Структура делового общения: Структура делового общения

Содержание

1.2. Структура делового общения: виды ,цели и формы.

В деловом общении принято различать такие структурные компоненты, как виды, цели и формы общения. Содержание делового общения детерминируется социально значимым предметом общения, в качестве которого может выступать любая социально-значимая проблема какой-либо сферы жизни общества (материальной, духовной, регулятивной). Она может быть связана с производством материальных или духовных продуктов, созданием и предложением разного рода услуг (информационных, образовательных, финансовых, менеджерских, маркетинговых).

Вид общения оказывает влияние на поведение человека при его взаимодействии с другими людьми. Конкретный выбор вида общения в межличностных отношениях определяется многими факторами⁵: конкретные особенности личности человека, его положение в обществе и в трудовой среде.

Основные виды общения рассмотрены подробно в Приложении №1.

В процессе общения формируется устойчивая система целей. Анализируя мотивацию государственных служащих в рамках формальной структуры управления организации, французский социолог Б. Гурней выделил четыре типа личных целей⁶:

– стремление к личной безопасности;

– стремление к повышению жизненного уровня;

– стремление к власти;

– стремление повысить свой престиж.

Рассмотрим основные формы делового общения, проявляющиеся в основном через механизм вербального общения:

– публичное выступление;

– деловая беседа;

– деловое совещание;

– деловые переговоры;

– деловая полемика, спор;

– дискуссия;

– мозговой шум;

– синектический штурм;

– деловая переписка;

– телефонный разговор.

Подробно формы общения представлены ниже ( см. Приложение № 2) ⁷.

К структурным компонентам делового общения относятся и средства общения – знаковые и символические системы деловой коммуникации, обеспечивающие передачу, обмен и переработку информации, поступающей от служащих.

Различают невербальные и вербальные, паралингвистические и экстралингвистические средства деловой коммуникации. Рассмотрим их подробнее:

К невербальным⁸относятся образные (неязыковые) системы деловой коммуникации, которые включают в себя сигналы кинесические (мимику, жесты, походку, позу, взгляд), такесические (телесные контакты: похлопывания, рукопожатия), проксемические (дистанция и угол ориентации по отношению друг к другу). Через систему невербальных сигналов транслируется информация об эмоциях и чувствах, эмоциональных реакциях и эмоциональных состояниях.

Вербальные⁹ – (речевые, словесные) средства делового общения отражают сущностную логико-смысловую канву деловой коммуникации. Они включают в себя различные речевые конструкции, фразеологические обороты, характерные для официального делового стиля языка. Кроме профессионального языка, который требует предельной точности речи, в деловой коммуникации может присутствовать и разговорная лексика, разного рода речевые шаблоны, эмоционально – окрашенные неологизмы, метафоры. Они выполняют в основном целевую коммуникативную функцию в спонтанно возникающих диалогах, беседах руководителя и подчиненного.

Паралингвистические и экстралингвистические средства делового общения по существу служат дополнением вербальной коммуникации. Паравербальные сигналы, составляющие основу паралингвистической системы, характеризуют тональность голоса, его диапазон и тембр, логические и фразовые ударения. Экстралингвистическая система характеризует темп речи, включение в нее пауз, покашливания, смеха, элементов плача. Поэтому, речевые оттенки в высказываниях сигнализируют об их эмоциональных состояниях и в целом о самом эмоциональном фоне делового общения.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что взаимоотношения личностей в трудовой сфере очень важное явление в наше время. Без коммуникаций и делового общения не возможна доброкачественная деятельность служащих и руководителей. Без знания особенностей делового общения, быть хорошим руководителем очень не просто.

Человеческое общение многообразно и зависит от целей, которые преследуют общающиеся личности. Следует, что связь общения с деятельностью является основополагающим. Одним из принципов раскрытия этой взаимосвязи является единство общения и деятельности. При отсутствии профессиональных качеств у руководителя или служащего ведет к управленческим ошибкам.

Глава 3. Структура делового общения

Структура делового общения состоит из пяти основных фраз:

1) Начало беседы.

2) Передача информации.

3) Аргументирование.

4) Опровержение доводов собеседника.

5) Принятие решений.

При завершении беседы порядок действий должен быть обратный: слово берет ведущий беседы и завершает ее обращением к собеседнику.

На что нужно обратить внимание при налаживании личного контакта с собеседником?

Во-первых, на ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы и объяснения.

Во-вторых, обязательно обращение к собеседникам по имени и отчеству.

В-третьих, важен соответствующий внешний вид (одежда, под¬тянутость, выражение лица).

Проявление уважения к личности собеседника, внимание к его мнениям и интересам является неотъемлемой частью любого общения, а деловой беседы — тем более….

Беседа должна строиться в форме диалога, для построения которого как можно чаще апеллируйте к мнению и ответам собеседника.

Замечания собеседника означают, что он вас активно слушает, следит за вашим выступлением, тщательно проверяет вашу аргументацию и все обдумывает. Считают, что собеседник без замечаний — это человек без собственного мнения. Именно поэтому замечания и доводы собеседника не следует рассматривать как препятствия в ходе беседы. Они облегчают беседу, так как дают нам возможность понять, в чем еще нужно убедить собеседника и что вообще он думает о сущности дела.

Существуют следующие виды замечаний: невысказанные замечания, предубеждения, ироничные замечания, замечания с целью получения информации, замечания с целью проявить себя, субъективные замечания, объективные замечания, замечания с целью сопротивления.

Рассмотрим их подробнее. Нас будет интересовать, каковы причины таких замечаний, как к ним нужно относиться и как на них реагировать.

Невысказанные замечания. Это такие замечания, которые собеседник не успевает, не хочет или не смеет высказать, поэтому мы сами должны их выявить и нейтрализовать.

Предубеждения. Они относятся к причинам, вызывающим неприятные замечания, особенно в тех случаях, когда точка зрения собеседника полностью ошибочна. Его позиция имеет под собой эмоциональную почву, и все логические аргументы здесь бесполезны. Мы видим, что собеседник пользуется агрессивной аргументацией, выдвигает особые требования и видит только негативные стороны беседы.

Причиной таких замечаний является, скорее всего, неверный подход с вашей стороны, антипатия к вам, неприятные впечатления. В подобной ситуации вам необходимо выяснить мотивы и точку зрения собеседника, подойти к взаимопониманию.

Ироничные (язвительные) замечания. Такие замечания являются следствием плохого настроения собеседника, а иногда и его желания проверить вашу выдержку и терпение. Вы заметите, что замечания не имеют тесной связи с ходом беседы, носят вызывающий и даже оскорбительный характер.

Как поступить в подобной ситуации? Следует проверить, сделано ли замечание всерьез или носит характер вызова. В любом случае нельзя идти на поводу у собеседника. Ваша реакция может быть либо остроумной, либо не следует реагировать на подобные замечания.

Замечания с целью получения информации. Такие замечания являются доказательством заинтересованности вашего собеседника и имеющихся недостатков в передаче информации.

Скорее всего, причина состоит в том, что вашу аргументацию нельзя назвать ясной. Собеседник хочет получить дополнительную информацию или же он прослушал какие-то детали. Вы должны дать спокойный и уверенный ответ.

Замечания с целью проявить себя. Эти замечания можно объяснить стремлением собеседника высказать собственное мнение. Он хочет показать, что не поддался вашему влиянию и что в данном вопросе он максимально беспристрастен.

Замечания такого рода могут быть вызваны слишком сильной аргументацией с вашей стороны и, возможно, вашим самоуверенным тоном. Как поступить в подобной ситуации? Необходимо, чтобы ваш собеседник нашел подтверждение своим идеям и мнениям.

Субъективные замечания. Такие замечания характерны для определенной категории людей. Типичная формулировка таких собеседников: «Все это прекрасно, но мне это не подходит».

В чем причина подобных замечаний? Ваша информация малоубедительна, вы уделяете недостаточно внимания личности собеседника. Он не доверяет вашей информации и поэтому не ценит и приводимые факты. Как поступить в подобной ситуации? Следует поставить себя на место собеседника, принять во внимание его проблемы.

Объективные замечания. Это замечания, которые собеседник высказывает для того, чтобы развеять свои сомнения. Эти замечания искренни, без всяких уловок. Собеседник хочет получить ответ, чтобы выработать собственное мнение.

Причина таких замечаний заключается в том, что ваш собеседник имеет другой вариант решения проблемы и не согласен с вашим. Как себя вести в подобной ситуации? Следует не противоречить собеседнику в открытую, а довести до его сведения, что вы учитываете его взгляды, а потом объяснить ему, какое преимущество дает ваш вариант решения проблемы.

Замечания с целью сопротивления. Эти замечания, как правило, возникают в начале беседы, поэтому они не являются и не могут быть конкретными.

Причина их чаще всего заключается в том, что ваш собеседник не познакомился с вашими аргументами, а тема беседы четко не определена. Как поступить в подобной ситуации? Следует четко определить тему беседы, и если сопротивление увеличивается, то нужно пересмотреть тактику, а в крайнем случае изменить и тему беседы.

Вывод: Ни один работник сферы бизнеса в данный момент не может избежать процесса общения со своим персоналом и партнерами, с представителями власти, работниками определенных органов, агентами, что требует навыков и знаний из области делового общения. Главной составляющей успеха делового человека – это умение правильно вести себя в процессе делового общения. Тому, кто хочет достичь успеха в деловой сфере, нужно уметь бесконфликтно и эффективно проводить этот процесс.

Психологическая структура и механизмы делового общения.

Деловое общение — это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе. Деловое общение условно делится на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (пространственно-временная дистанция, то есть письма, телефонные разговоры, деловые записки и т.д.).

Виды делового общения:

1. беседы

2. переговоры

3. совещания

4. посещения

5. публичные выступления.

Структура делового общения состоит из пяти основных фраз:

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

1) Начало беседы.

2) Передача информации.

3) Аргументирование.

4) Опровержение доводов собеседника.

5) Принятие решений.

Анализ психологической структуры делового общения позволяет выделить этапы:

1. Психологическое «чтение» поведения, внешнего облика, использование имеющейся психологической информации и составление психологического портрета.

2. Поиск психологических предпосылок эффективности общения и создание благоприятных условий для межличностного контакта.

3. Интеракция и воздействие в процессе профессионального общения на других лиц с целью решения профессиональных задач.

4. Оценка результатов акта общения и планирование дальнейших контактов.

Первый этап профессионального общения — познание и составление первичного психологического портрета. Психологическая информация о другом человеке зависит от конкретной ситуации общения и отражения его личностных свойств, наличия определенных сведений о нем и т.д. При непосредственном наблюдении за человеком предметом «чтения» являются его вербальные и невербальные акты поведения: речь, ее содержание, направленность, логичность, продолжительность, экспрессивность, особенности лексики, грамматики, фонетики; выразительные движения, мимика и жесты; движения, перемещения и позы человека, дистанция между людьми; физическое воздействие на другого человека (касание, похлопывание и т.п.).

Важное значение для составления психологического портрета имеет анализ внешнего облика собеседника: манера одеваться, аккуратность, следование моде, подражание в ношении одежды другим людям. Эффективность делового общения определяется также степенью соответствия реальных психологических портретов сотрудников представлениям о требованиях, предъявляемым к ним и их деятельности на конкретных должностях.

Механизмы делового общения.

Наиболее простой способ понимания другого человека обеспечивается идентификацией — уподоблением себя ему. При идентификации человек как бы ставит себя на место другого и определяет, как бы он действовал в подобных ситуациях. Очень близка к идентификации эмпатия, т.е. Понимание на уровне чувств, стремление эмоционально откликнуться на проблемы другого человека. Ситуация другого человека не столько продумывается, сколько прочувствуется. С точки зрения характеристики общения как идентификация, так и эмпатия требуют решения еще одного вопроса: как будет тот, другой, т.е. партнер по общению, понимать меня. Процесс понимания друг друга опосредован процессом рефлексии. В социальной психологии под рефлексией понимается осознание действующим индивидом того, как он воспринимается партнером по общению. Это уже не просто знание другого, но знание того, как другой понимает меня, т.е. своеобразный удвоенный процесс зеркального отражения друг друга.

Стереотипизация – это классификация форм поведения и интерпретация их причин путём отнесения к уже известным явлениям, социальным стереотипам

Поможем написать любую работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Узнать стоимость

Структура делового общения — Студопедия

Понятие об общении. Структура делового общения.

Культура делового общения и ее составляющие.

Общение рассматривается как форма деятельности, осуществляемая между людьми и приводящая или не приводящая к возникновению психического контакта. Психический контакт обеспечивает в общении взаимный обмен эмоциями и характеризует общение как двустороннюю деятельность, взаимную связь людей.

Обще?ние — процесс установления и развития контактов между живыми организмами, порождаемый потребностями совместной деятельности, включающий в себя обмен информацией, обладающий взаимным восприятием и попытками влияния друг на друга.

Деловое общение – это процесс взаимодействия в общении, при котором происходит обмен информацией для достижения определенного результата. Т.е. это общение целенаправленное. Оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности. При деловом общении учитывают особенности личности, характера, настроения собеседника, но интересы дела более значимы, чем возможные личностные расхождения.

Правильно построенная структура делового общения дает большой положительный эмоциональный и экономический эффект. Выработка уверенности в умении строить деловые контакты может привести к росту личного влияния на людей и поможет сделать карьеру. Но при этом следует помнить, что успешное ведение делового общения связано с серьезной профессиональной подготовкой будущего специалиста.

Одна из классификаций структуры делового общения выделяет следующие этапы:

1) первое впечатление;

2) взаимная ориентировка;

3) установление контакта;

4) собственно деловая часть;

5) принятие решений;

6) выход из контакта.

Рассматривая эту структуру, следует сказать о том, что первое впечатление о человеке складывается на основе информации, поступающей в виде ощущений, восприятий, представлений, мышления.

Первое впечатление о человеке складывается на основе внешнего облика человека. Недаром народная пословица гласит: «По одежке встречают, по уму провожают»

Внешний облик — это первоначальная акция восприятия человека и первый шаг к успеху или неудаче.

Этап взаимной ориентировки основан на порою бессознательном анализе внешнего вида, манер, имиджа человека. Он позволяет определить стратегию и тактику делового общения, интересы партнера, его эмоциональное состояние. На данном этапе люди используют невербальные средства общения: контакт глаз, интонацию голоса, гармонию жестов, мимику. Очень многое могут сказать приветственное движение руки, почтительный наклон головы, доброжелательное выражение глаз.

Установление контакта начинается с обращения или рукопожатия. Уже тем, как люди здороваются, они выражают свое расположение, искренность, воспитанность. Здороваться надо приветливо, с улыбкой, глядя человеку в глаза.

Богатство русского языка позволяет человеку приветствовать другого, начиная с пожелания «доброго утра» и кончая «спокойной ночи», а повстречав его днем, вежливо улыбнуться, пожелав «доброго дня».

За приветствием следует обращение к человеку. В.Г. Белинский в «Письме к Гоголю» сказал горькие слова: «Россия представляет собой ужасное зрелище страны, где люди сами себя называют не именами, а кличками: Ваньками, Васьками, Степками, Парашками».

Дейл Карнеги советует: «Если хотите понравиться людям, соблюдайте правило: помните, что имя человека — самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке».

С целью успешного проведения собственно деловой части необходимо построить план беседы и мысленно проиграть различные варианты. Секрет успешной беседы заключается в исключительном внимании к собеседнику. Если вы стремитесь быть хорошим собеседником, будьте внимательным слушателем. Карнеги советует: «Задавайте вопросы, на которые другому человеку будет приятно отвечать. Старайтесь, чтобы собеседник рассказывал о себе и своих достижениях. Помните, что человека, с которым вы разговариваете, в сто раз больше интересует он сам, его нужды и его проблемы, чем вы и ваши проблемы. Будьте хорошим слушателем. Поощряйте других говорить о самих себе и говорите о том, что интересует вашего собеседника».

Тема ПОНЯТИЕ, СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ — презентация на Slide-Share.ru 🎓

Первый слайд презентации: Тема ПОНЯТИЕ, СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Изображение слайда

Слайд 2: ДОКЛАДЧИК:

Абрамов Андрей Николаевич

Изображение слайда

Слайд 3: ВОПРОСЫ

Понятие ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ Виды делового общения Принципы делового общения Формы делового общения Условия делового общения Структура делового общения

Изображение слайда

Слайд 4: Литература:

Браим, И. Н. Культура делового общения / И. Н. Браим. – Мн.: Ип «Экоперспектива», 2000. – 174 с. Бороздина, Г. В. Психология делового общения: учебное пособие для студентов экономических специальностей вузов / Г. В. Бороздина. – М. : ИНФРА, 2005. – 295 с. Горанчук, В. В. Психология делового общения и управленческих воздействий / В. В. Горанчук. – СПб.: Издательский Дом «Нева», 2003. – 288 с. Кукушин, В. С. Психология делового общения: учебное пособие / В. С. Кукушин. – Ростов на Дону: Издательский центр «МарТ», 2003. – 368 с. Психология и этика делового общения: учебник для вузов / под ред. проф. В. Н. Лавриненко. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 326 с. Павлова, Л.Г. Основы делового общения: учебное пособие / Л.Г. Павлова / под ред. Л.А. Введенской. — Ростов н/ Д : Феникс, 2008. – 311 с.

Изображение слайда

Слайд 5

«Умение общаться с людьми – такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе. И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире» Дж. Рокфеллер

Изображение слайда

Слайд 6

Деловое общение – это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере.

Изображение слайда

Слайд 7: Виды делового общения:

Контактное- дистантное Непосредственное – опосредованное Устное –письменное Монологическое –диалогическое Официальное –неофициальное.

Изображение слайда

Слайд 8: Принципы делового общения: 1. Регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и нормам: — соблюдение делового этикета; — соблюдение речевого этикета; -ограниченность временными рамками. 2. Строгое соблюдение формально-ролевых принципов взаимодействия. 3. Повышенная ответственность участников общения за его результат. 4. Строгое отношение к использованию речевых средств

Изображение слайда

Слайд 9: формы делового общения:

· деловая беседа; деловая беседа по телефону; · деловые переговоры; · совещания; деловая переписка · публичные выступления.

Изображение слайда

Слайд 10: Деловое общение требует соблюдения условий :

Обязательность контактов всех участников независимо от симпатий и антипатий; Взаимозависимость всех участников в достижении конечного результата и в реализации личных намерений; Формальные ограничения: конвенциональные ограничения; ситуативные ограничения; эмоциональные ограничения; насильственные ограничения.

Изображение слайда

Слайд 11

Изображение слайда

Последний слайд презентации: Тема ПОНЯТИЕ, СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ: СПАСИБО

ЗА ВНИМАНИЕ

Изображение слайда

Структура, виды и формы делового общения. Часть 1

Главная » Деловое общение » 4.2 Структура, виды и формы делового общения. Часть 1

Структура, виды и формы делового общения. Часть 1

Структура делового общения. В деловом общении принято различать такие структурные компоненты, как содержание, цель, средства, формы, стороны общения.
Содержание делового общения детерминируется социально значимым предметом общения, в качестве которого может выступать любая социально-значимая проблема какой-либо сферы жизни общества (материальной, духовной, регулятивной). Она может быть связана с производством материальных или духовных продуктов, созданием и предложением разного рода услуг (информационных, образовательных, финансовых, менеджерских, маркетинговых).
В зависимости от содержания такая многопредметность делового общения позволяет выделить основные виды делового общения: деятельностное, когнитивное, мотивационное, материальное, духовное, регулятивное.
Деятельностное деловое общение осуществляется в виде обмена действиями, приемами, навыками, умениями в совместной профессионально-предметной деятельности людей. Здесь общение между деловыми партнерами носит явно выраженный научающий и инструментально-операциональный характер. С помощью этого вида делового общения идет усвоение профессиональных приемов, навыков, умений, отдельных операциональных действий, поведенческих актов.
Когнитивное деловое общение предполагает обмен познавательным профессиональным и социальным жизненным опытом деловых партнеров. Этот обмен осуществляется как на базовом, социально значимом для делового общения, профессиональном уровне (обмен профессиональными знаниями, идеями, представлениями),
так и на обыденно-практическом уровне. Последний присутствует в деловом общении лишь в косвенной форме, как когнитивный фон общения, обнаруживая себя лишь в отдельных вербализированных суждениях, верованиях, убеждениях, сложившихся на основе повседневного практического опыта деловых партнеров.
Особенность мотивационного делового общения состоит в том, что оно обеспечивает избирательную направленность действий деловых партнеров, стимулирует их поведенческую активность и поддерживает ее на определенном уровне. Мотивационное общение осуществляется как взаимный обмен деловых партнеров личностными диспозиционными (внутренне им присущими) мотивациями; стремлениями, желаниями, потребностями, интересами, установками, побуждениями. Этот обмен может активизироваться под влиянием ситуационной мотивации — детерминирующих факторов самой деловой ситуации. Потребность в мотивационном деловом общении возникает тогда, когда у деловых партнеров необходимо сформировать определенную установку к действию или актуализировать какую-либо потребность.
Специфика материального делового общения проявляется в том, что оно реализуется преимущественно в экономической сфере общества, связанной с производством непосредственных материальных средств к жизни, обменом материальными продуктами и услугами и удовлетворением насущных материальных потребностей деловых партнеров. Именно поэтому материальное деловое общение является определяющим среди других форм делового общения, так как посредством его создается базисная материальная основа для формирования и функционирования всех других форм.
Деловое общение в духовной сфере общества — духовное деловое общение — имеет свои особенности. Оно связано с производством духовных ценностей и созданием услуг в таких сферах общества, как наука, искусство, религия. Здесь в наибольшей мере проявляется творческий ментальный характер делового общения. Оно выступает формой реализации социально значимой научной, эстетической деятельности деловых партнеров. При этом деловое общение реализуется как обмен духовными ценностями: научной информацией, философскими, эстетическими представлениями и идеями. Духовное деловое общение, таким образом, в наибольшей степени способствует развитию духовного, ментального внутреннего мира деловых партнеров.

Лекция, реферат. Структура, виды и формы делового общения. Часть 1 — понятие и виды. Классификация, сущность и особенности. 2021.

Структура делового общения

Полное собрание материалов по теме: структура делового общения от специалистов своего дела.

Структура, функции и виды делового общения

В структуре делового общения можно выделить три взаимосвязанных компонента: коммуникативный, перцептивный и интерактивный.

Коммуникация — это обмен информацией, ее создание и передача от отправителя к получателю в ходе делового общения. Отправитель, посылая информацию, побуждается определенным мотивом и преследует конкретную цель. Между этими понятиями следует видеть порой существенное различие. Получатель воспринимает информацию, опосредуя ее своим опытом и отношением к отправителю. Для эффективной коммуникации важны обратная связь и адекватное понимание получателем предаваемой ему информации.

Обратная связь — это реакция на отправленное сообщение. Она указывает, было ли получено сообщение, и если да, то, как оно было понято. Если вербальная или невербальная реакция указывает отправителю на то, что подразумеваемое значение не было услышано, то инициатор может попытаться другим способом закодировать сообщение, особо подчеркнув при этом свое понимание передаваемого значения. Это перекодированное сообщение тоже является обратной связью, так как оно отвечает на реакцию получателя. В любом коммуникационном процессе мы пытаемся вызвать максимально полную в данной ситуации обратную связь.

Сообщения передаются через сенсорные каналы. В процессе общения люди могут контактировать друг с другом посредством любого из пяти сенсорных каналов. Иногда аромат духов или крепкое рукопожатие могут быть столь же информативны, как и то, что они видят или слышат. Чем больше каналов использовано для передачи сообщения, тем больше вероятность того, что коммуникация будет успешной.

При непосредственном контакте между людьми все же используются два основных канала: слуховой (вербальные символы) и зрительный (невербальные сигналы). Информация от партнера к партнеру в процессе общения передается как словами (что говорит?) так и их невербальным сопровождением (как говорит и как ведет себя?). Невербальный поток коммуникации подразделяется на проксимический (расположение в пространстве), паравербальный (интонация, громкость, высота, тембр голоса), мимический (мимика, лицевая экспрессия) и пантомимический (жесты, поза).

Если вербальный и невербальный каналы согласованы, значит, поведение данного человека конгруэнтно. Оба источника исходящей от него психологической информации подкрепляют, а не противоречат один другому.

Перцепция — это восприятие и оценка партнерами друг друга, обеспечивающие взаимопонимание между ними. На основе восприятия формируется определенный позитивный или негативный образ партнера. Перцепция в процессе общения подчиняется общепсихологическим закономерностям восприятия (избирательность, константность, пристрастность, подверженность иллюзиям и др.)

Понятно, что воспринимаемый образ может намеренно конструироваться. В процессе делового общения в восприятии и сознании партнера так или иначе создается определенное представление о собеседнике, которое можно назвать его коммуникативным образом. Имея специальную подготовку и опыт, профессионал до определенной степени может оказать влияние на формирование собственного имиджа в нужном для себя направлении. К сожалению, чаще всего он складывается стихийно, непроизвольно.

Интеракция — это взаимное влияние в процессе общения. Интеракция существенным образом зависит от авторитетности партнеров, от занятых ими позиций, от явных и скрытых намерений и т.д. Ясно, что коммуникация, перцепция и интеракция неотделимы друг от друга в процессе реального общения.

Функции делового общения

Первая функция делового общения состоит в реализации базовой потребности людей в общении. Посредством делового общения мы раскрываем и познаем себя и других людей, оцениваем свои деловые качества и то, как другие люди реагируют на наше поведение. Деловое общение позволяет совершенствовать и поддерживать свой деловой имидж, обеспечивает эффективную самопрезентацию.

Деловое общение создает возможность для построения взаимоотношений с потенциальными и действующими партнерами. Через общение мы не только знакомимся с другими людьми, но и, что еще более важно, строим деловые взаимоотношения, которые могут развиваться и углубляться, а могут затухать и увядать.

В ходе делового общения происходит обмен информацией. Большую часть информации в деловой жизни мы получаем через общение с другими людьми. Обсуждая со своим шефом подробности выполнения служебного задания, решая, в какую компанию обратиться с конкретным вопросом, как ответить на запрос по факсу, мы советуемся с коллегами и руководством. Во всех этих случаях происходит бесконечное количество обменов информацией, включающих отправление и получение сообщений.

Важнейшая функция делового общения состоит в обеспечении возможности оказания воздействия на других людей. Практически ежедневно каждый из нас стремится повлиять на чье-либо поведение — убедить коллегу принять ваш вариант действия или поддержать определенного кандидата на выборах, побудить начальника повысить вам зарплату или уговорить преподавателя поставить вам более высокую оценку.

По организационным формам деловое общение подразделяется на общение в диаде, например, деловая беседа, в группе и ситуации публичного выступления. Особое место среди видов делового общения занимает общение с использованием электронных средств.

Общение в диоде. Чаще всего общение происходит в ситуациях ди- адного общения, представляющего собой разговор двух людей. Сдавая экзамен или зачет преподавателю, отчитываясь перед начальником о проделанной работе, обсуждая с коллегой предстоящую сделку, отвечая на вопросы о предлагаемой услуге клиенту, вы участвуете в ситуации делового диадного общения.

Общение в группе. Группы, как правило, создаются для выработки и совместного принятия решений или коллективной работы. Для многих из нас примером такой формы делового общения могут служить семинары, собрания, переговоры с большим числом участников.

Презентация. Важные организационные формы общения-презентация и самопрезентация. В ходе презентации представитель компании выступает перед аудиторией с заранее подготовленным официальным сообщением, касающимся определенного товара или услуги. Самопрезентация представляет собой выступление перед группой значимых людей с целью привлечь их заинтересованное внимание к личности выступающего.

Общение через электронные средства. В современной жизни в деловом общении все больше и чаще используются электронные средства. Например, более 25% жителей США пользуются услугами электронной почты, и для многих из них она является единственным способом общения с отдаленными корреспондентами. Поскольку участники электронного общения не имеют общего физического контекста, то та часть сообщения, которая обычно передается невербальными сигналами, остается недоступной для получателя.

Электронное общение реализуется через сетевые конференции и онлайн-чаты. Конференцию можно представить как место, где собираются сообщения, объединенные одной темой. Для общения в сетевой конференции пользователь посылает сообщение (статью). Эти сообщения могут затрагивать разные вопросы, но в пределах тематики данного сайта. Другие пользователи читают эти статьи и при желании отвечают на них.

Интернет-чат — это интерактивный обмен сообщениями между двумя или более участниками. В чат-руме ответы появляются немедленно на экранах участников. Обычно в чат-руме могут беседовать два человека. Однако некоторые чаты лицензированы на двадцать пять, пятьдесят или сотни и более участников. Чат в чем-то схож с непосредственной беседой «лицом к лицу», в том смысле, что обратная связь поступает практически мгновенно.

Если общение в режиме онлайн представляет собой по существу революцию в письменном общении, то революция устного общения происходит в связи с появлением мобильных и цифровых телефонов.

Содержание.

1. Введение

2. Этика делового общения

3. Понятие “деловой стиль”

4. Культура делового общения

5. Часть делового общения — выход из контакта

6. Заключение

7. Список использованной литературы

Введение

Дж. К. Гэлбрейт, ученый в области менеджмента, как-то отметил: «Когда ничего не хочется делать, собрания — незаменимая вещь».

Деловое общение – сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Вечным и одним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены наши представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности и неправильности поступков людей. И общаясь в деловом сотрудничестве со своими подчинёнными, начальником или коллегами, каждый так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления. Но в зависимости от того, как человек понимает моральные нормы. Какое содержание в них вкладывает, в какой степени он их вообще учитывает в общении, он может как облегчить себе деловое общение, сделать его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным.

Знания личности позволяют определить, насколько эффективными могут быть деловые отношения с конкретным человеком.

Но для обеспечения высокого уровня общения руководитель должен уметь пользоваться технологиями общения, основанными на психологических знаниях. Так, нужно обязательно учитывать, что в процессе общения между партнерами, коллегами может возникнуть напряженность и даже конфликтная ситуация, например, из-за неуважения к чувству собственного достоинства. Или, также, неумелое пользование словом может привести к значительным информационным потерям, а следовательно, к сбоям в выполнении служебных обязанностей.

Этика делового общения

Этика делового общения основывается на таких правилах и нормах поведения партнеров, которые, в конечном счете, способствуют развитию сотрудничества, т.е. укрепляют сущностную основу деловых отношений. Смысл этих правил и норм – укрепление взаимного доверия, постоянное информирование партнера о своих намерениях и действиях, исключение обмана и дезориентация партнера. Практика делового общения разработала немало кодексов чести предпринимателя, профессиональных кодексов банкиров и т.п.

Целью данной работы является рассмотрение структуры делового общения.

Объект- структура делового общения

Предмет- взаимосвязь элементов данной структуры

1. Структура делового общения

Отличительные особенности обстоятельств делового общения:

1.Наличие специального повода или причины для общения. Общность или целей или мотивов или деятельности.

2.Наличие общего социального пространства – времени: организация, группа, команда.

3.Взаимосвязанность участников – система социальных ролей и иерархичность общения.

4.Регламентация форм общения.

5.Псевдообъективность общения. Понятие “деловое общение” подчеркивает целесообразность и возможность разведения субъективных желаний и объективных условий в процессе личного взаимодействия. Роль знакомых и близких отношений в деловом общении.

В случае делового общения желание общаться вторично по отношению к необходимости. Принудительность – главный психологический признак, отличающий деловое общение от ритуального и межличностного.

Формальным контекстом делового общения выступает организация.

ОРГАНИЗАЦИЯ – форма объединения людей, обладающая функциями и структурой, заданными внешней средой, существующая независимо от конкретных людей в ней взаимодействующих. Реальная социально-профессиональная структура общества существует как система организаций различного уровня и характера.

Место работы – одна из важнейших взаимосвязей между отдельным человеком и обществом. Время работы – время активной работы организма и период жизненного расцвета. Поэтому, вопрос, какая у тебя работа и хорошо ли тебе на работе, оказывается важнейшим. Рассматривая социально – психологическую структуру делового общения, мы выделяем:

во-первых, систему социальных ролей – начальники, коллеги, подчиненные, партнеры, клиенты, в которых выступают субъекты делового общения. Начальник – человек, обладающий правом распоряжения в заданном социально-профессиональном пространстве -времени в силу внешних обстоятельств и наличия специальных свойств. Роль начальника требует способности, решать, организовывать, приказывать, контролировать, поощрять и наказывать. Коллега – человек, находящийся с другим в одном профессиональном сообществе и близком социальном и служебном статусе. Эта роль предполагает отношения равноправия, профессионального взаимодействия, профессиональной лояльности и этики. Подчиненный – эта роль требует способности исполнять, следовать правилам и повиноваться. Начальник и Подчиненный должны соблюдать дистанцию между собой.

Партнерские отношения = Осознание:

1 взаимовыгодности сотрудничества;

2. общего пола деятельности в определенном пространстве – времени – «нам не жить друг без друга». Выработка стратегии поведения, позволяющей сохранить отношения и «лицо» каждого партнера. Отношения «Фирма – Клиент» подчеркивают потребность и заинтересованность одного субъекта в поддержании отношений с другим.

Во-вторых, систему психологических ролей разного уровня и содержания – творцы и исполнители, лидеры и конформисты, холерики и меланхолики, которые обуславливают особенности психологических реакций и поведенческого стиля участников общения.

В-третьих, систему условий реализации делового общения: хронотоп общения – от первого контакта до окончания, социальное пространство общения, способы общения, барьеры и нарушения общения.

Мотивы участников общения сводятся к трем основным группам:

1. достижение конкретного результата,

2. получение социально-психологических преимуществ – денег, власти, славы,

3. реализация в процессе совместной деятельности личных отношений – дружбы, любви, зависти, мести. Роли в сочетании с мотивацией участников делового общения позволяют определить и закрепить языки и формы, в которых реализуются отношения между ними.

Понятие “деловой стиль”

Существует понятие “деловой стиль” – которое означает, ценностный, когнитивный, эмоциональный и поведенческий способ решения задач, включающий в себя способ выражения мыслей, характерную манеру поведения с деловыми партнерами, типичные для данного человека приемы организации или выполнения какой-либо работы. Деловой стиль обусловлен доминирующей мотивацией при принятии решения, например: человеческое благо, польза, конкретный результат, новация или традиция. Базовыми отличительными чертами делового стиля личности являются соотношение планирования и ситуативизма при решении вопросов, а также ориентация человека на независимость, на зависимость, на сотрудничество или лидерство. Психологическими составляющими делового стиля могут быть названы степень пунктуальности, аккуратности, педантичности, отношение личности к служебной иерархии и деловому этикету, преобладание в личной работе традиций или новаций. Итак, элементами делового стиля личности являются: мотивация деятельности, способ принятия решений, характер взаимоотношений с партнером, манера организации работы.

В обыденной речи люди часто говорят: “это деловая встреча”, “ у нас чисто деловые отношения”, чтобы подчеркнуть приоритет предмета общения и отсутствие субъективных пристрастий, предубеждений, скрытых мотивов. На самом деле исключить личное отношение участников общения из его контекста невозможно.

Наряду с высокой компетентностью, способностью решать коммерческие вопросы, составной частью деятельности торгового работника является искусство повседневного общения с людьми.

Одна из классификаций структуры делового общения выделяет следующие этапы:

1.первое впечатление

2.взаимная ориентировка

3.установление контакта

4.собственно деловая часть

5.принятие решений

6.выход из контакта

Хирург Джозеф Белл, с которым судьба свела известного автора классических детективов Конана Дойла в период его учебы на медицинском факультете Эдинбургского университета, стал прототипом всеми любимого сыщика Шерлока Холмса. Белл при первом осмотре пациента ставил не только диагноз болезни, но и определял его характер и профессию. В своей автобиографии Конан Дойл рассказывал, что, когда в кабинете появлялся больной, Белл обращался к одному из своих студентов с вопросом: «Что с этим человеком, сэр? Посмотрите на него внимательнее! Полюбуйтесь глазами, действуйте мозгами! Пускайте в ход силу дедукции!» Когда студент ничего не мог сказать, Белл сам рассказывал о пациенте: «Перед вами рыбак. Это можно сразу заметить, если учесть, что в столь жаркий день наш пациент носит высокие сапоги. Загар на его лице говорит о том, что это сухопутный моряк, а не моряк дальнего плавания. За щекой у него жевательный табак. И, наконец, специфический запах, рыбы позволяет судить о занятиях человека».

Внешний облик — это первоначальная акция восприятия человека и первый шаг к успеху или неудаче. Костюм человека в деловом общении является кодом, свидетельствующем о степени надежности, респектабельности и платежеспособности партнера. В бизнесе психологические факторы играют не меньшую роль, чем искусно подготовленные деловые предложения.

Однако ошибается тот, кто решит, что потенциального партнера нужно подавлять, как огнем артиллерийских батарей, богатством своего внешнего облика. В западноевропейских странах тяжелые золотые перстни, цепи, браслеты и золотые часы (особенно поддельные «Ролексы» из Гонконга) или излишняя пестрота галстука могут зародить подозрение в несерьезности партнера.

Для первого контакта стоит надеть тщательно отглаженный костюм со светлой сорочкой и галстуком в тон. Не нужны для официальных встреч вошедшие в моду темные сорочки со светлым галстуком, которые подсознательно вызывают у партнеров ассоциации с гангстером из голливудского боевика.

Строгий японский этикет запрещает даже в жаркую погоду во время переговоров распускать узлы галстуков, за исключением тех случаев, когда глава делегации даст понять, что наступило время неформальной беседы. Кстати, есть специальный международный термин «Noy my seuhn», т.е. «встреча без галстуков»

Европейские и американские традиции гораздо либеральнее, но и они запрещают появляться на деловых совещаниях или переговорах в сорочке без галстука, не говоря уж о спортивных костюмах или джинсах.

Иностранные бизнесмены наблюдательны и тщательно следят за деталями, учитывая их в своем костюме. Например, чудовищное впечатление производят короткие и спустившиеся складками носки. В Японии особенно необходимы чистые носки, поскольку там приходится каждый раз снимать свою обувь, заходя в дом.

Ничто так не портит впечатление, как невзначай извлеченный из кармана мятый и несвежий носовой платок, похожий на растрепанный капустный лист. Также не должно быть полуоторванных пуговиц. Отрицательное впечатление производит привычка протирать очки концом галстука.

Нельзя забывать и об обуви. Следует учитывать, что светлые ботинки не идут к темным брюкам, а тяжелые штиблеты на микропоре нелепо выглядят летом. Следует также избегать увлечения русских мужчин пользоваться слишком пахучими лосьонами или одеколонами.

У деловых женщин должен стать ведущим принцип: все в меру. Менять туалеты желательно часто, постоянно используемый предмет туалета надоедает и гасит настроение. Самое главное — индивидуальность деловой женщины. Дело не в том, как человек одевается, а как он ощущает себя и держится в обществе.

Культура делового общения

Культура делового общения — необходимое условие профессиональной деятельности человека. Она представляет собой культуру речи и манер, умения тактично пользоваться интонацией и жестами. Культура делового общения основывается на действиях, выражающих доброжелательное отношение к окружающим людям.

Этап взаимной ориентировки основан на порою бессознательном анализе внешнего вида, манер, имиджа человека. Он позволяет определить стратегию и тактику делового общения, интересы партнера, его эмоциональное состояние. На данном этапе люди используют невербальные средства общения: контакт глаз, интонацию голоса, гармонию жестов, мимику. Очень многое могут сказать приветственное движение руки, почтительный наклон головы, доброжелательное выражение глаз.

Установление контакта начинается с обращения или рукопожатия. Уже тем, как люди здороваются, они выражают свое расположение, искренность, воспитанность. Смысл рукопожатия заключается в том, чтобы, протягивая правую руку, показать отсутствие в ней оружия. Так было во времена рыцарства. Хотя сейчас мы меч не носим, обычай этот сохранился. Здороваться надо приветливо, с улыбкой, глядя человеку в глаза.

За приветствием следует обращение к человеку. В.Г. Белинский в «Письме к Гоголю» сказал горькие слова: «Россия представляет собой ужасное зрелище страны, где люди сами себя называют не именами, а кличками: Ваньками, Васьками, Степками, Парашками» (2).

Верно, говорят, что доброе имя, как и честь, следует беречь смолоду. Дейл Карнеги советует: «Если хотите понравиться людям, соблюдайте правило: помните, что имя человека — самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке».

С целью успешного проведения собственно деловой части необходимо построить план беседы и мысленно проиграть различные варианты. Секрет успешной беседы заключается в исключительном внимании к собеседнику. Если вы стремитесь быть хорошим собеседником, будьте внимательным слушателем. Карнеги советует: «Задавайте вопросы, на которые другому человеку будет приятно отвечать. Поощряйте к тому, чтобы собеседник рассказывал о себе и своих достижениях. Помните, что человека, с которым вы разговариваете, в сто раз больше интересует он сам, его нужды и его проблемы, чем вы и ваши проблемы. Будьте хорошим слушателем. Поощряйте других говорить о самих себе и говорите о том, что интересует вашего собеседника».

Аргументирование — наиболее трудная часть беседы, требующая профессиональных знаний, внимания, присутствия духа, напористости и вместе с тем корректности. Различают корректную аргументацию, основанную на приемах логики и психологии, и спекулятивную, которую сравнивают с ударом «ниже пояса».

Логика и риторика дают ряд общих советов о правилах аргументации:

* Оперировать простыми, ясными, точными и убедительными понятиями.

* Аргументы должны быть достоверными: если правда имеет привкус лжи, то собеседника лучше избавить от нее.

* Способ и темп аргументов должны соответствовать особенностям темперамента собеседника.

* Аргументы должны быть не многочисленными, но яркими.

* Аргументирование не должно быть декларативным или выглядеть как «монолог главного героя».

* Четко расставленные паузы оказывают больше влияния, чем.поток слов.

* Следует открыто признавать правоту своего собеседника и соблюдать этику делового человека.

Аргументы различают по степени воздействия на ум и чувства людей: сильные, слабые, несостоятельные.

Сильные не вызывают критику, их нельзя опровергнуть: это законы, уставы, заключения экспертов, показания свидетелей, статистическая информация и т.п. Слабые аргументы вызывают сомнения оппонентов: это умозаключения, основанные на догадках, ссылки на малоизвестные авторитеты, доводы и умозаключения личного характера и т.д.

Часть делового общения — выход из контакта

Несостоятельные аргументы строятся на подтасованных фактах, догадках, ложных заявлениях и выводах. Заключительная часть делового общения — выход из контакта. В деловых кругах существует выражение: «Выходя из контакта, не хлопай дверью!» Не следует заканчивать деловую беседу спором и доказывать собеседнику, что он не прав. Чаще всего он при этом еще больше убеждается в своей правоте. «В споре нельзя одержать верх, и никогда не говорите человеку, что он не прав», — убеждает Д. Карнеги. Для выхода из контакта важно не только выбрать наиболее подходящий момент, но и сделать это тактично. При прощании следует употребить речевые обороты, имеющие характер добрых пожеланий и надежд на дальнейшее сотрудничество: «Всего доброго! Будьте здоровы!», «Всегда рады вас видеть! Желаю успеха!»

К структуре общения можно подойти по-разному, в данном случае будет охарактеризована структура путем выделения в общении трех взаимосвязанных сторон: коммуникативной, интерактивной и перцептивной.

Коммуникативная сторона общения (или коммуникация в узком смысле слова) состоит в обмене информацией между общающимися индивидами. Интерактивная сторона заключается в организации взаимодействия между общающимися индивидами (обмен действиями). Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия и познания друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.

Употребление этих терминов условно, иногда в более менее аналогичном смысле употребляют и другие: в общении выделяют три функции:

– информационно-коммуникативная, регуляционно-коммуникативная, аффективно-коммуникативная.

Рассмотрим эти три стороны общения поподробнее.

а)Коммуникативная сторона общения.

Во время акта общения имеет место не просто движение информации, а взаимная передача закодированных сведений между двумя индивидами – субъектами общения. Следовательно, схематично коммуникация может быть изображена так: S S. Следовательно, имеет место обмен информацией. Но люди при этом не просто обмениваются значениями, они стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно лишь в том случае, если информация не только принята, но и осмыслена.

Коммуникативное взаимодействие возможно только в том случае, когда человек, направляющий информацию (коммуникатор) и человек, принимающий ее (реципиент) обладают сходной системой кодификации и декодификации информации. Т.е. «все должны говорить на одном языке».

В условиях человеческой коммуникации могут возникать коммуникативные барьеры. Они носят социальный или психологический характер.

Сама по себе исходящая от коммуникатора информация может быть побудительной (приказ, совет, просьба – рассчитана на то, чтобы стимулировать какое-либо действие) и констатирующей (сообщение – имеет место в различных образовательных системах).

б) Средства коммуникации.

Для передачи любая информация должна быть соответствующим образом закодирована, т.е. она возможна лишь посредством использования знаковых систем. Самое простое деление коммуникации – на вербальную и невербальную, использующие разные знаковые системы. Вербальная, использует в качестве таковой человеческую речь. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации посредством речи менее всего теряется смысл сообщения. Можно обозначить психологические компоненты вербальной коммуникации – «говорение» и «слушание» «Говорящий» сначала имеет определенный замысел относительно сообщения, потом он воплощает его в систему знаков. Для «слушающего» смысл принимаемого сообщения раскрывается одновременно с декодированием.

Модель коммуникативного процесса Лассуэлла включает пять элементов:

КТО? (передает сообщение) – Коммуникатор

ЧТО? (передается) – Сообщение (текст)

КАК? (осуществляется передача) – Канал

КОМУ? (направлено сообщение) – Аудитория

С КАКИМ ЭФФЕКТОМ? – Эффективность.

Можно выделить три позиции коммуникатора во время коммуникативного процесса: открытая (открыто объявляет себя сторонником излагаемой точки зрения) , отстраненная (держится подчеркнуто нейтрально, сопоставляет противоречивые точки зрения) и закрытая (умалчивает о своей точке зрения, скрывает ее).

Невербальная коммуникация. Выделяют четыре группы невербальных средств общения:

1) Экстра- и паралингвистические (различные околоречевые добавки, придающие общению определенную смысловую окраску – тип речи, интонирование, паузы, смех, покашливание и т.д.)

2) Оптико – кинетические (это то, что человек «прочитывает» на расстоянии – жесты, мимика, пантомимика)

Жест – это движение рук или кистей рук, они классифицируются на основе функций, которые выполняют: – коммуникативные (заменяющие речь) – описательные (их смысл понятен только при словах) – жесты, выражающие отношение к людям, состояние человека.

Мимика – это движение мышц лица.

Пантомимика – совокупность жестов, мимики и положения тела в пространстве.

3) Проксемика (организация пространства и времени коммуникативного процесса)

В психологии выделяют четыре дистанции общения: – интимная (от 0 до 0,5 метра). На ней общаются люди, связанные, как правило, близкими доверительными отношениями. Информация передается тихим и спокойным голосом. Многое передается с помощью жестов, взглядов, мимики. – Межличностная (от 0,5 до 1,2 метра).

На ней осуществляется общение между друзьями). – Официально-деловая или социальная (от 1,2 до 3,7 метра). Используется для делового общения, причем чем больше расстояние между партнерами, тем более официальны их отношения. – Публичная (более 3,7 метров). Характеризуется выступлением перед аудиторией. При таком общении человек должен следить за речью, за правильностью построения фраз.

4) Визуальный контакт. Визуалика, или контакт глаз. Установлено, что обычно общающиеся смотрят в глаза друг другу не более 10 секунд.

в) Интерактивная сторона общения. Это характеристика тех компонентов общения, которые связаны со взаимодействием людей, с непосредственной организацией их совместной деятельности. Есть два типа взаимодействий – кооперация и конкуренция. Кооперативное взаимодействие означает Координацию сил участников. Кооперация является необходимым элементом совместной деятельности, пораждается самой ее природой.

Конкуренция – одной из наиболее ярких ее форм является конфликт.

г) Перцептивная сторона общения – это процесс восприятия и понимания людьми друг друга.

Все три стороны общения тесно переплетаются между собой, органически дополняют друг друга и составляют процесс общения в целом.

Согласно другой классификации структура делового общения выглядит следующим образом:

1) Начало беседы.

2) Передача информации.

3) Аргументирование.

4) Опровержение доводов собеседника.

5) Принятие решений.

Правильное начало беседы предполагает: точное описание целей беседы, взаимное представление собеседников, название темы, представление лица, ведущего беседу, объявление последовательности рассмотрения вопросов. При завершении беседы порядок действий должен быть обратный: слово берет ведущий беседы и завершает ее обращением к собеседнику. На что нужно обратить внимание при налаживании личного контакта с собеседником?

Во-первых, на ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы и объяснения.

Во-вторых, обязательно обращение к собеседникам по имени и отчеству.

В-третьих, важен соответствующий внешний вид (одежда, подтянутость, выражение лица).

Проявление уважения к личности собеседника, внимание к его мнениям и интересам является неотъемлемой частью любого общения, а деловой беседы – тем более

Замечания собеседника означают, что он вас активно слушает, следит за вашим выступлением, тщательно проверяет вашу аргументацию и все обдумывает. Считают, что собеседник без замечаний – это человек без собственного мнения. Именно поэтому замечания и доводы собеседника не следует рассматривать как препятствия в ходе беседы. Они облегчают беседу, так как дают нам возможность понять, в чем еще нужно убедить собеседника и что вообще он думает о сущности дела.

Главная > Реферат >Психология

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Введение

Деловое общение – это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Спецификой этого процесса является момент регламента, то есть подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, принятыми на данной территории, профессиональными этическими принципами, принятыми в данном профессиональном круге лиц. Деловое общение условно делится на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда во время общения существует некая пространственно-временная дистанция, то есть письма, телефонные разговоры, деловые записки и т.д.).

Прямое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, косвенное же не обладает таким сильным результатом, в нем непосредственно действует некие социально-психологические механизмы. В целом деловое общение отличается от неформального тем, что в его процессе ставятся конкретные задачи и конкретные цели, которые требуют определенного разрешения, что не позволяет нам прекратить процесс переговоров с партнером или партнерами по переговорам в любой момент (по крайней мере, без определенных потерь в получении информации для обеих сторон). В обычном дружеском же чаще всего не поднимаются такие вопросы, как конкретные задачи и цели, поэтому такое общение можно прекратить (по желанию обеих сторон) в любой момент без опасения потерять возможность восстановить процесс общения заново.

Виды делового общения:

беседы
переговоры
совещания
посещения
публичные выступления.

Деловое общение в наши дни проникает во все сферы общественной жизни общества. В коммерческие, деловые сферы жизни вступают предприятия всех видов и форм собственности, а также частные лица в качестве частных предпринимателей.

Компетентность в области делового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в каждой области: в области науки, искусства, производства, торговли. Что касается менеджеров, бизнесменов, организаторов производства, людей, занятых в сфере управления, частных предпринимателей то коммуникативная компетентность, то есть способность адекватно реагировать в любой ситуации в процессе общения для представителей этих профессий представляет одну из самых главных составляющих их профессионального облика.

Деловое общение как процесс предполагает установление контакта между участниками, обмен определенной информацией для построения совместной деятельности, установления сотрудничества и т.д.

Служебные контакты строятся на партнерских началах, исходят из взаимных потребностей, из интересов общего дела. Несомненно, что такое общение повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором удачного бизнеса.

Умение вести себя с людьми во время беседы является одним из главнейших факторов, определяющих ваши шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности. Успехи человека в его делах даже в технической сфере или научной сфере только процентов на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и на процентов на восемьдесят пять – от его умения общаться с людьми с которыми он работает. В данной работе рассматриваются механизмы, структура и принципы делового общения, без знания которых очень сложно добиться успеха в сфере бизнеса и предпринимательства.

I. Структура делового общения

Состоит из пяти основных фраз:

Начало беседы.
Передача информации.
Аргументирование.
Опровержение доводов собеседника.
Принятие решений.

На что нужно обратить внимание при налаживании личного контакта с собеседником?

Во-первых, на ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы и объяснения.

Во-вторых, обязательно обращение к собеседникам по имени и отчеству.

В-третьих, важен соответствующий внешний вид (одежда, подтянутость, выражение лица).

Субъективные замечания. Такие замечания характерны для определенной категории людей. Типичная формулировка таких собеседников: “Все это прекрасно, но мне это не подходит”.

II. Механизмы делового общения.

От того, насколько грамотно построено деловое общение, зависит результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, сотрудниками, удовлетворенность работников своим трудом, морально-психологический климат в организации. Практически все проблемы бизнеса тем или иным образом связаны с общением – процессом передачи идей, мыслей, чувств, доведения их до понимания другими людьми. Менеджеры расходуют на различные виды общения в среднем 80% своего времени.

Понимание процессов передачи информации, закономерностей, существующих в этих процессах, выработка навыков эффективного взаимодействия с людьми необходимы менеджеру любого уровня. Сегодня опытный руководитель тратит большую часть времени не на решение финансовых, технических или организационных проблем, а на решение психологических задач, возникающих в процессе общения с подчиненными, коллегами и начальством. Знание и умение в области общения необходимы не только менеджерам, но и любому из нас, ибо через общение человек организует и оптимизирует свою производственную, научную, коммерческую, учебную и любую иную деятельность. Общение позволяет решать не только вопросы организации, но и проблемы ее сотрудников.

К закономерностям, которые определяют процессы межличностных взаимоотношений, можно отнести следующее:

1. Зависимость общения от восприятия партнера.

Под восприятием понимается образ другого человека, формируемый на основе оценки его внешнего вида и поведения.

Все люди разные, они отличаются друг от друга по своему социальному статусу, жизненному опыту, интеллекту и т.д. Ввиду этого при восприятии возникают ошибки неравенства, получившие название факторов превосходства, привлекательности и отношения к нам.

При встрече с человеком, превосходящим нас по какому-то важному для нас параметру, мы оцениваем его несколько более положительно, чем было бы, если бы он был нам равен. Если же мы имеем дело с человеком, которого мы в чем-то превосходим, то мы недооцениваем его. Причем превосходство фиксируется по какому-то одному параметру, а переоценка (или недооценка) происходит по многим параметрам. Это схема восприятия начинает работать не при всяком, а только при действительно важном, значимом для нас неравенстве.

Похожие страницы:

Деловое общение в ВЭД
Реферат >> Иностранный язык … некие социально-психологические механизмы. В целом деловое общение отличается от … культурными традициями, профессиональными этическими принципами. Деловое общение условно делится на прямое … : вероятной тематике, месте, структуре и сроках конференции, о …
Деловое общение (21)
Реферат >> Коммуникации и связь … деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач. К принципам делового общения … ). Стиль делового общения – это система средств, приемов, механизмов, способов … имеет свой план и структуру, включающую последовательность ряда …
Психология и этика
делового общения (1)
Реферат >> Этика … и антипатиях. Неформальная структура складывается под воздействием психологических механизмов регуляции коллективной деятельности … сформулировать такие принципы делового общения, которые не только соответствовали бы каждому виду делового общения, но …
Предмет дисциплины
Деловое общение и ее основные принципы
Реферат >> Этика … партнером по общению. 29.Механизмы психологической защиты и их роль в деловом общении. Защитные механизмы начинают свое … сформулировать такие принципы делового общения, которые не только соответствовали любому виду делового общения, но и не …
Формы
делового общения
Реферат >> Психология … делового общения. 4 Структура и функции общения. 5 Коммуникативная функция общения. 6 Интерактивная и перцептивная функции общения. 9 Понятие принципов делового общения. 9 Этика делового общения … Автор подробно раскрывает механизм принятия этически грамотных …

Хочу больше похожих работ…

Оценка 3.5 проголосовавших: 34

Структура делового общения | Малый бизнес

То, как компании передают информацию, внутреннюю или внешнюю, варьируется от одной компании к другой. Иногда это просто отражение способа организации компании или ее отрасли. Например, поток информации в малом бизнесе сильно отличается от потока информации в крупной корпорации. Тем не менее, коммуникация в любой организации будет протекать несколькими признанными способами.

Независимый

Независимая структура не имеет установленных стандартов связи.Он считается гибким и продуктом индивидуальной деятельности. Таким образом, это режим для профессионалов, которые владеют собственными офисами и действуют по своему усмотрению, как поверенные и врачи. В результате общение рассматривается более фрагментарно. В деловом мире эта структура почти исключительно ограничивается независимыми профессионалами.

Матрица

Матричная структура бизнеса основана на групповой работе внутри отделов. Другими словами, каждому отделу назначается задача, и этот отдел отвечает за выполнение этой задачи.Результатом является форма делового общения, которая также имеет тенденцию быть несколько фрагментированной, но только в том случае, если отделы не могут общаться друг с другом. Внутри отделов коммуникация более эффективна, потому что поставленная задача требует информирования друг друга.

Предпринимательская

Предпринимательская бизнес-структура наиболее распространена в рамках малых предприятий. Здесь руководство (одно или несколько) сообщает решения отдельным сотрудникам. Следовательно, результаты достигаются быстрее, потому что лица, принимающие решения, с готовностью передают свои решения сотрудникам, ответственным за их выполнение.

Пирамида

Структура пирамиды чаще всего встречается в крупных компаниях с несколькими отделами. Решения руководителей компаний передаются по вертикали: начальникам отделов, супервайзерам, менеджерам и т. Д. И наоборот, информация о деятельности компании часто перетекает от сотрудников через менеджеров, руководителей, руководителей отделов к руководителям компании.

Каналы связи

Независимо от типа бизнес-структуры, вся информация, передаваемая от одного человека к другому, проходит по определенному каналу связи.Каналы связи могут быть как боковыми, так и горизонтальными. Поперечный — внутри отдела или между отделами среди сотрудников одного уровня. По горизонтали — от одного уровня организации к другому. Общая бизнес-структура организации будет играть роль в каналах коммуникации, которые она развивает.

Ссылки

Биография писателя

Кристи Лоретт начала профессионально писать в 1996 году. Она получила степень бакалавра наук в области маркетинга и международного бизнеса в Университете штата Флорида и степень магистра делового администрирования в Университете Нова Юго-Восточный.Ее работы появлялись в Интернете в Bill Savings, Money Smart Life и Mortgage Loan.

Структура и линии связи в организации | Малый бизнес

Стив Милано Обновлено 25 января 2019 г.

В разных организациях используются разные структуры, часто в зависимости от размера организации или наличия нескольких подразделений, работающих автономно. В зависимости от причины, по которой компания выбирает конкретную организационную структуру, каналы связи должны способствовать не только точному обмену сообщениями, но и своевременным ответам, чтобы предотвратить упущенные возможности или несвоевременное выполнение работы.

Типы организационных структур

Хотя существует множество организационных структур, малые предприятия обычно используют плоскую или иерархическую структуру в зависимости от их размеров. Плоская структура — это такая структура, которая позволяет нескольким ключевым сотрудникам работать напрямую с владельцем, а не через вертикальную цепочку команд.

По мере роста компаний и добавления отделов и сотрудников они создают иерархию с директорами, менеджерами, штатными сотрудниками и подрядчиками. Если у малого бизнеса есть несколько офисов или разных подразделений, компания может назначить некоторые функции каждому из них, а штаб-квартира корпорации будет обеспечивать централизованную административную поддержку.Некоторые компании используют матричную структуру, которая создает проектные группы с несколькими менеджерами отделов, что требует более многозадачности и тщательной координации коммуникаций со стороны высшего руководства.

Линии связи

Чем больше сотрудников работает в компании, тем больше способов коммуникации происходит не только с точки зрения того, какие методы используют люди, но и где и как они отправляют сообщения. Линии коммуникации могут включать в себя цепочку подчинения, которая требует, чтобы сотрудники общались только со своим непосредственным начальником, а не доставляли комментарии или проблемы непосредственно руководителям, находящимся выше в организационной структуре.Одним из недостатков строгой цепочки команд является то, что сотрудники могут «коконить» в своих отделах, уменьшая взаимодействие и обмен идеями с коллегами в других областях.

Для других каналов связи могут потребоваться особые процедуры обмена сообщениями, такие как отправка запросов о расходах перед совершением покупки, согласование смены графика работы менеджером или требование передачи договоров купли-продажи от торговых представителей к менеджеру по продажам, а затем в бухгалтерию, затем в производственный отдел.

Структура бизнес-коммуникаций

Бизнес использует определенные методы коммуникации для оптимизации отчетности, такие как требование к менеджерам использовать одну и ту же форму оценки сотрудников, заполнение одной и той же формы возмещения расходов сотрудниками или требование о том, чтобы запросы на отпуск направлялись прямым руководителям определенным крайний срок. Такой тип коммуникационной структуры позволяет тем, кто получает записки, отчеты и предложения, быстро добраться до соответствующей информации и найти нужную информацию, потому что информация всегда представлена одинаково.

Ограничения на коммуникацию

Установив определенные линии связи, бизнес может предотвратить хаос, который возникает, когда работники постоянно идут через головы своих боссов или вокруг них. Это также уменьшает проблему, вызванную тем, что руководители поручают работу сотрудникам без ведома своих менеджеров, или когда клиенты звонят и разговаривают с сотрудниками, не являющимися их торговыми представителями. Хотя менеджеру, возможно, придется выполнить просьбу директора о том, чтобы конкретный сотрудник выполнил конкретную задачу, если директор переходит к менеджеру, а не к подчиненному, у менеджера есть шанс переложить часть рабочей нагрузки этого подчиненного или изменить другие сроки.

Четкие линии связи помогают гарантировать, что ключевые сотрудники случайно не останутся вне важных коммуникаций. Обязательство сотрудников обмениваться сообщениями в письменной форме предотвращает недопонимание и обвинения, которые он сказал / она сказал.

Структура коммуникации в организациях

Независимо от размера, отрасли или структуры, бизнес должен поддерживать четкую и точную структуру внутренней коммуникации, которая позволяет менеджерам давать указания непосредственным сотрудникам и позволяет работникам давать обратную связь, чтобы менеджеры могли корректировать свои планы.

В зависимости от структуры управления компании коммуникация может идти вниз от верхушки организации, вверх от нижних звеньев, горизонтально между коллегами или по диагонали между отделами. Структура коммуникационных сетей организации определяет методы и скорость распространения идей среди менеджеров и сотрудников.

Структура связи в цепочке

Структура связи «цепочка» или «линия» включает прямые линии связи между участниками каждого ранга непосредственно выше и ниже точки отправления сообщения, но не с участниками в любой другой точке цепочки.

Например, глава отдела может напрямую общаться с вице-президентом, находящимся прямо над ним, или менеджером, находящимся прямо под ним, но не с линейным работником на несколько ступеней ниже него или президентом компании на несколько ступеней выше него. Преимущество этой структуры состоит в том, что она обеспечивает четкую подотчетность в том смысле, что каждый знает, откуда поступила инструкция или решение.

Круговая коммуникационная структура

«Круговая» структура напоминает структуру цепочки, в которой каждое звено соединяется только с двумя звеньями с каждой стороны.Разница в том, что два звена цепи «замыкаются», образуя круг. Структура круга меньше связана с иерархией, чем структура цепочки, поэтому круг не имеет авторитарного веса, присущего цепочке. Однако отсутствие четких полномочий может привести к неэффективности, например к снижению ясности при передаче сообщения по кругу.

Звёздная коммуникационная структура

В «звёздной» структуре коммуникации вращаются вокруг центральной точки.Каждый участник внешних ветвей звезды передает свое сообщение центральному органу, который затем распространяет сообщение среди других участников.

Например, торговый представитель сообщит пожелания клиента менеджеру по продажам, который затем передаст сообщение остальным продавцам. Хотя звездная структура поддерживает ясность сообщения, требуя, чтобы сообщение проходило через центральную точку, она может препятствовать передаче участниками таких важных сообщений напрямую друг с другом.

Структура связи всех каналов

Структура связи «всех каналов» сочетает в себе черты круговой и звездной структур. Общеканальная структура позволяет каждому участнику напрямую общаться с каждым другим участником. Эта структура очень эффективна для выполнения сложных задач, поскольку дает всем участникам возможность внести свой вклад в решение проблемы. Однако отсутствие центральной власти может привести к перегрузке коммуникаций и замедлить процесс принятия решений.

Почему важно понимать структуру организации бизнеса для эффективного делового общения?

Структура относится к способу расположения или организации частей объекта. Структура, наряду со стратегией, играет жизненно важную роль в обеспечении эффективности организационной коммуникации. Структура относится к функциональным отделам и отношениям отчетности.

В крупных организациях структура описывается с помощью диаграмм, которые также известны как органограммы.Когда мы говорим о структуре, мы связываем ее с конкретными функциональными областями, такими как производство, финансы, маркетинг, планирование, развитие человеческих ресурсов (HRD) или инспекция и аудит.

Эти функциональные области обычно имеют четко определенную структуру в бизнес-организациях. Такие структуры охватывают как иерархические, так и географические области. Отчетность будет иерархической, так что сотрудник по маркетингу будет подчиняться менеджеру по маркетингу, менеджер по маркетингу — менеджеру подразделения (маркетинг), а менеджер подразделения (маркетинг) — генеральному директору и так далее.

Источник изображения: 2014.igem.org

Аналогичным образом, принимая во внимание географические требования, организации могут иметь генерального менеджера (Южный регион), менеджера подразделения (Пенджаб и Харьяна), менеджера (Восточный Бангалор) и старшего вице-президента ( Global Operations) и так далее.

Опять же, структура может относиться к новым конкретным продуктам, таким как менеджер (новые продукты), старший менеджер (коммерческие автомобили), вице-президент (страхование и паевые инвестиционные фонды) и так далее. Вообще говоря, иерархическая структура и сила отдела будут зависеть от важности и ценности, придаваемой функциональной области.

Следует подчеркнуть, что коммуникация охватывает все функциональные области. В таком случае нежелательно делать такие водонепроницаемые отсеки в отношении коммуникации. В любой организации, независимо от функциональной области, каждому придется общаться как устно, так и письменно.

В бизнес-организации общение не может ограничиваться избранными людьми. Независимо от функциональной ответственности — будь то производство, персонал, счета или маркетинг — каждый должен будет посещать собрания, писать письма и служебные записки, готовить отчеты, отправлять электронные письма, выступать с речами и так далее.

Следовательно, люди, работающие во всех функциональных областях, будь то помощники или руководители, менеджеры или руководители, должны обладать навыками в различных аспектах коммуникации. Они должны учиться и практиковаться в повседневных задачах, таких как организация встреч, подготовка служебных записок и отчетов, отправка электронных писем, выступление с докладами и так далее.

Несмотря на вышеизложенное, следует отметить, что крупные организации, однако, часто имеют четко определенную структуру для работы с корпоративными коммуникациями.В частности, работники сферы услуг, имеющие широкий охват, придают большое значение корпоративным коммуникациям.

Отдел корпоративных коммуникаций специально занимается такими областями, как реклама, отношения со СМИ, отчет директоров, сообщения председателя и другие аспекты организационной коммуникации, которые требуют особого внимания и опыта.

Соответственно, может быть вице-президент (корпоративные коммуникации), менеджер (корпоративные коммуникации и связи с общественностью) и так далее.Эти должностные лица планируют и реализуют коммуникационную политику, а также в общих чертах перечисляют набор того, что можно и чего нельзя делать в общении, для руководства всем сотрудникам.

Коммуникация, как мы обсудим позже в этой книге, играет жизненно важную роль во время кризиса. Таким образом, бизнес-организации должны обеспечить наличие надлежащих структурных механизмов, обеспечивающих бесперебойную и эффективную коммуникацию.

4 основных типа организационных коммуникаций [за и против]

Организационная коммуникация — это процесс, с помощью которого группы людей сообщают о целях компании и способах их достижения.Организационная коммуникация является неотъемлемой частью эффективных методов управления на рабочем месте: продуктивный и вдумчивый диалог может создать или разрушить организацию и отношения внутри нее.

Часть 1

Типы организационных коммуникаций

Чтобы понять, какое далеко идущее влияние организационная коммуникация оказывает на компании, важно понимать различные типы, которые имеют место в компаниях:

Неформальное и официальное общение
Другими словами, эти двое — официальная и связанная с виноградной лозой коммуникация соответственно.
Формальные коммуникации — это заранее определенные каналы, которые сотрудники или руководители могут использовать для связи с другими. Неформальные коммуникации не полагаются на уже установленные каналы; в результате контакты могут распространяться на любое количество каналов.
Вертикальная и горизонтальная связь
Определяющая характеристика этих коммуникаций — иерархия.
Вертикальное общение происходит между начальниками и подчиненными, в то время как горизонтальное общение между людьми на одном уровне сотрудников. Вертикальные обсуждения далее делятся на восходящие и нисходящие, в зависимости от того, откуда идет диалог.

Обе группы коммуникаций предназначены для более конкретных взаимодействий между сотрудниками, менеджерами и высшим руководством. Даже базовое понимание этого имеет решающее значение для любого, кто хочет увеличить коммуникационный поток в организации.

Часть 2

Связь между коммуникациями и сотрудничеством

Если организации представляют собой здания, то отделы являются строительными блоками, а коммуникация — субстанцией, связывающей их вместе.Маркетинг, человеческие ресурсы, финансы, бухгалтерский учет, операции и менеджмент — все они должны сотрудничать друг с другом для достижения целей подразделения и компании. Эффективное общение положительно способствует необходимому организационному сотрудничеству.

Ценное сотрудничество синоним эффективного общения. Однако структура сегодняшнего рабочего места, склонность к разрозненности и разрыв поколений способствовали созданию ландшафта, который не всегда способствует удовлетворительной практике общения.Вот некоторые статистические данные, которые показывают состояние современной культуры сотрудничества на рабочем месте:

ProsperForms — настройте форму и начните получать материалы от ваших коллег за считанные минуты. Доступно более 100 форм: отчеты, журналы, запросы и т. Д. Или создавайте свои собственные. Просматривайте и управляйте представлениями на экранах временной шкалы и панели инструментов, создавайте отчеты в формате PDF. Начать работу

44 процента топ-менеджеров считают, что межличностные навыки (например, коммуникация) являются наиболее важной частью U.С. разрыв в навыках.
80 процентов миллениалов предпочли бы обратную связь в реальном времени, а не традиционные обзоры производительности.
Трое из четырех сотрудников оценили командную работу и сотрудничество как «очень важные».
Только 18 процентов получают оценку коммуникации в рамках своей оценки эффективности.
27 процентов рабочих проходят обучение коммуникации . Эта группа также чувствовала себя более уверенной в своих способностях к общению на рабочем месте.
39 процентов опрошенных считают, что люди в их организации недостаточно сотрудничают.

Эти статистические данные из опроса, проведенного Университетом Квинс в Шарлотте, показывают сложную взаимосвязь между общением и сотрудничеством. Руководители и бизнес-лидеры хотят, чтобы сотрудники уже обладали коммуникативными навыками, но как только они прибывают в организацию, у них не так много возможностей для дальнейшего развития имеющихся у них навыков или изучения новых.Это отрицательно влияет на то, как коммуникация протекает в организации.

Часть 3

Как организационная коммуникация влияет на производительность?

При переводе можно многое потерять. Различные личности создают разнообразие в стилях обучения и слушания.

Люди общаются так, как их учили, и по мере того, как люди становятся взрослыми, то, как люди объясняют себя и как они слушают других, становится еще более твердым.Это мешает людям овладевать новыми коммуникативными навыками, но статистика показывает, что гибкость и открытость для новых способов общения имеют важное значение.

Согласно опросу 4000 сотрудников, проведенному журналом HR Magazine, почти половина не были уверены в том, что от них просили менеджеры, которые давали им задание.

ProsperForms — настройте форму и начните получать материалы от ваших коллег за считанные минуты. Доступно более 100 форм: отчеты, логи, запросы и т. Д.или создайте свой собственный. Просматривайте и управляйте представлениями на экранах временной шкалы и панели инструментов, создавайте отчеты в формате PDF. Начать работу

Еще более тревожным было то, что 36% испытывали эту неуверенность от одного до трех раз в течение рабочего дня. Это показывает, что менеджеры думают, что говорят одно, а работники думают, что имеют в виду совсем другое. Это может отрицательно сказаться на производительности компании. Сотрудник может на полпути выполнить проект и обнаружить, что не расслышал указания.Это влияет на время и деньги, потраченные работником на завершение проекта. Коммуникация вносит свой вклад в общую прибыль, поэтому лидеры должны осознавать ее связь с производительностью и разрабатывать стратегии для устранения недостатков в общении.

Часть 4

Проблемы организационной коммуникации

Ключом к созданию среды эффективных коммуникаций является построение комплексного организационного плана коммуникаций. Бизнес-лидеры и сотрудники, участвующие в создании этого плана, должны быть готовы к коммуникативным вызовам, которые возникают на современных рабочих местах.

Принимая во внимание размер
Размер организации может создать препятствие для эффективного общения. Если есть сотни сотрудников с несколькими отделами и подотделами, передача различных формальных сообщений от высшего руководства на каждый уровень сотрудников может быть сложной задачей.
Узнайте, как решение ПросперФормы помогает решить проблему межведомственного взаимодействия.
Как обеспечить подотчетность?
Менеджеры и лидеры могут постоянно путать обмен сообщениями, но как можно отследить, где произошел сбой в общении? Если не существует культуры, которая признает неизбежность ошибок и использует их как ситуации, на которых люди могут учиться, тогда будет трудно реализовать ответственность.
Создание плана, актуального для всех
Различные роли и функции в отделе требуют различных решений проблем связи, которые могут возникнуть.
Как план может иметь отношение к подразделениям, у которых есть виртуальные команды, менеджерам, которые предпочитают еженедельные встречи, и командам, которые работают на автопилоте и не видят необходимости часто встречаться?

Существует ли единый подход, которого должен придерживаться каждый, или нет единого правильного пути для всех? Если изменить политику в пользу предпочтения одного стиля перед другим, в чем будет обратная реакция? Должен ли это быть вообще правильный подход?

Часть 5

Оптимальные методы организационного коммуникационного плана

Есть много способов, с помощью которых лидеры могут решить проблемы, с которыми сталкиваются при создании всеобъемлющего коммуникационного плана, который увеличивает поток:

Оцените текущее состояние корпоративных коммуникаций
• Работники регулярно срывают сроки?
• Неизвестны ли команды о ежеквартальных целях, которые они должны достичь?
• Как виртуальные команды участвуют в современных коммуникациях?
Эти вопросы бизнес-лидеры должны учитывать при создании организационного плана. Определите проблемы для разработки применимых решений в рамках организационного плана коммуникаций.
Подумайте о внедрении цифровых инструментов
Технологии — не панацея от всего, но бывают случаи, когда программное обеспечение может помочь в общении в организации . Когда 1000 миллениалов были опрошены Microsoft о типе рабочего места, которое они предпочитают, 93 процента заявили, что новейшие технологии стали основным фактором в их решении работать на конкретного работодателя.Для самого большого поколения в Соединенных Штатах разумное использование технологий имеет значение.
Современное коммуникационное программное обеспечение, такое как ProsperForms, и бесплатное программное обеспечение для совместной работы, такое как Fluxes, могут поддерживать связь команд друг с другом в режиме реального времени на своей работе и на персональных компьютерах; в то время как Документы Google позволяют командам работать с документами одновременно.
Найдите способы апеллировать к различным стилям общения
Все переваривают информацию по-разному, поэтому менеджеры должны стараться включать личные встречи, онлайн-обновления и частную обратную связь, визуализацию данных для целей и контрольных показателей, а также мотивационные цитаты, чтобы вдохновить членов команды .Коммуникация не должна иметь универсального подхода. План должен включать варианты коммуникации и идеи для различных типов работников. Людям нужно предоставить как можно больше вариантов.
Напоминать сотрудникам, почему они приходят каждое утро
Сотрудникам не нужно забивать голову делами организации, но очень важно напомнить команде о миссии организации и видении будущего . Скорее всего, это будет соответствовать целям компании, поэтому размещение этих сообщений в офисе или упоминание их во время встреч приносит единство команде.Когда все чувствуют, что находятся на одной волне, команде становится легче объединить усилия по общению.
Избавьтесь от ненужных бункеров
Прискорбно, когда два или более отдела в средней и крупной организации выполняют аналогичную работу или завершают проекты, которые дополняют друг друга, и они не осознают своей синергии, потому что они не общаются . План коммуникации должен способствовать проведению сеансов вопросов и ответов для отдела или «Обед и уроки», чтобы сотрудники и менеджеры могли собраться вместе и обсудить то, над чем они работают.Кроме того, несколько простых межведомственных каналов с регулярными обновлениями на ProsperForms могут позволить бизнес-лидерам и менеджерам значительно улучшить взаимодействие между отделами.

Читать дальше:

7 действенных методов для улучшения внутренней коммуникации

Межведомственная коммуникация: лучшие стратегии и пример из практики

ProsperForms — это облачное решение для эффективного корпоративного взаимодействия. Это придает сообщениям более беззаботный тон, делая их легко усваиваемыми, и позволяет членам команды регулярно предоставлять и получать обновления.

Как использовать ProsperForms для эффективного общения на рабочем месте:

Связь снизу вверх:
a) Легко внедряйте ежедневных или еженедельных обновлений статуса для членов вашей команды, создав фид статуса «Как вы способствовали достижению целей команды на этой неделе?».
б) Создавайте автоматизированные анкеты по расписанию с такими вопросами, как «Как мы можем улучшить?», «Есть ли у вас какие-либо препятствия?» И т. Д.
Нисходящее общение:
a) Укрепляйте доверие и улучшайте общение с руководством , регулярно делясь обновлениями и аргументами, лежащими в основе ваших решений.
б) Делитесь информацией об объявлениях компании, новостях отрасли, новых сотрудниках и т. Д.
в) Регулярно делитесь целями и задачами компании.
Для повторяющихся анкет: никто не забудет опубликовать обновление, потому что оно отправляет автоматических напоминаний в соответствии с выбранным вами графиком повторения .
Повысьте удовлетворенность рабочего места за счет повышения прозрачности :
В каждом обновлении статуса есть отдельный раздел для комментариев , который используется членами команды для уточнения информации , включая предстоящие цели, , включая предстоящие цели, и руководителями для предоставления обратной связи и улучшения координации без микроменеджмента отправьте поздравления и отметьте хорошо выполненную работу.
Используйте обновления статуса для справки в будущем, а сократит время и усилия, затрачиваемые на ежемесячную, ежеквартальную и годовую отчетность, благодаря мощным функциям фильтрации и экспорта.
Дополнительно дополняет отчеты последними обновлениями автоматически добавляется из веб-приложений , используемых вашей командой (таких как инструменты управления проектами, системы контроля версий, системы поддержки, финансовые приложения, CRM и т. Д.), Путем подключения этих приложений к вашему статусу кормить.
Тратьте меньше времени на собрания , делая их более продуктивными, потому что все всегда находятся на одной странице.
Совместное использование: обновления статуса могут быть либо
, — экспортированы в файлов, и распечатаны, , либо отправлены по электронной почте;
— совместно с менеджером онлайн ; или
— общий доступ в сети в виде отчетов о состоянии всей компании или отчетов о статусе , т.е.е., все члены команды делятся друг с другом своим прогрессом.

Как настроить обновления статуса:

Шаг 1: Создайте свою учетную запись и создайте новый апплет, выбрав настраиваемый шаблон формы.

Настройте, кто будет добавлять записи, выбрав вкладку «Участники».
Установите апплет как «Общегрупповой», если вы хотите, чтобы все члены команды могли просматривать записи друг друга.
В качестве альтернативы вы можете разрешить каждому участнику просматривать только свои записи, а заинтересованным лицам — просматривать все записи.

Шаг 2: Пользователи будут нажимать кнопку « Open Submission Form », чтобы заполнить и отправить.

Как только будет добавлена новая запись, участники с правами «Просмотр» получат уведомление по электронной почте и смогут просматривать его в реальном времени на экране временной шкалы.

Сотрудники могут обсуждать записи в реальном времени — каждая запись имеет свой собственный раздел для живых комментариев.
Добавьте к записи неограниченное количество вложений (документы, изображения, фотографии, видео, аудиозаметки, файлы).
Экспортируйте записи или делитесь ими в Интернете.

Получите мгновенный доступ к историческим данным и файлам с мощными возможностями поиска и фильтрации:

Экран приборной панели позволяет сэкономить время, когда вы хотите проверить общий обзор, с быстрым поиском соответствующей информации одним щелчком мыши.

Создайте учетную запись сейчас

9 шагов для создания успешной стратегии

Организационная коммуникация — одна из важнейших предпосылок для построения успешного бизнеса.Его влияние на вовлеченность сотрудников, сотрудничество, доверие на рабочем месте и опыт сотрудников делает его важной частью любой стратегии на рабочем месте.

📚Загрузите нашу электронную книгу « 10 принципов современного взаимодействия сотрудников » и узнайте, как общаться с современным сотрудником в сегодняшнюю цифровую эпоху.

В этом блоге мы рассмотрим некоторые из наиболее важных преимуществ построения эффективной организационной коммуникации, а также шаги, необходимые для реализации успешной стратегии корпоративной коммуникации .

Что такое организационная коммуникация?

Организационное общение включает формальное и неформальное общение в рамках всей организации, включая общение между сотрудниками и общение между сотрудником и менеджером.

Мы можем разделить организационную коммуникацию на 4 основных типа:

1. Официальное сообщение ⁠
Формальность, ясность и конкретность — отличный способ обеспечить надлежащий поток информации на рабочем месте. При формальном общении каждый получает информацию о бизнес-целях и руководствуется ими.
Этот тип связи также необходим для соблюдения требований законодательства. Например, порядок работы, а также правила и инструкции по безопасности должны быть доведены до сведения сотрудников формальным образом (электронная почта, распечатанные документы).
2. Неформальное общение
Как вы могли догадаться, этот тип общения противоположен формальному. Это также известно как «сообщение виноградной лозы». По сути, это диалоги, чаты, телефонные разговоры, а также «разговоры с кулером», которые обычно проходят рядом с кофеваркой и не требуют никаких формальностей.
Одним из главных преимуществ неформального общения является то, что это более быстрый способ обмена информацией на рабочем месте. Это также помогает обмениваться и разрабатывать новые идеи для улучшения продуктов, а также внутренних или внешних процессов. Вы будете удивлены, узнав, сколько инновационных идей зародилось в чате рядом с кофемашиной!
3. Горизонтальная связь
Этот тип организационной коммуникации происходит между командами, группами или отдельными лицами, находящимися на одном иерархическом уровне.Горизонтальная коммуникация играет важную роль в устранении разрозненности и улучшении межведомственного сотрудничества на рабочем месте. Он играет решающую роль в согласовании технических, маркетинговых и торговых команд и в обеспечении того, чтобы все были на одной волне.
4. Вертикальная связь
Наиболее распространенная форма коммуникации в структурированных организациях следует вертикальной схеме «вверх-вниз». Он включает в себя общение между руководителями бизнеса, руководителями команд и сотрудниками.Этот тип общения необходим на рабочем месте. Без вертикальной коммуникации было бы невозможно делиться рекомендациями, отзывами или идеями.
Независимо от того, о каком типе общения мы говорим, общение на рабочем месте — это жизненно важный компонент управления для любой организации.
Одной из основных целей организационной коммуникации является информирование сотрудников о новых политиках, кризисных коммуникациях, обеспечении безопасности во всей организации, управлении изменениями, цифровой трансформации, слияниях и поглощениях, а также предоставление и получение обратной связи от сотрудников.
📚Читайте дальше: Управление изменениями: определение, передовой опыт и примеры
Чтобы добиться успеха, организации должны иметь комплексные организационные стратегии коммуникации, в которых сотрудников чувствуют себя информированными о важных обновлениях компании и участвуют в ежедневных организационных обсуждениях.
15 целей эффективной организационной коммуникации
Эффективная организационная коммуникация во многом влияет на успех организации. Некоторые из них включают:
Создание положительного опыта сотрудников , повышение морального духа, удовлетворенности и вовлеченности сотрудников.
Помощь сотрудникам в понимании условий их найма и стимулирование их приверженности и лояльности.
Поощрение участия сотрудников в высказываниях , что значительно повышает удовлетворенность сотрудников своим работодателем.
Содействие снижению вероятности недопонимания и распространения дезинформации на рабочем месте.
Улучшение межведомственного взаимодействия и сотрудничества среди сотрудников.
Помощь сотрудникам в соответствии с миссией компании , видением и основными ценностями.
Повышение вовлеченности сотрудников путем постоянного информирования сотрудников.
Упрощение для сотрудников поиска важной и актуальной информации , когда она им нужна.
Оптимизация потока информации внутри организации .
Повышение продуктивности сотрудников за счет исключения траты времени на поиск информации и общение по нерелевантным темам.
Улучшение процессов и процедур и, в конечном итоге, повышение эффективности и снижение затрат.
Улучшение отношений между сотрудниками и их руководителями.
Повышение доверия на рабочем месте .
Сделать общение веселее .
Улучшение связи с сотрудниками, не подключенными к проводам, удаленно и без рабочего стола .
Ознакомьтесь с инфографикой ниже, где мы рассказываем о некоторых из наиболее важных преимуществ общения на рабочем месте 👇
Организационные коммуникации при COVID-19 раз
Организационная коммуникация сыграла решающую роль во время пандемии коронавируса.Более чем когда-либо сотрудников нуждались в поддержке, и во время вспышки они нуждались в поддержке . Действительно, им внезапно пришлось изменить свои рабочие привычки и адаптироваться на лету.
Хотя некоторые из них до пандемии работали из дома, для других такой порядок работы был совершенно новым.
📚Читайте дальше: Удаленная работа: 20 способов взаимодействия и связи с вашими удаленными сотрудниками
Организационная коммуникация не только сыграла ключевую роль в поддержке сотрудников во время пандемии, но также сыграла решающую роль в поддержании бесперебойной работы предприятий .
Поскольку большинство операций было нарушено, эксперты IC проделали потрясающую работу по переосмыслению своих коммуникационных стратегий, чтобы сотрудники могли поддерживать высокий моральный дух и продуктивность.
Ключевые статистические данные по организационной коммуникации во время вспышки
Следующая статистика подчеркивает важность наличия эффективной организационной коммуникационной стратегии во времена кризиса, такого как пандемия коронавируса:
В целом, 93% сотрудников , опрошенных Институтом связей с общественностью и Peppercomm, заявили, что их компания эффективно справляется с кризисом COVID-19 (Peppercomm и Институт связей с общественностью)
85% сотрудников говорят, что они наиболее мотивированы, когда руководство предлагает регулярные обновления новостей компании (Trade Press Services)
81% респондентов заявили, что коммуникационная функция ОЧЕНЬ задействована во внутреннем общении (Peppercomm и Институт связей с общественностью)
Личные точки соприкосновения считались лучшими каналами для общения с сотрудниками во время эпидемии.Прямое общение через руководителей / менеджеров (61%) и индивидуальные проверки (76%) были отмечены как «очень эффективные» каналы (Peppercomm и Институт связей с общественностью)
Только 42% сотрудников полностью согласны с тем, что руководство эффективно ведет их организацию через кризис (Perceptyx)
54% руководителей отдела кадров s указали, что плохие технологии и / или инфраструктура для удаленной работы являются самым большим препятствием для эффективной удаленной работы в их организации (Gartner)
15% фирм, опрошенных Willis Towers Watson, заявили, что пандемия отрицательно сказалась на производительности (корпоративный советник)
Исследование, проведенное в Великобритании во время пандемии, показало, что 73% респондентов считали, что они более эффективны при работе из дома (Statistica)
Подготовка к возвращению к работе находилась на начальной стадии, так как только 10% руководителей отдела коммуникаций выполнили «обширное» планирование.Конкретные изменения физической рабочей среды включены в этот отчет (Peppercomm и Институт связей с общественностью)
📚Читайте дальше: Полный контрольный список управления кризисом COVID-19 для работодателей
9 шагов для создания успешной организационной коммуникационной стратегии
Давайте теперь рассмотрим 9 важных шагов для создания успешной организационной стратегии коммуникации в вашей организации.
Если вы торопитесь, посмотрите видео ниже 👇
1.Свяжите свой организационный план коммуникаций со своей бизнес-стратегией
Большинство специалистов по персоналу, внутренней коммуникации и руководителей организаций согласны с тем, что связь организационной коммуникации с их бизнес-стратегией имеет важное значение для эффективных и последовательных бизнес-операций.
Тем не менее, у многих организаций до сих пор нет плана и стратегии внутренних коммуникаций .
Чтобы разработать эффективную коммуникационную стратегию организации, работодатели должны начать с , увязывая коммуникацию со своим общим стратегическим планом , включая миссию организации, видение и основные ценности компании.
📚Читайте дальше: Ценности компании: определение, значение и примеры
Например, ваша бизнес-стратегия может заключаться в повышении производительности за счет увеличения удержания сотрудников или вовлеченности сотрудников.
Поскольку коммуникация с сотрудниками играет здесь решающую роль, ваша организационная коммуникационная стратегия должна быть напрямую связана с вашей бизнес-стратегией.
2. Поймите свою аудиторию
Определение вашей аудитории — важный шаг для обеспечения эффективности вашей организационной коммуникационной стратегии.
Одной из основных причин неэффективной организационной коммуникации является тот факт, что работодателей не сегментируют свою аудиторию на основе их должностных ролей, отделов, местоположения, интересов и предпочтений.
Как следствие, большинство сотрудников получают информацию аналогичного типа, даже если эта информация может быть им совершенно не нужна.
Что происходит потом?
Очень низкий уровень вовлеченности и потребления вашего внутреннего коммуникационного контента.
Поскольку это то, что все коммуникаторы пытаются устранить и избежать, определение и понимание вашей внутренней аудитории является решающим шагом для разработки хорошей организационной стратегии коммуникации.
3. Привлечь всех сотрудников
Организационная коммуникация — это процесс, в котором должны участвовать сотрудников.
Образ мышления, при котором общение в основном включает в себя доставку сообщений сотрудникам о бизнес-проблемах, политиках и процедурах, а также обновления компании, является неправильным.
Общение на рабочем месте никогда не должно быть односторонним. С другой стороны, двустороннее общение имеет огромную силу для создания и поддержки здоровой культуры на рабочем месте . Выслушивание вопросов, вопросов, комментариев, идей и опасений сотрудников укрепляет их лояльность и повышает продуктивность сотрудников.
В конце концов, каждый в организации играет свою роль в построении хорошо работающей коммуникационной стратегии организации:
Генеральные директора и старшие менеджеры в конечном итоге несут ответственность за настройку и создание отличной организационной культуры.Одна из основных обязанностей этих лидеров — обеспечение эффективных коммуникаций в масштабах компании.
Специалисты по персоналу и другие специалисты по персоналу также играют важную роль в организационных коммуникациях, особенно на сегодняшнем рабочем месте, где ожидания, предпочтения и потребности сотрудников значительно изменились.
Руководители и руководители групп отвечают за ежедневное общение со своими сотрудниками.
Все сотрудники несут ответственность за то, чтобы поделиться своим мнением, своими проблемами и проблемами, предоставить обратную связь и сотрудничать со своими товарищами по команде.
📚Читайте дальше: 8 статистических данных о вовлеченности сотрудников, которые необходимо знать в 2020 году [ИНФОГРАФИКА]
4. Создавайте интересный и релевантный контент
К сожалению, многие сотрудники не взаимодействуют с внутренним контентом своей компании. Более того, многие сотрудников игнорируют сообщения , доставляемые им через интранет компании или по электронной почте.
Это происходит в основном потому, что доставленный им контент не имеет отношения к тому, что они делают. Рассылка массового информационного бюллетеня всем сотрудникам в надежде, что они его прочитают, сегодня вообще нереально.
Эффективная коммуникационная стратегия организации требует гораздо большего. Поскольку специалисты по информационным технологиям теперь рассматриваются как важных стратегических деловых партнеров , их новая роль заключается в том, чтобы активизировать свою игру, гарантируя, что внутренний контент действительно потребляется сотрудниками.
Однако сегментация контента и аудитории, особенно в крупных организациях, невозможна без правильных инструментов коммуникации сотрудников, которые позволяют коммуникаторам создавать и распространять более привлекательный контент среди сотрудников.
5. Распространяйте свой контент по нужным каналам
Теперь, даже если у вас есть нужный контент и вы знаете, кто должен его получать, есть еще один важный фактор, который следует учитывать: каналы связи, которые вы собираетесь использовать для распространения своего контента.
Поскольку количество различных каналов связи, которые мы используем на рабочем месте, постоянно увеличивается, выбор правильных каналов становится большой проблемой для коммуникаторов.
📚Читайте дальше: Основные каналы связи, которые следует учитывать для вашего бизнеса
Интранеты, электронная почта, внутренние социальные сети, приложения для обмена личными сообщениями, такие как Slack, инструменты для обмена документами и управления проектами — все это средства внутренней коммуникации в организациях.
Таким образом, эта коммуникационная экосистема стала очень сложной, и ей трудно эффективно управлять.
По этой причине многие организации в настоящее время обращаются к современным решениям для связи с сотрудниками , которые позволяют им соединить все свои организационные каналы связи в единое место, где вся важная информация доступна для всех сотрудников в любое время.
6. Внедрите правильные коммуникационные технологии
Правильный выбор коммуникационной технологии для сотрудников действительно может вывести вашу корпоративную коммуникационную стратегию на новый уровень.
Если вы знаете, что уровни взаимодействия с вашими текущими решениями, такими как интрасети, низкие, это, вероятно, признак того, что что-то нужно изменить .
Многие интрасети все еще устарели и не соответствуют предпочтениям сотрудников в отношении способов общения даже в личной жизни.
Таким образом, внедрение решений для связи сотрудников , ориентированных на мобильные устройства, больше не вариант, это просто необходимо!
Если мы знаем, что большинство наших рабочих мест создается представителями поколения Z и миллениалами, мы также знаем, сколько времени они проводят и общаются с помощью своих смартфонов.
Таким образом, переход на решения для внутренней связи, ориентированные на мобильные устройства, такие как Smarp, гарантированно изменит способ общения на рабочем месте .
7. Измерьте результаты
Хотя большинство организаций согласны с тем, что измерение и количественная оценка результатов коммуникационных планов необходимы, эту цель трудно достичь .
Более того, 60% практикующих специалистов по информационным связям все еще не измеряют свои внутренние коммуникационные усилия.
Отслеживание и оценка внутренней коммуникации чрезвычайно важны для понимания того, что работает хорошо, а что необходимо улучшить.
Сбор этих данных может помочь ответить на такие вопросы, как :
Насколько ваши сотрудники заняты вашим внутренним содержанием?
Как они отвечают на ваши сообщения?
Какие каналы связи являются лучшими для доставки информации?
С каким контентом сотрудники больше всего взаимодействуют?
Какие сотрудники привлекают больше всего (лайки, публикации, комментарии)?
8. Используйте свои данные для улучшения своей корпоративной коммуникационной стратегии
После сбора и анализа данных в будущем будет легче вносить улучшения и принимать более обоснованные решения.
Например, если вы понимаете, что ваши сотрудники больше всего взаимодействуют с видеоконтентом, это признак того, что нужно производить больше такого контента.
Более того, video действительно является тем типом контента, который любит потреблять молодому поколению из-за его простоты и удовольствия.
Еще один отличный способ использовать данные — это понять, кто ваши внутренние влиятельные лица, чтобы вознаградить их, и сделать их послами вашего бренда .
📚Читайте: 5 лучших коммуникативных навыков и способы их улучшения
Благодаря Smarp компании по всему миру сумели преобразовать свои организационные коммуникации с помощью данных, доступных через наше решение для коммуникации с сотрудниками.
9. Смотрите, как трансформируется ваше рабочее место
Это лучший шаг в вашей новой стратегии корпоративных коммуникаций!
Если вам удастся успешно выполнить все вышеперечисленные шаги, вся ваша корпоративная культура преобразит . Ваши сотрудники будут гораздо более довольны своей работой и компанией в целом, что приведет к повышению уровня вовлеченности сотрудников и производительности.
Даже если этот процесс может показаться нелегким для реализации, тяжелая работа окупится, и ваша окупаемость инвестиций будет очевидна.
Стоимость плохой организационной коммуникации
Как было показано ранее в этом сообщении в блоге, организационная коммуникация — это тема, на которой предприятиям следует сосредоточиться больше. Однако, согласно исследованию Общества управления человеческими ресурсами (SHRM), многие компании теряют деньги из-за плохой коммуникации.
Одно исследование 400 компаний со 100 000 сотрудников показало, что в среднем убытков на компанию составляют 62,4 миллиона долларов в год из-за неадекватной связи с сотрудниками и между ними.
Кроме того, недопонимание обходится небольшим компаниям со 100 сотрудниками в среднем в 420 000 долларов в год.
Более того, неэффективное общение может усилить недопонимание, разрушить отношения, подорвать доверие, снизить производительность сотрудников и усилить разочарование на рабочем месте.
Повысьте эффективность своей организационной коммуникационной стратегии с помощью Smarp
Smarp — это мобильная коммуникационная платформа для сотрудников, разработанная для , чтобы помочь организациям улучшить взаимодействие на рабочем месте и лучше общаться со своими сотрудниками, независимо от того, где они находятся.
Поскольку сотрудники тратят слишком много времени на поиск нужной информации, работодатели должны сделать этот процесс более рациональным и эффективным .
Благодаря технологиям внутренних коммуникаций, таким как Smarp, работодатели теперь могут доставлять персонализированный контент своим сотрудникам, общаться более аутентично, и улучшать отношения между сотрудниками.
Что дальше? Загрузите электронную книгу «10 принципов современного взаимодействия сотрудников», в которой мы делимся советами и передовыми методами успешного общения с вашими сотрудниками в сегодняшнюю цифровую эпоху.
Что такое деловое общение? Зачем тебе это?
То, как мы общаемся с другими, настолько привычно для нас, что мы редко останавливаемся и думаем об этом. Это также означает деловое общение. В конце концов, организации — это не безликие сущности, а группы реальных людей.
Эффективная коммуникация влияет на процессы, эффективность и на все уровни компании.
В организациях с подключенными сотрудниками наблюдается всплеск производительности с до 25% .
Как повышение производительности на 25% повлияет на успех вашей компании? Вы бы заметили рост доходов?
Лучшее обслуживание клиентов и, следовательно, более счастливые клиенты? Более высокая прибыль?
Все вышеперечисленное (и многое другое)?
В этом руководстве мы расскажем все, что вам нужно знать, чтобы наладить успешный процесс делового общения.
Что такое деловое общение? Определение
Деловое общение — это процесс обмена информацией между людьми внутри компании и за ее пределами.
Эффективное деловое общение — это то, как сотрудники и руководство взаимодействуют для достижения целей организации. Его цель — улучшить организационную практику и уменьшить количество ошибок.
Важность делового общения также заключается в:
Варианты презентации / новые бизнес-идеи
Составление планов и предложений (деловая переписка)
Исполнительные решения
Достижение соглашений
Отправка и выполнение заказов
Успешная продажа
Эффективные встречи
Связано: Отчет о деловых коммуникациях показывает новые шокирующие тенденции в 2020 году
Вся организованная деятельность в компании опирается на процесс делового общения.Это может быть что угодно, от управленческого общения до технического общения с поставщиками.
И как только связь становится нечеткой, основные системы компании рискуют развалиться. Данные показывают, что 60% специалистов по внутренним коммуникациям не измеряют внутренние коммуникации. Возможные причины включают незнание, с чего начать, следующих шагов или , как рассчитать рентабельность инвестиций .
Если вы чувствуете то же самое, подумайте об этом:
Сильные деловые коммуникации в компании, вероятно, приведут к более высокой вовлеченности сотрудников.
Компании с привлеченным персоналом демонстрируют рост операционной прибыли на 19,2% за 12-месячный период. Те, у кого низкий уровень вовлеченности, зарабатывают на 32,7% меньше.
Насколько успешнее вы были бы, если бы у вас было больше вовлеченности сотрудников?
И как вы можете обеспечить процесс делового общения, который сделает это возможным?
Ознакомьтесь с отчетом о деловых коммуникациях
Более 1000 профессионалов делятся полезными мыслями.
Типы делового общения
Давайте сначала выделим основные типы коммуникации в типичной организации.
Во-первых, у нас есть внутреннее деловое общение .
Внутреннее деловое общение может быть:
Связь снизу вверх: любое сообщение, исходящее от подчиненного к менеджеру. Или от другого человека выше по организационной иерархии.
Нисходящая коммуникация / Управленческая коммуникация : все, что исходит от начальника к подчиненному.
Боковое общение / Техническое общение : внутреннее или межведомственное общение между коллегами
Затем есть внешнее деловое общение .
Внешнее деловое общение — это любой обмен сообщениями, который покидает ваш офис и внутренний персонал. Это включает в себя работу с клиентами, поставщиками или всем, что влияет на ваш бренд.
Все коммуникации в этом спектре можно разделить на четыре типа делового общения.
Получение и получение инструкций и заданий как восходящих, так и нисходящих. Это включает эффективное делегирование от одного человека другому. Большинство проблем в бизнесе начинаются с нечетких коммуникаций в этой области.
Обмен и обсуждение информации, в том числе обмен информацией на собраниях. Когда связь в этой области не работает, задачи выполняются неправильно или вообще не выполняются.
Обратная связь, исправления и дисциплина для людей, которые вам подчиняются, чтобы они могли обладать знаниями и инструментами, необходимыми для лучшего выполнения своей работы. Хорошая и полезная обратная связь — ключевой навык для любого, кто занимает руководящую позицию. Здесь также играют роль невербальное общение и язык тела.
Встречи и обсуждения для решения проблем и принятия решений. Эти обсуждения считаются одними из самых важных для любой организации. Это требует более высокого критического мышления и более совершенных коммуникационных технологий.
Методы делового общения
Когда на самом деле происходит деловое общение, это либо устно , либо письменное .
Кроме того, общение осуществляется либо лично / лицом к лицу , либо удаленно .
Ни один из этих вариантов не является лучше или хуже для вашей компании сам по себе и полностью зависит от контекста.
Письменное общение отлично подходит для документирования принятых решений и действий, а также для составления стратегий и планов. Вербальные взаимодействия позволяют мгновенно генерировать идеи и открывать поток мыслей.
Некоторые компании находятся в одном офисе. У некоторых есть офисы в разных часовых поясах. Другие полностью удалены и не имеют физического местоположения ( Buffer и Zapier — отличные примеры компаний, не зависящих от местоположения).Это методы делового общения, применимые к некоторым или всем вышеперечисленным сценариям:
1) Связь через Интернет
Сюда входят повседневные каналы связи, такие как электронная почта и приложения для обмена мгновенными сообщениями (такие как Slack, Hangouts или даже Nextiva Chat).
Преимущества электронной почты и сообщений заключаются в возможности вести частные беседы в загруженной офисной среде, а также обмениваться сообщениями сразу с множеством людей — от нескольких до сотен.
2) Телефонные встречи
Phones устранил географический барьер для проведения продуктивных и динамичных встреч. Это позволяет лучше обмениваться идеями благодаря невербальному общению (тон голоса) по сравнению с письменным общением. Облачные телефонные системы могут ускорить процесс адаптации и совместной работы команды.
3) Видеоконференцсвязь
Отличные системы видеоконференцсвязи позволяют людям в удаленных местах проводить встречи, которые кажутся максимально приближенными к личным встречам.Они делают телефонные встречи на шаг впереди.
4) Лицом к лицу встреч
Личные встречи могут помочь бизнесу быстро продвигаться вперед с идеями. Исследования показывают, что личные встречи генерируют больше идей, чем виртуальные.
Связано: Деловые коммуникации: 10 лучших примеров обслуживания клиентов
Тем не менее, для эффективных встреч важно иметь твердую повестку дня. 46% сотрудников редко или никогда не покидают встречи, зная, что им делать дальше.
5) Отчеты и официальные документы
Документирование действий, которые влияют на других людей и отделы, является важной частью хорошо отлаженной системы делового общения.
Возможность сослаться на письменный документ в любой момент снижает вероятность путаницы или разногласий и обеспечивает дополнительную ясность в общении.
6) Презентации
Презентации, поддерживаемые отчетами и презентациями PowerPoint, часто используются для проведения собраний с большими группами.
Они отлично подходят для обмена новыми идеями таким образом, чтобы оставлять место для вопросов и любых уточнений.
7) Форумы и ответы на часто задаваемые вопросы
Внутренняя область, где сотрудники могут отвечать на часто задаваемые вопросы по различным темам отдела и задавать новые, которые сделают их более продуктивными и актуальными.
8) Опросы
Внутренние опросы клиентов и опросы клиентов — идеальный способ собрать отзывы и оценки по важным темам.Опросы способствуют созданию здорового цикла улучшений с обратной связью и открывают канал связи между всеми уровнями внутри организации.
Связанный: 60+ Вопросы для опроса удовлетворенности клиентов, которые можно взять напрокат
9) Деятельность по управлению клиентами
Это может включать любую деятельность по работе с клиентами. Примеры включают поддержку в чате, системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), процесс адаптации клиентов, отзывов клиентов, и многое другое.
Следующий логичный вопрос, который у вас, вероятно, возникнет:
Какие деловые коммуникации методы нужны моему бизнесу?
Ответ во многом зависит от размера и предпочтений вашего бизнеса. Не существует универсального решения. Одно можно сказать наверняка: вы настроите себя на успех, используя только бизнес-коммуникаций методы, которые вам нужны, и фактически будете использовать .
Например:
Вам нужна доска форума, поэтому вы и ваши сотрудники потратите недели на поиск лучшего решения и его настройку.
Через некоторое время вы узнаете, что никто не использует его, потому что они быстрее получают ответы от своей команды или документов. Ненужное решение стоило вам драгоценного времени и денег.
Или вы устанавливаете качественную систему видеоконференцсвязи, когда на самом деле вам нужна только надежная бизнес-телефонная система для проведения удаленных встреч.
Каждый бизнес будет использовать общение через Интернет. Однако все остальные методы будут зависеть от обстоятельств конкретной компании.Найдите время, чтобы внимательно обдумать ценность каждого из них для вашей уникальной ситуации.
Проблемы, которые может решить эффективное деловое общение
Четкое и эффективное деловое общение имеет решающее значение для команд, сотрудников, менеджеров и руководителей , чтобы они могли выполнять свою работу и выполнять свои обязанности .
Без правильных процессов и инструментов поток информации прерывается, и люди остаются в неведении. Это может привести к серьезным последствиям для компании: от недовольства сотрудников и клиентов до упущенной выгоды.
Прозрачный поток информации — очевидная всеобъемлющая цель процесса делового общения. Но какие более глубокие проблемы решает успешное деловое общение ?
1) Перегрузка электронной почты и отсутствие повседневной продуктивности и ясности
На многих рабочих местах люди просто перегружены количеством сообщений, которые они получают за один день. В своей книге «Сообщение не получено» Фил Саймон сказал, что средний человек получает от от 120 до 150 писем в день .
Мы легко теряем или полностью упускаем из виду важную информацию. Имея систему бизнес-коммуникации, компании могут уменьшить количество отвлекающих факторов, цифровых технологий и создать пространство для идей и размышлений.
2) Горизонтальные и вертикальные силосы связи
Часто команды и отделы не обмениваются важной информацией. В других случаях нет простого способа связаться с менеджером отдела, когда внутри команды возникла проблема.Эти разрозненности образуются легко и часто незаметно для всех, но их легко исправить с помощью плана коммуникации.
3) Плохая связь с удаленными сотрудниками
Удаленная работа никуда не денется. Отчет о состоянии удаленной работы из Buffer показывает, что подавляющее большинство сотрудников хотели бы работать удаленно хотя бы часть времени.
Они перечисляют сотрудничество и общение в числе трех основных проблем, когда дело доходит до удаленной работы, что доказывает ценность правильных систем связи.
Связано: Telecommuting Technology: Essentials for Remote Work
4) текучесть кадров / низкая вовлеченность сотрудников
Потеря идеальных людей из вашей организации подвергает риску вашу способность обслуживать клиентов. К тому же это дорого.
Потеря сотрудника может стоить в раза больше годовой зарплаты , но когда компании действительно общаются эффективно, они на 50% с большей вероятностью сообщат об уровне текучести кадров ниже среднего по отрасли.
5) Плохое обслуживание клиентов
Если в организации плохая коммуникация, когда дело доходит до обслуживания клиентов , случаются две вещи. Во-первых, сотрудники, работающие с клиентами, не получат нужной информации. Во-вторых, клиенты почувствуют низкий моральный дух сотрудников и получат негативный опыт.
Фактически, одно исследование показало, что улучшение отношения сотрудников влияет на удовлетворенность клиентов, что затем приводит к увеличению доходов.
5 шагов для настройки процесса делового общения

Надежный процесс делового общения важен для счастья ваших сотрудников и клиентов. В конечном итоге это приводит к финансовой стабильности.
Согласно одному отчету, 29% сотрудников считают, что их текущие инструменты внутреннего обмена данными не работают.
Вот некоторые из причин, которые они перечислили:
Нерелевантная информация, исключение, нечестность и отсутствие доступа к ключевой информации — это то, с чем, вероятно, столкнулись и ваши сотрудники.
Исследование Salesforce показало, что 86% руководителей, сотрудников и преподавателей считают неэффективное общение причиной сбоев на рабочем месте.
Мы больше не можем игнорировать важность командной работы и химии и их влияние на производительность, вовлеченность и защиту сотрудников. Вот шаги, которые вы можете выполнить, чтобы обеспечить успешный процесс делового общения.
1) Проведите аудит своего текущего состояния делового общения и установите цели
Независимо от стадии вашего бизнеса, вам необходим план бизнес-коммуникаций.
Тем не менее, вы сделаете его наиболее полезным, если сосредоточитесь на тех областях, которые сейчас нуждаются в наибольшем улучшении, а затем продолжите свой путь ко всем остальным областям.
Например, это могут быть некоторые из причин, по которым ваше сообщение требует повторного посещения:
Низкая удовлетворенность сотрудников или высокая текучесть кадров
Объемы производства по компании ниже ожидаемых
Быстрый рост, ведущий к потере информации
Непрозрачность информации из-за удаленной работы
Вы можете столкнуться с несколькими из них или с совершенно другим сценарием.Определите его и на его основе установите цели для вашего бизнес-коммуникационного процесса. Например, ваши цели могут включать:
Определенная текучесть кадров или степень удовлетворенности
Уровень удовлетворенности клиентов
Количество реализованных проектов
Количество взаимодействий между отделами
… и другие.
2) Определите основные группы в вашей организации и их отношения друг с другом
Изучите структуру своей организации и все группы, участвующие в ее способности функционировать.
Обратите внимание на каждую группу, которой требуется информация для функционирования. Это должно включать:
Горизонтальная классификация , т. Е. Отделы (операции, маркетинг, дизайн, человеческие ресурсы, продажи, поддержка клиентов, финансы и т. Д.)
Вертикальная классификация : профессионалы в командах, руководители групп, руководители отделов, руководители
Внешние группы : клиенты, поставщики, партнеры и др.
Отсюда, учитывая работу, которую они выполняют на постоянной основе, и ожидаемые результаты.Определите, как им нужно общаться, чтобы выполнять свою работу.
В зависимости от размера вашей компании это может оказаться сложной задачей, поэтому уделите себе достаточно времени. Вот некоторые из основных вопросов, на которые нужно ответить:
Какие команды и люди должны с кем разговаривать ежедневно? А как насчет еженедельного, двухнедельного и ежемесячного?
Какое общение происходит только тогда, когда продолжается кризис ?
Как менеджеры и руководители групп поддерживают прогресс в своих отделах? Как работает отчетность?
Есть ли библиотека знаний, которая может сократить количество ненужных встреч и разговоров?
Какие проекты и процессы требуют одобрения других сотрудников компании? Как запрашиваются и упрощаются утверждения?
Как минимум, эти ответы должны дать вам представление о необходимом количестве электронных писем, сообщений, звонков, встреч и документов, чтобы все произошло в установленные сроки.
3) Определите методы коммуникации
Затем выберите методы коммуникации, которые соответствуют целям вашего делового общения, а также взаимодействию между основными группами в вашей компании.
Просмотрите список методов связи, которые мы обсуждали ранее, и обязательно добавьте любые уникальные для вашей компании:
Связь через Интернет
Телефонные встречи
Видеоконференцсвязь
Личные встречи
Отчеты и официальные документы
Презентации
Форумы и часто задаваемые вопросы
Обзоры
Деятельность по управлению клиентами
Какие из них необходимы вашей организации для достижения своих целей? Что необязательно и может встретить сопротивление при усыновлении? Какие из них создают риск добавления слишком большого количества инструментов и должны быть упрощены?
Реалистично оценивайте свои потребности.
Например, стартап из пяти человек, где все работают в одном офисе, скорее всего, сосредоточится на:
Связь через Интернет
Личные встречи
Управление клиентами
Полностью удаленная компания из 50 человек вложит больше ресурсов в:
Телефонная и видеоконференцсвязь
Документирование организации, чтобы иметь возможность тщательно отслеживать свои процессы
Крупное глобальное предприятие, вероятно, будет использовать все перечисленные методы связи и для многих из них будут выделены специальные группы.
4) Выберите подходящий инструмент
Нет справочника, который определял бы, какие инструменты лучше всего подходят для каждой цели.
Gmail против Outlook. Google Диск против Dropbox. Slack против Nextiva Chat.
Битвы продолжаются, но ваш выбор полностью зависит от ваших предпочтений и ваших предпочтений.
Хотя мы не можем дать вам список программных инструментов и оставить вас в покое, мы можем поделиться этими советами, когда дело доходит до выбора правильных инструментов:
Используйте облачное хранилище для хранения важных документов и других данных.Включите автоматическую синхронизацию и резервное копирование, чтобы избежать человеческой ошибки и забыть вручную сохранить в нее информацию.
Используйте единую платформу для электронной почты и календарей.
Используйте единый инструмент для обмена сообщениями в чате. Например, если некоторые люди используют Slack и другие Hangouts в своих Gmail, это вызовет трения и замедлит общение.
Внедрите простую в использовании и надежную телефонную систему VoIP для бизнеса , если многие из ваших встреч проходят удаленно.
Разработайте брендовые и редакционные правила, детализирующие тон голоса и использование элементов бренда.Таким образом, все общение становится единым, внутренним и внешним.
5) Задокументируйте процесс
Наконец, запишите все, что вы делаете во время этой настройки, и превратите в общий документ, видимый для всей организации.
Таким образом, каждый сотрудник может обратиться к специально разработанному коммуникационному плану и решить, какое действие лучше всего подходит для ситуации, в которой он находится.
Этот документ также поможет новым сотрудникам легко освоить все инструменты и передовые методы коммуникации.
Вы можете создать повторяющееся календарное напоминание для себя и своей команды, чтобы пересматривать документ раз в квартал. Таким образом вы убедитесь, что план по-прежнему служит наилучшему назначению, и при необходимости обновите его.
Ваш Успех компании начинается с общения
Плохая коммуникация несет в себе слишком много рисков для организации, чтобы их можно было подсчитать.
Однако отличное общение дает возможность для выдающегося взаимодействия с сотрудниками и клиентами.Это обеспечивает ясность, более значимые результаты и рост доходов и прибыли.
По теме: что такое телефон VoIP и как он работает?
Независимо от того, есть ли у вас система делового общения или вы еще не создали ее, не забудьте:
Установите и пересмотрите свои коммуникационные цели как компании, исходя из текущего состояния коммуникации в вашей компании
Определите всех, кто участвует в процессах, которые заставляют вашу компанию выполнять свою работу день за днем
Проанализировать их потребности в общении друг с другом и определить методы, которые делают возможным информационный поток
Найдите наиболее подходящие инструменты и платформы, которые позволят использовать указанные вами методы
Сделайте эту настройку прозрачной для всей организации
В результате вы увидите счастливых, продуктивных людей, готовых работать над проектами и добиваться значимых результатов на благо всех участников.

Структура делового общения: Структура делового общения

1.2. Структура делового общения: виды ,цели и формы.

Глава 3. Структура делового общения

Психологическая структура и механизмы делового общения.

Структура делового общения — Студопедия

Тема ПОНЯТИЕ, СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ — презентация на Slide-Share.ru 🎓

Первый слайд презентации: Тема ПОНЯТИЕ, СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Слайд 2: ДОКЛАДЧИК:

Слайд 3: ВОПРОСЫ

Слайд 4: Литература:

Слайд 5

Слайд 6

Слайд 7: Виды делового общения:

Слайд 9: формы делового общения:

Слайд 10: Деловое общение требует соблюдения условий :

Слайд 11

Последний слайд презентации: Тема ПОНЯТИЕ, СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ: СПАСИБО

Структура, виды и формы делового общения. Часть 1

Структура, виды и формы делового общения. Часть 1

Структура делового общения

Структура, функции и виды делового общения

Функции делового общения

Главная > Реферат >Психология

Психология и этика

Предмет дисциплины

Формы

Структура делового общения | Малый бизнес

Независимый

Матрица

Предпринимательская

Пирамида

Каналы связи

Структура и линии связи в организации | Малый бизнес

Типы организационных структур

Линии связи

Структура бизнес-коммуникаций

Ограничения на коммуникацию

Структура коммуникации в организациях

Структура связи в цепочке

Круговая коммуникационная структура

Звёздная коммуникационная структура

Структура связи всех каналов

Почему важно понимать структуру организации бизнеса для эффективного делового общения?

4 основных типа организационных коммуникаций [за и против]

Типы организационных коммуникаций

Неформальное и официальное общение

Вертикальная и горизонтальная связь

Связь между коммуникациями и сотрудничеством

Как организационная коммуникация влияет на производительность?

Проблемы организационной коммуникации

Принимая во внимание размер

Как обеспечить подотчетность?

Создание плана, актуального для всех

Оптимальные методы организационного коммуникационного плана

Оцените текущее состояние корпоративных коммуникаций

Подумайте о внедрении цифровых инструментов

Найдите способы апеллировать к различным стилям общения

Напоминать сотрудникам, почему они приходят каждое утро

Избавьтесь от ненужных бункеров

Как использовать ProsperForms для эффективного общения на рабочем месте:

Как настроить обновления статуса:

9 шагов для создания успешной стратегии

Что такое организационная коммуникация?

15 целей эффективной организационной коммуникации

Организационные коммуникации при COVID-19 раз

Ключевые статистические данные по организационной коммуникации во время вспышки

9 шагов для создания успешной организационной коммуникационной стратегии

1.Свяжите свой организационный план коммуникаций со своей бизнес-стратегией

2. Поймите свою аудиторию

3. Привлечь всех сотрудников

4. Создавайте интересный и релевантный контент

5. Распространяйте свой контент по нужным каналам

6. Внедрите правильные коммуникационные технологии

7. Измерьте результаты

8. Используйте свои данные для улучшения своей корпоративной коммуникационной стратегии

9. Смотрите, как трансформируется ваше рабочее место

Стоимость плохой организационной коммуникации

Повысьте эффективность своей организационной коммуникационной стратегии с помощью Smarp

Что такое деловое общение? Зачем тебе это?

5 шагов для настройки процесса делового общения