивать эффективные коммуникации между сотрудниками без потерь информации и времени, объединяться в группы по профессиональным интересам, устраивать планерки и мозговые штурмы, даже если сотрудники разбросаны по всему миру, получать консультации в режиме реального времени и, наконец, общаться в неформальной обстановке и заводить приятельские связи с другими работниками. Корпоративная соцсеть ассоциативно связана с пространством, предназначенным для диалога, а значит, проблема внутренних коммуникаций компании будет решена максимально эффективно, без риска получить репутационный удар из открытых источников, таких как ВК и FB.

Корпоративные социальные сети — относительно новое явление, однако они стремительно вытесняют корпоративные порталы и сайты. Причина в простоте, удобстве и гибкости соцсетей. К тому же сейчас это в принципе весьма востребованный, а потому знакомый каждому формат взаимодействия.

Коммуникация что это

Коммуникация что это

Начну свой цикл статей о коммуникации с самого главного. Коммуникация очень важна в нашей жизни. Можно сказать, что без коммуникации невозможно существование ни одной из сфер нашей жизнедеятельности.
Что же такое коммуникация?

Само слово «коммуникация» произошло от латинского слова «communicatio», что означает «сообщение», «передача». Есть разные научные определения этого термина. Наиболее понятное простому человеку определение дал, на мой взгляд, С.В. Бориснев: под коммуникацией следует понимать социально обусловленный процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного и массового общения по различным каналам с помощью разных коммуникативных средств.
Проще говоря, коммуникация – это общение в разных его проявлениях.
И если бы не было общения, чтобы мы с вами делали? Сложно представить себе мир без коммуникаций. Ведь даже если мы не будем разговаривать, то сумеем общаться с помощью жестов, мимики, символов и т.д. А это тоже разновидности общения.

Общаться можно не только при помощи слов и речи. Коммуникация включает в себя и речевые, и неречевые формы взаимодействия. Можно выделить и письменную коммуникацию.
Получается, что жизни без общения просто нет. Если кто-то готов это опровергнуть, пожалуйста, с удовольствием выслушаю вашу точку зрения.

Однако общение общению рознь. Один говорит грамотно, красиво, слова  так и журчат ручейком, и плавно переливаются. А другой общается рваными предложениями, грубыми словами, проглатывает окончания и норовит обидеть. С каким человеком мы дальше захотим продолжить отношения? Ответ очевиден.

Поэтому в коммуникации важно не только само наличие факта общения, а именно стиль общения и его содержание. То, что мы говорим, может различаться в зависимости от того, к кому мы обращаемся, где происходит процесс общения.
Согласитесь, о том, что у вас заболела собака, и перестал работать вентилятор, на деловом совещании вы явно говорить не станете. Это тема для домашней обстановки или встречи с близкими друзьями.

Однако одну и ту же мысль мы можем по-разному передать в общении, исходя из того, с кем мы сейчас разговариваем. Например, о том, как работает проигрыватель, другу вы буквально на пальцах это покажете, не пренебрегая словами: вот так; ну, а это сюда; а потом еще разик нажать и т.д. Но на презентации этого же проигрывателя вы явно построите свою речь по-другому и объяснение ваше уже будет более лаконичным, плавным и серьезным.

Из этого следует вывод, что в жизни встречаются разные сферы общения:
— Деловое
— Дружеское
— Манипулятивное
— Письменное
— Внутреннее (когда человек разговаривает сам с собой, думает)
— Публичное
— Общение в интернете

В любой сфере и виде общения есть свои особенности, зная которые можно эффективно управлять процессом общения, направляя его в то русло, которое нужно вам.

Результаты, которые вы получите, применяя навыки уверенного и эффективного общения, будут вас очень радовать. Вы сможете:
— Выгодно себя подать
— Расположить к себе
— Вызвать доверие
— Убедить других
— Добиться желаемого
— Достичь взаимопонимания с собеседником
— Научить чему-то другого человека
— Повысить свою уверенность и настроение

Кажется, что общаться – просто. Ведь мы каждый день разговариваем между собой. Но чтобы в жизни достигать результатов, и быть эффективным, надо и общаться продуктивно. А для этого необходимо тренировать свои коммуникативные навыки. А, значит,  нужно как можно больше общаться. Однако без знания того, как именно надо общаться в разных ситуациях, можно «наломать дров». Именно для изучения и применения основных коммуникативных навыков и существуют тренинги общения.

Читать книги про общение, конечно, тоже полезно. Но с книгой вы не можете разговаривать. Вернее сможете, но только в одну сторону. Книга вам ничего не ответит, и стерпит все ваши оскорбительные и неэффективные слова. Обратную связь, которая так необходима при обучении общению, вы сможете получить, только непосредственно пробуя свои силы во взаимодействии с другими людьми. Это происходит на тренинге.

В отличие от реальной жизни, на тренинге ошибка не приведет к какому-то плачевному результату от неправильно сказанных слов. Участники смотрят на себя со стороны в разных ситуациях коммуникации. Они понимают, что делают не так, какой разговор привел к данным последствиям. На тренинге все легко исправить. Это тренировка. Но тренировка эта происходит в очень приближенных к естественным условиях. Это как в жизни, где есть право на ошибку. И ее можно исправить, и переиграть ту же ситуацию еще раз.

Поэтому тем, кто чувствует свою слабость в каком-то виде коммуникации, будет полезно посетить один из тренингов общения.

Обратите внимание на наши тренинговые программы:

Статьи по теме: