ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ

Деловое общение –  форма общения, опирающаяся на принципы делового этикета, направленная на  взаимодействие с лицами или группой лиц(организация) для осуществления взаимовыгодных результатов.

Этика делового общения. Люди принимающие участие в деловом общении придерживаются официального стиля общения и ориентированы на решение и достижение поставленных задач. Культура делового общения всегда уместна.

Роль делового общения.

Навыки успешного делового общения и понимание особенностей личности собеседника, его интересов,  следует считать определяющим фактором в процессе ведения   деловых встреч.  Этика делового общения преобладает не только в деловых переговорах, но и в повседневной жизни — позволяя эффективно взаимодействовать с окружающими.

Особенности делового общения заключаются в том, что собеседник в процессе диалога выступает как значимая личность; Заинтересованность людей, в процессе делового взаимодействия, характеризует хорошее взаимопонимание в поставленных задачах; Первостепенная задача делового общения — продуктивное и эффективное  сотрудничество.

Психология делового общения.

Общение является высшей формой психической деятельности и свойственно всем разумным существам на земле, но лишь у человека оно достигает самых совершенных мыслительных процессов — является опосредованным и осознанным, приобретая знаковую систему кодирования образов, становится речью.

Нет такого периода в жизни человека, даже самого непродолжительного, при котором он бы не находился вне процесса взаимодействия с людьми. Процесс делового общения часто является важным фактором в какой-либо совместной деятельности людей и служит методом улучшения качества и результата их взаимодействия.  Содержанием такого взаимодействия является то, чем люди заняты, что является для них общей задачей, а не личные проблемы, которые касаются их внутреннего мира.

Деловое общение — это процесс взаимодействия между людьми, при котором осуществляется обмен информацией касающейся деловых задач, способствующем достижению определенного результата в совместной деятельности.

Нормы делового общения.

Под нормами подразумевается  наличие регламента, то есть формальное следование определенным правилам, которые определяются особенностями менталитета и стиля поведения, сложившимися на данной территории, а также профессиональными этическими принципами делового общения, устоявшимися в данном профессиональном круге лиц.

Виды делового общения.

Деловое общение условно делится на два вида:

1. Прямое (непосредственный прямой контакт. С глазу на глаз или телефонный разговор.)

2. Косвенное (когда в процессе взаимодействия существует некая временная задержка, то есть электронные письма, деловые записки, коммерческие предложения и т.д.).

Прямое деловое общение обладает большей эффективностью, силой психологического внушения и воздействия, косвенное деловое общение , к сожалению, не обладает столь большим потенциалом, в нем действуют скорее формальные факторы, нежели чем личностное участие. Наиболее  чаще всего применяемым видом прямого делового общения является деловая беседа. Под деловой беседой понимают межличностный вербальный диалог нескольких участников с целью разрешения поставленных деловых задач или налаживания деловых отношений.

Деловое общение отличают от неформального тем, что в его процессе установлены конкретные цели и задачи, которые требуют определенного результата, что не позволяет нам пренебречь процессом взаимодействия с собеседником или несколькими участниками в любой момент.

Ни один из людей, который крутится в сфере бизнеса в настоящее время не может избежать процесса делового взаимодействия, будь это собственный персонал фирмы, партнеры по бизнесу, представители власти, сотрудники судебных или правовых служб, и все это требует наработанных навыков и знаний в области психологии делового общения.

Качества и навыки позволяющие адекватно и правильно  вести себя во время беседы – одно из ключевых составляющих успеха делового человека. Умение продуктивно реализовывать этот процесс делового общения является одним из первых необходимых навыков для того, кто хочет добиться успеха в деловой и личной сфере.

понятие, виды и особенности :: BusinessMan.ru

Коммуникация в общем смысле представляет собой информационный обмен между людьми или их группами. Бывают межличностные, социальные (функционально-ролевые), деловые коммуникации. Предметом нашего разговора станет последний вид.

Что это такое?

Деловая коммуникация – это взаимодействие в сфере официальных отношений, целью которого является решение конкретных задач, достижение определенных результатов, оптимизация какой-либо деятельности. При этом у каждого участника есть свой статус – начальник, подчиненный, коллеги, партнеры.

Если общение происходит между людьми, находящимися на разных ступеньках карьерной лестницы (руководитель и исполнитель), то имеет место вертикаль отношений, то есть субординационные отношения. Если взаимодействие ведется на принципах равного сотрудничества, то это горизонтальные отношения.

Именно деловые коммуникации человек ежедневно осуществляет на работе, в университете, в школах, официальных учреждениях. Так называется общение преподавателей и студентов, начальников и подчиненных, коллег, партнеров и конкурентов.

От того, насколько собеседник знаком с правилами, формами и методами подобных коммуникаций, зависит, удастся ли ему достичь поставленной цели. Партнеры должны говорить на одном языке (как в прямом, так и в переносном смысле), понимать друг друга, иметь общий социальный опыт.

Условия деловой коммуникации

Чтобы деловая коммуникация была результативной, следует соблюдать ряд условий:

1. У общения должна быть понятная цель, в достижении которой заинтересованы все вовлеченные в процесс лица. Например, налаживание связей, заключение договора, согласование мероприятия, разработка условий сотрудничества и т. д.
2. Участникам следует контактировать друг с другом вне зависимости от симпатий и антипатий.
3. Обязательно соблюдение делового этикета, субординации, должностных ролей, формальных ограничений.

Под формальными ограничениями понимаются как различные регламенты, распорядки и протоколы, так и банальная необходимость контролировать силу собственных эмоций и уважать собеседника.

Также руководитель или другой максимально заинтересованный участник должен позаботиться о том, чтобы деловая коммуникация была управляемой. Нужно мотивировать участников на поиск решения, иначе они будут просто пассивными наблюдателями встречи, которые не предлагают никаких идей.

Формы деловой коммуникации

Две основные формы коммуникации – это контактное (непосредственное) общение и косвенное (опосредованное).

В первом случае собеседники общаются с глазу на глаз и имеют возможность оценить невербальное поведение друг друга, поэтому результативность такого контакта выше. Во втором случае взаимодействие происходит с помощью каких-либо средств связи – телефона, писем и т. д.

Если говорить более конкретно, то наиболее часто встречаются следующие формы деловой коммуникации:

1. Совещание.
2. Презентация.
3. Деловая беседа.
4. Переговоры.
5. Телефонные переговоры.
6. Обмен официально-деловыми документами (заявление, договор, доверенность, служебная записка).
7. Консультация.
8. Интервью.
9. Публичное выступление, конференции.

В свою очередь, используя отдельные формы деловой коммуникации, участники могут применять конфронтационный или партнерский подход. Первый вариант представляет собой противостояние: каждая сторона намерена победить. Партнерский подход предусматривает поиск такого решения, которое будет приемлемо для всех участников.

Этапы

Несмотря на то что виды деловых коммуникаций бывают разными, для них почти всегда характерны несколько этапов:

1. Подготовка. Это постановка задач, целей, сбор и анализ информации, определение стратегии поведения. Ведь деловая встреча или переговоры не организуются для того, чтобы поболтать «ни о чем» и узнать, как обстоят дела в личной жизни у собеседников.
2. Планирование. Встречу можно провести спонтанно, но все же считается, что профессионал должен иметь четкий план: что он будет говорить, как аргументировать, что конкретно он хочет получить от второй стороны.
3. Дискуссия – обсуждение идей, предложений, нахождение общих точек интереса, принятие совместного решения.

Эта схема наиболее актуальна для переговоров. Другие виды коммуникаций могут включать не все этапы. «Холодный» телефонный звонок или выдача инструкций, например, могут и не предполагать какого-либо обсуждения.

Стили делового общения

Выделяют не только виды деловых коммуникаций, но и стили. Когда речь идет о профессиональном взаимодействии, чаще всего используются следующие:

1. Официально-деловой. В свою очередь, имеет административно-канцелярский, законодательный и дипломатический подстили. Для деловой беседы характерны речевые клише и определенные коммуникативные формы.
2. Научный. Используется при подготовке докладов, выступлений на семинарах и лекциях.
3. Публицистический. Сюда относится любое выступление на публике, в том числе через средства массовой информации.
4. Разговорно-бытовой. Неформальные отношения имеют место и в профессиональной среде, а в отдельных компаниях даже поощряются. Не всегда же коллеги общаются исключительно с помощью докладных записок. Однако необходимо понимать, где такой стиль уместен, а где нет.

Особенности делового общения

Почему же деловая коммуникация требует предварительной подготовки к общению заранее? Во-первых, люди не просто так тратят личное и рабочее время на официальные встречи, и никто не захочет ждать, пока инициатор соберется с мыслями. Во-вторых, не всегда вторая сторона заинтересована в каком-либо взаимодействии либо же настроена на сотрудничество, но видит его совершенно иначе.

Как известно, второго шанса на первое впечатление не будет. Необходимо уметь наладить контакт, чтобы все участники получили настрой для обсуждения. Если вторая сторона изначально не планировала совместную работу, то следует хотя бы заинтересовать собеседника и договориться с ним о встрече в более удобное время.

На международном уровне имеются свои особенности деловой коммуникации, ведь разные культурные особенности могут сильно мешать ходу переговоров. Например, американцы привыкли приходить на встречу вовремя и после короткого приветствия переходить к делу. Арабы тоже пунктуальны, но деловой разговор начинают издалека, сначала обсуждая природу-погоду-еду. Итальянец не видит ничего ужасного в опоздании на встречу и тоже приступает к деловой дискуссии не сразу. А японец станет избегать прямого взгляда во время разговора.

Таким образом, мы узнали, что такое деловая коммуникация, в чем ее особенности, какие формы, виды и стили для нее характерны.

Правила делового общения, формы, принципы, норма, средства, цели и организация

Перечень основных правил
Процессы делового общения
Формы и цели бизнес коммуникации
Принципы и средства делового общения
Роль и характеристика
Организация делового общения
Заключение

Правила делового общения – нормы, стандарты, используемые в ходе общения, цель которого заключается в решении определенной задачи в сфере экономических, а также социально-правовых отношений. Их применение обязательно, если поставлена цель бесконфликтно и грамотно решить задачу. Использование таких норм – общепринятая закономерность среди деловых людей, заботящихся о своем имидже и репутации. Поэтому их следует знать, как и правила деловой переписки, чтобы иметь возможность результативно вести бизнес деятельность.

Основные правила

• Пунктуальность – проявление уважительного отношения к партнерам. Для соблюдения пунктуальности деловые люди используют планирование.
• Немногословность. Не следует говорить лишнего. Это касается как общения на тему решения конкретной задачи, так и личной жизни сотрудников, коллег, партнеров.
• Уважение к коллегам, партнерам. В деловом общении нет места любопытству, эгоизму, нетерпимости. Необходимо уважать мнение собеседника, каким бы неправильным оно вам не казалось.
• Использование правильного языка. Умение вести беседу, заинтересовывать в процессе общения.
• Умение четко формулировать цель беседы, разговора, переговоров и пр.
• Сохранение самообладания, контроля над чувствами, эмоциями. Спокойное общение без грубостей, даже если собеседник ведет себя неподобающим для делового человека образом.
• Необходимо придерживаться делового стиля одежды. Дресс-код влияет на особенности и итог делового общения.
• Отсутствие ненужных жестов при встрече. Кроме рукопожатия, никаким другим образом не нужно прикасаться к собеседнику.

Процессы делового общения

Процесс бизнес общения – это не только разговоры и переписка. Это понятие охватывает эмоции, жесты, манеры. Исследования показывают, что более 60-70% общения строится на невербальной коммуникации. И только примерно 30-40% — на вербальной.

При вербальном процессе применяются правила речевой коммуникации. Сюда же можно отнести и речевой этикет, соблюдение которого позволяет на более цивилизованном уровне строить бизнес отношения. Существуют правила и невербального процесса общения. Они касаются языка жестов, мимики, общего поведения человека. Это уже отдельное крупное направление, которое при желании каждый может масштабно изучить. Тому помогут тренинги по этикету, которые проводятся нашей компанией. Из основных же вышеперечисленных правил сюда можно причислить контроль над эмоциями. Недопустимо грубое общение, излишняя резкость. Эмоциональность при ведении тех же переговорах не должна присутствовать.

Формы и цели делового общения, его функции

Существует несколько форм делового общения. Основными из них являются:

• Беседа;
• Переговоры;
• Дискуссия;
• Совещание;
• Собрание;
• Переписка;
• Выступление.

Каждая из перечисленных форм имеет свои особенности. Однако при всех соблюдаются общие правила делового общения. К примеру, уважение к оппонентам присутствует при каждой форме. Другим примером может являться правило пунктуальности. Опаздывать на те же переговоры недопустимо.

Если говорить о цели делового общения, то она определяется как воздействие на окружающих. Такое воздействие выражается в стремлении склонить оппонентов к каким-то действиям, поступкам, изменить их мнения, добиться от них желаемого в бизнес рамках. Дополнительной целью можно назвать стремление узнать о собеседнике больше информации, чтобы при дальнейшем общении использовать ее для достижения главной цели. При этом соблюдаются правила, к примеру, ведется беседа в вежливой форме, так как в общении деловых людей недопустимо невежливое отношение к оппоненту.

Функции делового общения:

• Информационно-коммуникативная – связанная с накоплением, формированием, а также передачей, приемом информации;
• Регулятивно-коммуникативная – предполагающая корректирование поведения, выбор способов воздействия на оппонента;
• Эффективно-коммуникативная – выражающаяся в становлении эмоциональной оболочки собеседников.

Принципы и средства делового общения

Принципы делового общения:

• Межличностность

Деловые контакты характеризуются межличностностью. Общение касается обсуждаемых, интересуемых стороны тем, а также демонстрирует отношение друг к другу.

• Целенаправленность

Деловая коммуникация всегда строится на достижении какой-то цели.

• Непрерывность

Общение происходит непрерывно. Даже если оппонент молчит, о том, что он, к примеру, думает, можно понять из особенностей его поведения. Любое поведение способно нести в себе ту или иную информацию.

• Многомерность

В процессе общения происходит не только информационный обмен. Оппоненты в ходе коммуникации корректируют свои взаимоотношения.

При коммуникации используются те или иные средства общения: вербальные и невербальные. К вербальным относится речь. У делового человека она должна отличаться точностью, понятностью, правильностью, чистотой, краткостью. Сюда же следует отнести умение слушать. От степени владения этим умением всегда зависит результат делового общения. Если человек не умеет слушать, то он не сможет общаться с партнерами, коллегами, клиентами так, чтобы общение было результативным и эффективным.

Важно! Культура речи и деловое общение – неотъемлемые друг от друга понятия.

К невербальным средствам относится интонация, жесты, мимика, позы и пр. Причем в деловом мире всем перечисленным моментам придается даже больше значения, чем словам. Для бизнесмена не только важно контролировать свое невербальное поведение, но и уметь правильно оценивать мимику, жесты, позы оппонента в деловом разговоре, беседе и т.д.

Психология делового общения: роль и характеристика

Деловое общение – многоплановый процесс развития отношений. Его роль важна. Нередко оппоненты забывают о ней, что приводит к разным проблемам. Необходимо знать о должном уровне общения в деловой среде, не завышая мнения о себе. При этом важно понимать, что роль делового общения разная, если оценивать ее с точки зрения статусности собеседников. Однако общее в ней присутствует – ее важность неоспорима.

Характеристика делового общения — это:

• Регламентированность – подчиненность определенным правилам, которые определяются видом общения, степенью официальности, целью, а также национальными, культурными традициями;
• Соблюдение ролевого амплуа. В разных коммуникативных ситуациях человеку приходится выступать в различной роли: начальника, подчиненного и т.д.;
• Ответственность за результат. Успешность деловой коммуникации определяется стратегией, тактикой, другими словами, умением четко формулировать свои цели и определять интересы оппонентов;
• Строгость в отношении к применению языковых средств. Недопустимо использовать ненормативную лексику, жаргон, вести грубый разговор, что является требованием этики делового общения.

Организация бизнес коммуникации

При организации делового общения действуют определенные правила. Они касаются подготовки с учетом разного результата, как позитивного, так и негативного. Требуется планировать время, создать соответствующую обстановку, подготовить свое эмоциональное состояние, ознакомиться с информацией о партнере.

Место общения не должно отвлекать, мешать коммуникации. При необходимости нужно предусмотреть оснащение – приготовить вспомогательные материалы, какие-то нужные документы и пр. Выбирая стратегию, тактику, следует определить направление, понять, чем можно будет пожертвовать в ходе общения. Процесс непосредственной коммуникации необходимо начинать с установления контакта с целью добиться создания благоприятной атмосферы. Важен процесс обмена информацией. Нужно уметь задавать вопросы, слушать оппонента, наблюдать за его поведением, правильно анализировать реакции собеседника.

Заключение

Правила, нормы делового общения, их соблюдение – важная составляющая деловой коммуникации. Без них невозможно наладить результативные бизнес отношения. При этом важно знать основы этики и эстетики, этикет делового общения. Их знание обеспечит грамотное ведение тех же переговоров, дискуссий и прочих видов деловой коммуникации.

Получить знания о правилах делового общения можно путем обучения руководителей, сотрудников, которым приходится выступать коммуникаторами для достижения важных для компании целей. Такое обучение организуется нашей компанией в форме тренингов. В результате участники тренинга делового общения обретают знания и умения, способствующие налаживанию эффективных контактов как внутри компании, так и за ее пределами.

что это такое, краткое описание, формы, виды, концепции, подходы, функции, этапы, этикет

Деловое общение — это процесс взаимодействия, целью которого является организация какой-либо деятельности (научной, производственной и так далее).

Психология делового общения

Наряду с деловым, выделяют учебное, игровое, досуговое общение, а также интимное и духовное.

Однако отличие делового разговора в том, что он подразумевает обмен информацией с целью достижения какого-либо результата в трудовой сфере.

Если, к примеру, учебное общение осуществляется с целью усвоения учебной информации (знаний), то ключевым предметом делового общения является дело. То есть, для такого общения характерна ограниченность в пределах одной темы или круга проблем, которые носят деловой характер и обсуждаются в официальной, рабочей обстановке.

Выделим 3 этических принципа делового общения:

1. Принцип Сверху Вниз: это обращение руководителя к подчинённому. Для поддержания авторитета руководитель не обсуждает с ним личные темы, держится соответственно статусу. Следует держать дистанцию, но не забывать о человеческом отношении к сотрудникам, вежливом обращении и благодарности за труд.
2. Принцип Горизонтали: общение коллеги с коллегой. Здесь важно показывать равное положение, не демонстрируя превосходства. Необязательно быть в команде, главное — не быть против неё, добиться взаимоуважения со всеми коллегами.
3. Принцип Снизу Вверх: обращение подчиненного к руководителю или руководству. Предпочтительно зарекомендовать себя как хорошего сотрудника, держаться уважительно, без попыток лести и подхалимства: этого не оценят ни коллеги, ни начальство.

Деловое общение: стили

Несмотря на то что деловое общение в целом характеризуется рабочей обстановкой, в разговоре с собеседником можно придерживаться определенной линии поведения, или «стиля», чтобы понять его настрой:

1. Фактический стиль поведения. Этот стиль призван оперировать фактами, опираясь на задокументированную информацию. Такой коммуникатор запоминает всё сказанное, поэтому следует проявлять педантичность, чтобы не оказаться загнанным в угол.
2. Интуитивный стиль поведения: более свободный и непринуждённый, призван найти творческое решение проблемы в процессе выдвижения вариантов.
3. Нормативный стиль. Он свойственен людям, которые придают большое значение соблюдению правовых норм. Необходимо также выказать интерес к соблюдению порядка для большего взаимопонимания.
4. Аналитический стиль общения показывает стремление к логическому обоснованию событий. При общении с таким коммуникатором стоит следить за упорядоченностью диалога и проявлять терпение.

Деловое общение: виды

Рассмотрев основные стили общения в рабочей обстановке можно перейти к видам рабочего диалога:

• Прямое общение характеризуется непосредственным контактом между собеседниками. Отличается результативностью, поскольку становится возможным эмоциональное влияние на собеседника.
• Косвенное общение характеризуется наличием дистанции между собеседниками. К косвенному общению относится деловая переписка — информация доносится в виде делового письма. При этом учитывается его оформление, емкость изложения, актуальность в течение определенного времени.

Формы реализации делового общения

Психология делового общения подразумевает коллективное взаимодействие, направленное на достижение результата, и разделяется на несколько форм.

Деловая беседа

Одна из основных форм делового общения. Это организованный на определенную тему разговор, в ходе которого предполагается решение поставленных задач (организационных, профессиональных и так далее).

Деловая беседа отличается тем, что осуществляется в немногочисленных группах, или вовсе происходит между двумя людьми (партнёрами, или начальником и подчинённым). Также беседа предполагает личный контакт, решает какую-то узкую проблему (например, проведение определенных мероприятий в компании) и используется между членами одной организации.

Можно выделить несколько подвидов деловой беседы в зависимости от цели разговора. Это может быть собеседование (при приёме на работу или увольнении), проблемная (решение задач производственного характера) или дисциплинарная беседа (вопросы, связанные с нормами и распорядками).

То есть, цель беседы:

• решение рабочих моментов, прояснение и уточнение деятельности сотрудников;
• анализ высказываний сотрудников, то есть общественного мнения ;
• желание одного собеседника повлиять на другого с целью изменения деловых отношений.

На основе деловой беседы могут сложиться условия для более дружеского неформального общения.

Для деловой беседы существуют правила:

1. Психологический контакт: занять удобную позицию, комфортное расстояние, добиться встречи взглядом и приветствия. Важно настроиться на партнёра по диалогу, учитывать его опыт, интересы, мыслительные и речевые особенности.
2. Рабочая атмосфера: снятие напряженности (это может быть шутка, личное обращение, комплимент с целью разрядить атмосферу) или непосредственный переход к делу (поставить перед фактом). Важно рационально организовать процесс общения, кратко и доходчиво изложить информацию, не отклоняясь от темы.
3. Акцентирование внимания на решении проблемы: возникновение аргументов и контраргументов. Необходимо разговаривать уважительно по отношению к каждому мнению, упрощая информацию для всеобщего понимания.
4. Успешное завершение беседы: достижение цели, принятия решения, резюмирование итогов.

Комплименты допустимы только при условии их искренности, поскольку лесть ощущается собеседником даже на подсознательном уровне. За комплимент в собственный адрес от постороннего лица необходимо поблагодарить. Критика также должна быть неагрессивной и опираться на факты, её целью является поиск улучшений, исправление ситуации. Критиковать следует не личность, а её действия.

Деловые переговоры

Это процесс взаимодействия для достижения компромисса, совместного решения, распределения обязательств. Отличие деловых переговоров заключается в том, что они носят официальный дипломатический характер и употребляются в процессе регуляции отношений между организациями, руководителями организаций, сообществами и так далее (в более широких группах, вне рамок конкретной организации).

В процессе переговоров явственно различаются две стороны, представленные малым количеством людей, преследующие свои интересы и налаживающие связи для решения собственных проблем. В этом заключается основное их отличие от деловой беседы, где поиск решения достигается одной группой с общими интересами.

Таким образом, цель переговоров:

• взаимная договорённость;
• решение конфликтных ситуаций;
• достижение компромисса;
• обоюдное решение интересующих задач;
• распределение обязанностей каждой из сторон.

Для правильного проведения переговоров необходимо придерживаться плана:

1. Подготовка к переговорам: стадия изучения предмета переговоров, анализ проблемы. Важно располагать информацией о партнёре, сформулировать собственные взгляды и иметь представление о взглядах партнёра. Необходимо также наметить план и методы (стратегии) проведения переговоров, спланировать организационные проблемы.
2. Этап ведения деловых переговоров: приветствие (спокойное, без личных обращений, приветливо-уважительное), введение в проблему с изложением конкретной позиции. Затем наступает период диалога, в ходе которого обе стороны высказывают свои варианты решения проблемы (или, образно выражаясь, «выторговывают» для себя удобное решение). В случае соглашения стороны приходят к завершению переговоров.

Следовательно, переговоры необходимы, когда нужно поставить определенные задачи для организаций, урегулировать их отношения между руководителями, обозначить позиции и узнать мнение оппонента.

Деловое совещание

Это общее собрание. Обсуждаются решения конкретных проблем, вопросы на повестке дня, улучшения, разработки и так далее. Главное отличие этой формы делового общения в том, что совещания предназначения для широкого круга заинтересованных лиц, включенных в рабочий процесс, с целью принятия общего решения.

Сфера применения деловых совещаний обширна: это научные конференции, политические съезды, военные заседания, семинары и другие собрания.

Темы для совещаний также варьируются от технических или кадровых до финансовых или административных.

По назначению можно выделить следующие типы совещания:

1. Информативное. Назначается с целью выслушать доклад каждого участника, чтобы получить общее представление о состоянии дел и подвести итоги.
2. Совещание, необходимое для принятия решения в случае конкретной проблемы. Участники разных подразделений высказываются в пользу того или иного решения, предлагают варианты, их мнения обобщаются.
3. Творческое. Обсуждаются новые идеи и перспективы развития.

Стиль проведения совещания также может варьироваться:

• Диктаторское: отсутствие дискуссий, озвучивается решение руководителя или организации, разрешены вопросы.
• Автократическое: руководителем озвучиваются вопросы, выслушиваются ответы.
• Сегрегативное: доклад руководителя, он же выбирает участников, которым разрешено высказаться.
• Дискуссионное: общепринятые решения, голосование с преимущественным голосом руководителя.
• Свободное: нет сформулированного плана, тематика импровизационно-варьированная, цель — поддерживание контакта между всеми сотрудниками.

Среди причин собрать совещание — проблема, которую нельзя решить в одиночку, или которая напрямую касается сотрудников. Также это может быть способ собрать максимальное количество вариантов решения ситуации.

Совещания могут собираться и в тех случаях, когда руководитель настроен демократично и хочет добиться доверия и расположения подчинённых для того, чтобы создать сплочённую и дружную команду. В этом случае особенно важно собирать сотрудников в рабочие часы — внеплановые собрания отнимают у людей свободное от работы время.

Чаще всего совещание производится по предварительно подготовленному плану, поскольку прежде нужно определиться, есть ли для этого необходимость. В повестке совещания, как правило, указывается цель совещания, тема, список вопросов, указаны докладчики, а также место, время начала и окончания.

Публичное выступление

Это одна из форм делового общения, в основе которой выступление с речью перед публикой. Выступления необходимы как сотрудникам (для демонстрации достижений, отчётов), так и руководителям (на тех же деловых совещаниях, к примеру).

Умение выступать на публике сопряжено с искусством ораторства, риторики — эта древняя наука остаётся актуальной и сейчас.

Ключевые моменты подготовки к выступлению:

• организатору любого события важно уметь позиционировать себя как лидера, обращать на себя внимание, заставлять окружающих прислушиваться к нему;
• цель публичного выступления: ознакомить слушателя с информацией презентационного характера. Выступающему необходимо свободное знание излагаемой темы, её грамотное, четкое и последовательное изложение;
• следует заранее изучить место выступления, чтобы лучше ориентироваться в пространстве, и ознакомиться с аудиторией, её примерным возрастом. К примеру, если средний возраст слушателей составляет больше тридцати лет, желательно избегать употребления молодёжного сленга, иметь презентабельный и деловой внешний вид;
• необходимо учитывать интересы слушателей, чтобы понять, как сделать тему доклада более актуальной и интересной в данной обстановке. Взрослых людей, в отличие от молодого поколения, сложно заинтересовать идеей, поскольку они имеют более практичный подход к жизни.

Перед выступлением необходимо как можно меньше нервничать и сконцентрироваться, существуют различные способы расслабления в волнительных ситуациях. Если вам не помогают никакие упражнения — обратитесь к специалисту, например, психологу Батурину Никите Валерьевичу.

В качестве итога выделим ряд специфических особенностей делового общения:

1. Нормативное закрепление стандарта поведения за каждым сотрудником организации. Характер общения формальный, эмоционально отстраненный, подчинен решению служебных задач.
2. Разное служебное положение предполагает определенное неравенство сотрудников. Ориентация на статусные позиции затрудняет обратный обмен информацией (информация поступает по иерархической схеме сверху вниз).
3. Мотивация с помощью премий, повышений, или проведения тренингов со специальными упражнениями. Необходима для улучшения работоспособности сотрудников.
4. Иерархичность и подчинённость структуре подразумевает отсутствие свободы действий у сотрудников, поскольку за принятие решений отвечает управляющий субъект.

Нельзя не отметить, что последнее время общение чаще происходит в виртуальном пространстве, поскольку объединяет большие массы людей на расстоянии благодаря появлению сетевых коммуникационных систем.

Роль делового общения усиливается по причине плотного глобального взаимодействия как на местном, так и на международном уровне. Именно поэтому психология делового общения имеет большое значение как в сфере труда, так и в социальном обществе в целом.

особенности, принципы, типы, этика и этапы ведения переговоров.

Деловое общение представляет собой коммуникацию в сфере бизнес-сотрудничества со своими правилами и регламентами. Его основной задачей является достижение конкретной цели в процессе бизнес-взаимодействия.

На практике используются различные виды делового общения, каждый из которых имеет свои особенности. Для того чтобы более полно раскрыть понятие делового общения, стоит рассмотреть его виды и формы и их особенности подробнее.

Функции делового общения

Деловое общение в организации помогает людям удовлетворить свою потребность в коммуникации, обмениваться опытом, познавать что-то новое, оценивать свои деловые качества. Правильно проведенные деловые переговоры позволяют поддерживать свою репутацию, имидж и добиваться успеха в бизнесе.

Также благодаря деловому общению можно эффективно себя презентовать. Кроме того, оно дает людям возможность построить доброжелательные отношения с будущими партнерами, что способствует плодотворному сотрудничеству.

Важной функцией делового общения является обмен информацией. На протяжении всей жизни люди передают друг другу свой опыт и знания. К примеру, когда починенный и его начальник обсуждают рабочие моменты, происходит обмен сведениями, которые помогают в дальнейшем работать эффективнее.

Еще одной функцией делового стиля общения считается возможность оказывать влияние на окружающих людей. Каждый человек старается воздействовать на кого-то, убедить, поддержать, уговорить и так далее. Это тоже очень важно, так как навык влияния на людей позволяет добиться многих успехов в жизни.

Основная задача делового общения — взаимодействие с партнерами, направленное на достижение взаимовыгодного соглашения.

Каковы принципы такого общения?

Для проведения успешных переговоров необходимо создать определенную атмосферу. Для ее достижения важно, чтобы партнеры максимально комфортно чувствовали себя в процессе общения. Поэтому необходимо знать, какие существуют основные принципы делового общения, которых следует придерживаться.

К ним относят:

• Контроль над эмоциями. Понятие принципов делового общения обязательно должно включать этот пункт. Это очень важный момент, так как эмоции могут за секунду разрушить даже давно построенные отношения и показать человека с негативной стороны. Не стоит реагировать, если собеседник повел себя несдержанно. Каждый должен четко понимать, что работа и эмоции – вещи несовместимые.
• Желание понять оппонента. Когда ведутся деловые переговоры, стороны должны внимательно относиться к мнению друг друга. Если один участник будет постоянно говорить только о своих интересах, невнимательно слушая другую сторону, то это не даст никаких положительных результатов, а отношения, скорее всего, сойдут на нет.
• Концентрация внимания. Очень часто при монотонном процессе общения, могут ускользать действительно принципиальные моменты. В процессе разговора важно уметь заострить внимание людей на теме, когда наблюдается, что партнеры перестали внимательно слушать и вникать в действительно важные вещи.
• Правдивость беседы. Ведение успешного дела основывается на доверительных отношениях. Пусть оппоненты что-то не договаривают или специально немного лукавят, чтобы возвысить свои достоинства. Но в принципиальных моментах необходимо говорить вещи соответствующие действительности, которые вы сможете подкрепить делом. Именно так зарабатывается репутация в бизнесе.
• Умение отделить собеседника от предмета общения. Ни в коем случае не следует смешивать личное отношение к собеседнику и рабочие моменты. Это также отличает личное общение от делового. Часто случается так, что очень неприятный оппонент может быть вам полезен и упускать выгоду для успешности вашего дела не стоит. Естественно, мы говорим о вещах, которые не нарушают основные нравственные принципы человека. И напротив, бывает так, что очень хорошие и импонирующие вам люди в жизни, в деловом плане оказываются несостоятельны.

Таковы основные принципы делового общения, которые должен учитывать каждый человек, желающий научиться правильно вести переговоры и строить себе хорошую деловую репутацию.

Особенности деловой коммуникации

Принципы и формы делового общения формируют некоторые особенности этого вида коммуникации. По ним всегда можно отличить деловое общение от личного. Какие же имеются основные особенности делового общения в бизнесе?

• Немаловажным элементом в деловых отношениях является репутация партнеров. Бизнесмен, утративший ее, практически теряет все свое дело. Репутация не сваливается с неба, она приобретается годами, поэтому каждому человеку важно ценить свое имя. Если руководитель действительно следит за своей репутацией, то он никогда не позволит себе совершить что-то такое, что осквернит ее.

К примеру, предприятие, занимающееся изготовлением молочной продукции, должно делать главный упор на высокое качество своих товаров, иначе компания потеряет свое лицо.

• Помимо репутации, деловое общение основывается на конкретности и четкости постановки задачи. Руководитель всегда должен устанавливать какую цель необходимо достичь на определенном этапе развития бизнеса. Это позволит всему коллективу компании точно и слаженно работать в нужном направлении.
• Следующей особенностью можно назвать сотрудничество, при котором выгоду получают все участники договора. Опытные бизнесмены знают, что самые прибыльные и долговечные отношения устанавливаются, когда это взаимовыгодно всем сторонам сделки. Поэтому не следует заботиться лишь о своей прибыли, иногда можно чуть недополучить ее, но поддержать отношения со своим партнером. Таким образом, вы сделаете вклад в будущее, который обязательно принесет вам дивиденды в дальнейшем.

Типы общения в деловом стиле

Задачей делового общения всегда является взаимодействие людей для достижения конкретного результата. Решение рабочих вопросов может происходить с помощью многих форм коммуникации. Таким образом, существуют некоторые типы делового общения:

1. Деловая переписка. Такие виды делового общения считаются заочными, потому что необходимые сведения для оппонента доносятся в письменном виде без личной встречи. Перепиской ежедневно занимается огромное количество людей. Однако, написать деловое письмо – это не такая уж и легкая задача.
   Необходимо, чтобы оно было правильно оформлено, отослано в строго актуальный срок, информация должна быть изложена конкретно и кратко, ничего лишнего. Ведя деловую переписку, собеседники могут уже сделать некоторые выводы друг о друге.
2. Деловая беседа. Наиболее распространенной формой делового общения является именно она. В каждой компании руководителем обязательно проводятся беседы. Их содержание должно благоприятно сказываться на коллективе и развитии бизнеса. При таком разговоре начальник и его подчиненный могут решить определенные рабочие моменты, задачи, результаты деятельности компании и многое другое.
3. Деловое совещание. Для лучшей результативности в компании проводят совещания. Они созданы для того, чтобы решать вопросы, которые не терпят отлагательств и позволяют достичь наиболее эффективного взаимодействия между работниками или партнерами. Не всегда совещание проводится с начальником и его подчиненными, собраться обсудить важные проблемы могут исключительно и руководители.
4. Публичное выступление. Применение этой формы делового общения необходимо для того, чтобы донести какие-либо сведения, обладающие ознакомительным и презентационным характером, до слушателей. Выступающий человек должен обязательно разбираться в знаниях относительно предмета своего выступления. Деловая речь выступающего руководителя должна быть грамотной, для красоты может содержать в себе выразительные языковые средства, сам человек должен быть уверенным в себе, а текст четким и логичным.
5. Деловые переговоры. Рассматривая разновидности делового общения, нельзя обойти стороной эту форму коммуникации. Ведь она считается неотъемлемой частью взаимодействия в бизнесе. Благодаря переговорам можно в короткие сроки разрешить любые проблемы, установить задачи и цели развития бизнеса, принять во внимание мнения собеседников и сделать верные выводы. Обычно они проводятся между руководителями разных предприятий и направлены на то, чтобы продемонстрировать свою позицию и в результате достичь решения, которое бы удовлетворяло интересы всех партнеров.

Стили деловой коммуникации и управления

Существует несколько стилей руководства и манер подачи информации при деловом общении, каждый из них имеет свои особенности, которые его отличают от других.

Авторитарный

В этом случае деловое общение основывается на абсолютной власти руководителя над его подчиненными. То есть начальник желает, чтобы все задачи, которые он ставит перед работниками, выполнялись четко и строго в определенные сроки. При этом он не считает нужным учитывать мнение подчиненного.

Данный стиль руководства подразумевает под собой такое взаимодействие, при котором руководитель обозначает идею, а обязанностью сотрудников является ее реализация. Неважно, согласны ли починенные с ней, цель должна быть достигнута любым путем, имеются ли у них свои точки зрения на этот счет или нет.

Выбор этого стиля делового общения плохо сказывается на развитии компании, потому что люди не имеют возможности высказывать свои идеи, которые могут быть действительно ценными. Подчиненные не могут проявлять инициативу, которая могла бы помочь компании продуктивно развиваться.

Демократический

В этом случае деловое общение основывается на слаженной деятельности всех работников. Здесь уже подчиненные могут смело заявлять о своих идеях, свободно выражать собственное мнение. Это даже приветствуется. Ведь для такого руководителя важно, чтобы его сотрудники могли самореализоваться. Чем больше по-настоящему креативных идей представит подчиненный, тем лучше для компании.

Руководитель, выбравший демократический стиль общения, всегда дружелюбен со своими работниками, справедлив и адекватен. Для него важно, чтобы его компания развивалась благополучно.

Данный тип взаимодействия является самым эффективным из тех, что существуют в настоящее время. Ведь он помогает каждому человеку подчеркнуть свою значимость, продвинуться по карьерной лестнице, реализовать себя в тех или иных направлениях.

Постоянно общаясь с начальником, который всегда готов помочь и поддержать, у сотрудника есть возможность приобрести полезный опыт, несомненно, необходимый для будущей жизни.

Когда деловое общение основывается на демократическом стиле, производительность труда существенно возрастает, сотрудники всегда заинтересованы в своей деятельности и рады сделать все от себя зависящее, чтобы компания процветала.

Попустительский

Этот тип делового общения в современном мире характеризуется тем, что руководству абсолютно все равно, как организован труд его подчиненных, и какие результаты он приносит. В большинстве случаев выбор этого стиля связан с формальным руководством. Также возможно, что начальник просто достаточно молод, не имеет опыта в ведении бизнеса и организации рабочего процесса своих подчиненных.

Конечно же, данный тип не может быть эффективным и помочь развитию компании, потому что просто невозможно продуктивно осуществлять деятельность и расти в профессиональном плане при таком положении дел. Работники обычно привыкают к такой атмосфере в коллективе и считают ее нормальной.

Официально-деловой

Самым главным стилем делового общения является официально-деловой стиль. Он обычно применяется руководителями для того, чтобы заключать договоры или составлять другие деловые документы. Данный тип общения является значимым при совещаниях и переговорах, он показывает начальника как грамотного специалиста.

Личное общение не подразумевает применения официальных высказываний. Но на официальных встречах с партнерами нужно демонстрировать свою компетентность и знания в обсуждаемых вопросах в таком стиле. Данный тип общения с первых минут настраивает людей на то, что беседа будет деловой и серьезной.

Научный

Этот стиль применяется людьми, осуществляющими трудовую деятельность в области образования и науки, к примеру, преподаватели ВУЗа. Такой способ передачи информации считается эффективным, но в пределах своей направленности.

Когда участники семинаров обсуждают тот или иной вопрос, используя научный стиль, они приобретают знания о предметах или явлениях, изучаемых на данный момент. Принципы и формы делового общения в этом стиле характеризуются тем, что речь должна быть строгой, краткой и выдержанной.

Этика делового стиля

Этика делового общения – это один из важнейших составляющих успешного сотрудничества партнеров.

Что же такое этика? Вообще в ее понятие входит совокупность норм, которые регулируют поведение человека в обществе. Само слово обозначает манеру, как нужно вести себя при общении с окружающими людьми. Деловая этика подразумевает практически то же самое, только касается исключительно руководителей и бизнесменов. Она представляет собой правила, которые необходимо соблюдать во время деловых переговоров.

Не всегда руководитель компании может безошибочно вести разговор. Но каждая совершенная оплошность может привести к провалу. Чтобы этого не произошло, следует уметь признать свою ошибку и предпринять шаги для ее предотвращения в будущем.

• Во время приветствия необходимо вежливо поздороваться, пожав руку всем участникам переговоров. Не следует сильно сжимать руку.
• Перед тем как приступать непосредственно к разговору следует предложить партнерам кофе или чай. Эта традиция появилась не так уж и давно, но в настоящее время ее используют практически все. Напитки предлагают для того, чтобы человек почувствовал себя расслаблено и стал более положительно настроен.
• В случае если в процессе переговоров была совершена неприятная оплошность, то необходимо извиниться перед партнерами за причиненные неудобства. После этого можно продолжить разговор.
• Обсуждая с партнером деловые моменты, постарайтесь ответить на все интересующие его вопросы. Если же по каким-то причинам вы не можете ответить прямо сейчас. Извинитесь и попросите время обдумать до какой-то определенной даты.
• Имейте при себе ручку и блокнот и записывайте все важные сведения. Не стоит в конце переговоров возвращаться и переспрашивать информацию, которую вам уже сообщили.
• Не повышайте голос, говорите четко и ясно.
• В одежде придерживайтесь делового стиля.

Этика делового общения также подразумевает следованию определенных этапов при деловой коммуникации.

Из каких этапов складывается деловое общение?

Общение в деловом стиле производится поэтапно, каждый раз переходя на следующую ступень. При этом нежелателен пропуск хотя бы одного этапа, потому что именно полноценная процедура формирует успешное общение.

Деловое общение основывается на совершении некоторых последовательных действий. Таким образом, руководителю необходимо:

1. Сформировать мотив. Ведь общение создается осмысленно, человек идет на контакт для какой-то определенной цели. Деловое общение в организации не может быть эффективным, если люди не знают, необходимо им вступать в переговоры или нет. Поэтому обязательно нужен мотив, почему стоит или не стоит сотрудничать с партнером. Для этого и отводится подготовительный этап, в процессе которого люди проводят анализ необходимости участия в переговорах и определяют значимость будущего взаимодействия.
2. Установить контакт. Это нужно сделать, когда партнеры встречаются впервые. Им необходимо построить доброжелательные отношения. При встрече партнеры обычно пожимают руки друг другу, приветствуют, а потом начинают обсуждать вопросы, из-за которых они собственно и собрались.
3. Обозначить суть вопроса. Понятное дело, что деловые партнеры не назначают встречи для того, чтобы просто поговорить или насладиться чаепитием. Поводом для их сбора является какая-то определенная проблема, которая волнует обе стороны и требует решения. Поэтому партнеры оговаривают суть вопроса и переходят к обсуждению всех важных моментов.
4. Обмениваться информацией. В процессе делового общения можно делиться со своими собеседниками полезной информацией, которая могла бы им пригодиться для анализа вашей сделки.
5. Найти решение вопроса. Важно, чтобы решение проблемы было выгодно для всех, кто участвует в переговорах. Если имеются противоречия, то сначала следует разрешить именно их. Иначе прийти к согласию не получится. Как только будет установлена доверительная беседа, можно обговаривать пути решения волнующего вопроса.
6. Заключить соглашение. Принятое всеми участниками беседы решение проблемы должно быть закреплено соответствующим соглашением. Деловые переговоры всегда нацелены на результат, создания конкретного продукта сотрудничества. Поэтому важно добиться необходимой договоренности и безукоризненно соблюдать все пункты, содержащиеся в ней.
7. Проанализировать итог переговоров. На этом этапе общение партнеров заканчивается. Через некоторый промежуток времени они снова встречаются и проводят анализ полученных результатов. Например, подсчитывают доход, определяют необходимость дальнейшего сотрудничества.

Таким образом, понятие делового общения основывается на определенных принципах, имеет свои формы, особенности. Руководителю просто необходимо уметь правильно выстраивать разговор со своими клиентами, подчиненными, партнерами.

Ведь роль делового общения заключается в том, чтобы установить взаимовыгодное сотрудничество. Если человек знает все тонкости переговоров, то он обязательно состоится в качестве бизнесмена. Можно сказать, что деловое общение основывается на умении создать все необходимые условия для достижения намеченной цели в бизнесе.

 

соблюдение этикета, стили и формы, какие есть правила

Деловое общение стало привычной частью нашей жизни. Это определенный вид отношений в обществе, обеспечивающий движение и развитие всего делового мира, охватывающий многие сферы жизни. Поэтому для грамотного построения деловых отношений становится важным не только обладать знаниями, но и уметь применять навыки делового общения.

Деловое общение

Определение делового общения

Деловое общение представляет собой особый вид многоплановой коммуникации, осуществляемый в условиях профессиональной области, по правилам и в рамках делового этикета, участникам которого необходимо достичь взаимовыгодных результатов. Данный вид общения может быть выбран для взаимодействия как между отдельными людьми (коллегами), так между группами людей (организациями).

Значение и роль 

Сфера бизнеса и услуг постоянно расширяется и обновляется. Возрастает уровень конкуренции. В сфере менеджмента правильно выстроенная деловая коммуникация влияет на реализацию поставленных целей. Поэтому компетентность в области делового общения имеет значительный вес для успешного построения деловых отношений. Помимо области производства, деловое общение распространяется на сферу науки, политики, образования, культуры.

Деловое общение выполняет ряд функций:

• Коммуникативная. Она выражается в потребности людей в общении, построении отношений, обеспечивает взаимосвязь между разными людьми.
• Информативная. Она заключается в необходимости передачи и обмене информации друг с другом, обогащении своих знаний и навыков.
• Интегративная. Она выражается в объединении всех участников делового взаимодействия одной общей целью и задачами. В случае конкурентных взаимоотношений – это возможность включить обе стороны в поиск приемлемого для них варианта сотрудничества.
• Регулирующая. С помощью деловой коммуникации люди влияют на других людей с целью достижения продуктивных результатов.

Виды и формы

Деловое общение зависит от обстоятельств и ситуации. Выбор определяется деловыми потребностями, целями и задачами. В психологии выделяют прямые и косвенные виды общения.

Прямые

Под прямыми видами подразумевают те, при которых общение происходит при непосредственном взаимодействии сторон. Здесь общение наиболее эмоционально окрашено, имеет живой характер и силу воздействия. Это наиболее эффективный вид делового общения. Пример: деловой разговор, переговоры, совещание и т.п.

Косвенные

Под косвенными видами понимают такие, при которых с помощью посредников создается некая дистанция между сторонами процесса общения. Такой вид деловой коммуникации может быть наименее эффективным из-за отсутствия прямого контакта (быть не подкрепленным эмоционально). Однако в некоторых случаях он бывает более выигрышным, чем прямой вид общения. Пример: любая деловая переписка, рассылка, общение через мессенджеры и т.п.

Деловая переписка

Кроме того, в зависимости от способа обмена информации, деловое общение может проходить в устном или письменном виде.

Основные формы делового общения:

• Беседа – процесс обмена информацией и мнений в узком кругу сотрудников для рассмотрения определенных вопросов.
• переговоры – процесс урегулирования возникших проблем для принятия оптимального решения, подходящих обеим сторонам переговоров.
• Совещание – процесс коллективного обсуждения возникших вопросов.
• Публичное выступление – процесс передачи выступающим важной для всего коллектива информации.
• Пресс-конференция – процесс взаимодействия выступающего со средствами массовой информации для оглашения общественно значимых новостей.
• Мозговой штурм – процесс активного взаимодействия всех членов коллектива для предложения каждым уникального варианта выхода из затруднительной ситуации в попытке найти альтернативное решение.
• Телефонный разговор – тип дистанционного общения с помощью телефонных средств связи для обмена информацией и решения проблемных моментов.
• Переписка – тип дистанционного общения с помощью использования бумажных или электронно-цифровых носителей.

Правила общения в бизнесе

Правила общения в бизнесе основаны на принципах делового этикета. Базовыми правилами культуры и этики общения являются:

• Уважение. Любое деловое взаимодействие должно основываться на уважении к коллегам, партнерам, клиентам и даже к конкурентам.
• Никакой фамильярности. Нельзя переходить на личности, так как такой стиль общения будет расценен партнером как неуважение.
• Умение слушать. Для успешного бизнеса полезно уметь выслушать своего оппонента.
• Пунктуальность. Умение правильно организовывать время, понимание временных рамок своей и чужой работы очень важное правило делового мира.
• Дисциплинированность. Деловой человек должен уметь проявлять самоконтроль. Он понимает, что на работе время только для работы, но не для чего-то личного и отвлекающего.
• Конфиденциальность. Это означает, что сотрудник должен понимать, что каждая организация имеет свою коммерческую тайну, которую он не в праве разглашать.
• Телефонный и интернет-этикет. Деловая коммуникация не может существовать без телефонных или интернет передачи информации и переговоров, поэтому деловой человек должен овладеть мастерством этого способа общения.
• Субординация. В любой организации есть руководство и подчиненные, каждый из них имеет свои функции в рабочем процессе. Поэтому между ними устанавливаются иерархические деловые взаимоотношения, основанные на четком соблюдении распределения ролей и взаимоуважении.
• Дресс-код. В любой организации существуют правила ношения деловой одежды, которые соблюдаются всеми. Деловой стиль сосредотачивает внимание на рабочем процессе.

Дресс-код

• Грамотность. Грамотная речь и деловой стиль письма очень ценятся, так благодаря им деловое общение проходит максимально эффективно.
• Стрессоустойчивость. Для успешной коммуникации в бизнесе полезно такое качество как устойчивость к конфликтным ситуациям.
• Толерантность к критике. Необходимо понимать, что каждый может совершить ошибку – это нормально, поэтому лучше научиться воспринимать критику в конструктивном ключе.

Цель делового общения

Главная цель – это создание благополучных условий для эффективного сотрудничества и решения обозначенных задач. Благодаря деловой коммуникации все ее участники удовлетворяют свои потребности конструктивно и наиболее продуктивно.

Культура речи и этикет

В деловом мире человеку приходится общаться с огромным количеством людей, каждый из которых обладает своей индивидуальностью, с каждым нужно уметь найти общий язык и подобрать искомый ключик. В современной России определенное внимание уделяют культуре речи и этикету, так как они являются основой деловой коммуникации. Под культурой речи понимают владение нормами и правилами письменного и устного литературного языка. Языковые этические навыки – характеристика делового человека.

Какие правила соблюдать

Существуют базовые правила речевого этикета, которые можно найти в любом учебнике по деловому этикету:

• Четкое и корректное произношение (не «проглатывать» слоги или слова).
• Соблюдение правильной интонации, грамотная расстановка акцентов (не усиливать или ослаблять интонацию голоса там, где это неуместно).
• Средний темп речи (не нужно тараторить и не растягивать слова и предложения).
• Избегайте употребления слов-паразитов. Такие слова часто бессмысленны и делают речь скучной.
• Уместность жестикуляции (не нужно размахивать руками, не использовать жесты там, где это неуместно).
• Не допускается употребление сленговых выражений, грубости и большого количества уменьшительно-ласкательных слов.

Кроме речевого, есть невербальное общение, которое не менее важно при деловом общении. Следите за поведением своего собеседника. Вот некоторые правила этикета этого беззвучного языка:

1. Необходимо соблюдать дистанцию по отношению к деловому партнеру. Расстояние между вами должно быть немного дальше, чем от хорошо знакомого вам человека.
2. Рукопожатие очень важно. Оно говорит о том, что вас уважают и хотят сотрудничать. Уверенное и продолжительное рукопожатие – хороший знак.
3. Если собеседник часто бросает краткий взгляд на часы или на дверь – это говорит о том, что он хочет поскорее закончить разговор и уйти.
4. Если оппонент сложил руки в замок, чертит что-то ручкой на бумаге, качает или притопывает ногой, то это может означать, что он нервничает и закрывается, чтобы уйти от разговора. Просто смените тему беседы.
5. Если деловой партнер положил руки на пояс, то так он хочет казаться важным, доминировать в деловых отношениях.
6. Когда собеседник расстегивает пиджак, высвобождает галстук, кладет руки на колени или на стол, выдыхает – это означает, что он принял окончательное решение.

Психологические приемы

Для того чтобы достичь своих целей, в деловом общении используют специальные психологические приемы, помогающие наиболее эффективно расположить к себе людей:

• «Имя собственное». Прежде, чем обратиться к человеку, необходимо назвать его по имени и отчеству. Так он поймет, что в данный момент внимание уделяют только ему, и увидит в этом знак уважения.

Психологический прием «Зеркало»

• «Зеркало». Этот прием подразумевает то, что лицо говорящего может быть зеркалом для оппонента. Эмоции заразны. Любой человек способен распространить свои положительные эмоции на окружающих, что при общении будет только на пользу. Когда собеседнику улыбаются, кивают, сопереживают, он понимает, что его поддерживают, и обязательно это оценит.
• «Золотые слова». Необходимо использовать в речи положительно окрашенные слова по отношению к собеседнику. Стоит сделать ему комплимент (только не перестараться). Любому человеку благозвучные слова в его адрес будут только приятны.
• «Активный слушатель». При разговоре нужно проявлять внимательность и терпеливость, активно слушать собеседника. Приступать к своей части диалога лучше после того, как человек закончил свою основную мысль. Собеседник увидит значимость его слов и будет испытывать чувство уважения к говорящему.

Интересно. Понятие деловое общение определяется как сложный комплексный процесс коммуникации, который включает в себя двустороннее партнерское сотрудничество и характеризуется соблюдением правил делового этикета. Эти особенности деловых отношений позволяют наиболее эффективно взаимодействовать, что важно для развития бизнеса и прогресса в целом.

Деловое общение – это золотой ключик, который в умелых руках открывает любые двери в деловом мире.

Видео

Понятие и виды делового общения.

метки: Деловой, Общение, Переговоры, Решение, Задача, Конкретный, Процесс, Партнер

Лекция № 3.2.

Тема: Деловое общение.

План:

§ 1. Понятие и виды делового общения.

§ 2. Психологические приемы влияния на собеседников.

§ 3. Психологические барьеры общения.

Полный конспект лекции

Понятие и виды делового общения.

В социально-культурной сфере общение из фактора, сопровождающего деятельность, превращается в категорию профессионально-значимую, лежащую в природе самой социальной деятельности. Особенно актуально это для таких сфер деятельности, которые напрямую связаны с работой с клиентами.

Деловое общение в наши дни проникает во все сферы общественной жизни общества. В коммерческие, деловые сферы жизни вступают предприятия всех видов и форм собственности, а также частные лица в качестве частных предпринимателей.

Компетентность в области делового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в каждой области: в области науки, искусства, производства, торговли. Что касается менеджеров, бизнесменов, организаторов производства, людей, занятых в сфере управления, частных предпринимателей то коммуникативная компетентность, то есть способность адекватно реагировать в любой ситуации в процессе общения для представителей этих профессий представляет одну из самых главных составляющих их профессионального облика.

 

Деловое общение – это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели.

 

Спецификой этого процесса является момент регламента, то есть подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, принятыми на данной территории, профессиональными этическими принципами, принятыми в данном профессиональном круге лиц.

Деловое общение условно делится на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда во время общения существует некая пространственно-временная дистанция, то есть письма, телефонные разговоры, деловые записки и т.д.).

Прямое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, косвенное же не обладает таким сильным результатом, в нем непосредственно действует некие социально-психологические механизмы. В целом деловое общение отличается от неформального тем, что в его процессе ставятся конкретные задачи и конкретные цели, которые требуют определенного разрешения, что не позволяет нам прекратить процесс переговоров с партнером или партнерами по переговорам в любой момент (по крайней мере, без определенных потерь в получении информации для обеих сторон).

В обычном дружеском же чаще всего не поднимаются такие вопросы, как конкретные задачи и цели, поэтому такое общение можно прекратить (по желанию обеих сторон) в любой момент без опасения потерять возможность восстановить процесс общения заново.

Виды делового общения:

1. Деловая беседа – это вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. Деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, не предполагает заключения договора или выработки обязательных для исполнения решений, личностно ориентирована и происходит между представителями одной организации.

По такому основанию, как виды и цели разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы.

Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: 1) подготовительный этап. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы ее целесообразности, условия и время ее проведения, подготовить необходимые материалы и документы; 2) начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны, прежде всего, с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору; 3) обсуждение проблемы. Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации; 4) принятие решения; 5) завершение беседы. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником

2. Деловые переговоры – это вид совместной с партнером деятельности, как правило, направленной на решение проблемы. Они всегда предполагают, по крайней мере, двух участников, интересы которых частично совпадают, а частично — расходятся. Переговоры имеют официальный, конкретный характер и, как правило, предусматривают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т.д.).

Основные элементы подготовки к переговорам: определение предмета (проблем) переговоров, поиск партнеров для их решения, уяснение своих интересов и интересов партнеров, разработка плана и программы переговоров, подбор специалистов в состав делегации, решение организационных вопросов и оформление необходимых материалов — документов, чертежей, таблиц, диаграмм, образцов предлагаемых изделий и т.д.

Ход переговоров укладывается в следующую схему: начало беседы — обмен информацией — аргументация и контраргументация — выработка и принятие решений — завершение переговоров.

3. Деловые совещания – это форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Поскольку деловое совещание – это деятельность, связанная с принятием решений группой лиц, на характер выступлений его участников и на его результаты серьезное влияние оказывают такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление.

Совещания подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные. Цели инструктивных совещаний – передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

Цели оперативных (диспетчерских) совещаний — получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.

Цели проблемных совещаний – поиск наилучших решений проблемы в кратчайшие сроки, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение организационных перспектив, обсуждение инновационных проектов.

4. Публичные выступления – это устное монологическое высказывание с целью оказания воздействия на аудиторию. В сфере делового общения наиболее часто используются такие жанры, как доклад, информационная, приветственная и торговая речь. В ораторской деятельности выделяют 3 основных этапа: докоммуникативный, коммуникативный и посткоммуникативный. Каждый из этапов содержит перечень конкретных действий. Докоммуникативный: 1) определение темы и цели выступления;. 2) оценка аудитории и обстановки; 3) подбор материала; 4) создание текста. 5) репетиция. Коммуникативный: 1) произнесение речи: а) введение; б) основная часть; в) выводы; 2) ответы на вопросы; 3) ведение полемики. Посткоммуникативный: анализ речи.

 

По содержанию деловое общение может быть:

— материальное – обмен предметами и продуктами деятельности;

— когнитивное – обмен знаниями;

— мотивационное – обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;

— деятельностное – обмен действиями, операциями, умениями и навыками.

 

Создание благоприятного социально-психологического климата в деловом общении.

Перед началом переговоров очень важно для их успешного исхода создать
благоприятный психологический климат. Существуют несколько эффективных
приемов, которые позволяют в самом начале переговоров быстро расположить
к себе вашего партнера и при необходимости безболезненно для его
самолюбия склонить к вашей точке зрения.

В самом начале переговоров следует ненавязчиво внушить партнеру сознание
или его собственной значимости, или авторитета фирмы, которую он
представляет. Но делать это следует искренне, не сбиваясь на дешевые
комплименты.

Во время деловых переговоров очень важно проявлять исключительное
внимание к партнеру. Говорить нужно о том, что больше интересует вашего партнера или о том, что он хорошо знает. Задавайте вопросы, на которые вашему партнеру будет приятно отвечать.

Во время переговоров бывает очень трудно отстоять свою точку зрения.
Однако никоим образом нельзя делать это с помощью спора, поскольку известно, что в девяти случаях из десяти спор заканчивается тем, что каждый из его участников еще больше, чем прежде, убеждается в собственной правоте.

 

3 типа делового общения

Деловое общение — неотъемлемая часть любого предприятия. Любой член организации должен иметь возможность эффективно делиться своими идеями и выражать четкие рекомендации по теме, связанной с компанией. Деловое общение также связано с людьми за пределами компании, такими как партнеры или поставщики. Эффективное общение внутри деловой среды принесет несколько преимуществ компании и сотрудникам вместе.Далее мы обсудим эту концепцию, представим наиболее полезные формы делового общения и объясним, почему это так важно для корпоративной среды.

Лучшее коммуникационное программное обеспечение

• Бесплатно до 100 участников
• Плавное HD видео / аудио / чат
• Совместное использование экрана и интерактивная доска
• Интерактивные опросы и опрос
• Запись и онлайн-воспроизведение

ЗАПИСАТЬСЯ БЕСПЛАТНО СЕЙЧАС

Часть 1.Что такое деловое общение?

Деловое общение охватывает такие темы, как реклама, внешние связи, брендинг, управление событиями, маркетинг и любые другие темы, связанные с организационной структурой этой компании. Деловое общение не следует принимать за техническое или профессиональное общение, даже если они тесно связаны. Деловой вид общения можно считать общим языком для любой компании, независимо от области ее компетенции.Этот тип взаимодействия имеет единственную цель — улучшить организационные методы, уменьшить количество ошибок и предоставить четкое руководство для членов команды. Несмотря на то, что он существует уже давно, деловое общение значительно улучшилось за последние десятилетия. Вот почему сегодня мы можем выделить ряд типов делового общения, подходящих для разных обстоятельств.

Часть 2. Типы делового общения

В зависимости от каждого конкретного предприятия реализовано несколько способов делового общения.Эти методы имеют несколько общих шаблонов, но они имеют разные стили доставки информации. Наиболее распространенные виды делового общения:

— Электронный (онлайн-общение)

Электронная коммуникация больше не находится в экспериментальном состоянии, и вскоре ожидается, что она станет стандартом, когда дело доходит до делового взаимодействия. Несмотря на другие формы делового общения, деловое онлайн-общение предлагает все преимущества вышеупомянутых методов и даже больше.При электронном общении информация будет доставляться быстрее, точнее и не будет зависеть от местонахождения собеседника. Для более качественного делового онлайн-общения настоятельно рекомендуется использовать продвинутую платформу, которая предоставит вам доступ к набору полезных инструментов.

ezTalks Meetings — одно из таких программ, и оно позволяет объединить всю вашу команду за несколько секунд, независимо от их физического местонахождения. С помощью этого программного обеспечения встречи будут более продуктивными, и у всех участников будет возможность взаимодействовать друг с другом.После того, как вы организовали встречу, любой человек может получить приглашение и присоединиться к ней, используя только устройство (мобильное или статическое) и подключение к Интернету. Благодаря функции облачного хранилища любую встречу участники могут записать и просмотреть, если у них возникнут какие-то недопонимания. Кроме того, эта функция позволяет вам делиться любой презентацией, техническим документом, бизнес-планом и другими формами письменного документа всего за несколько секунд.

— Устный

Это самая старая форма делового общения, но она по-прежнему остается популярной.Этот метод взаимодействия включает живые встречи, личные интервью, личные задания и некоторые другие связанные методы. Некоторые люди считают вербальное общение лучшей формой делового общения из-за его простоты и прямого взаимодействия между участниками. Человеческое взаимодействие позволяет менеджеру наблюдать за своей командой и исследовать любую форму невербального общения. С другой стороны, вербальное общение сильно зависит от физического присутствия всех участников, и иногда этого бывает трудно достичь.Устное общение часто приводит к недопониманию, и участники склонны забывать или неверно истолковывать некоторые обсуждаемые вопросы. Вот почему, когда дело касается деликатных тем, многие руководители команд используют другую форму делового общения.

— письменный

Письменное общение считается более кратким и понятным. Он состоит из официальных писем, служебных записок, плакатов, листовок и всего, что написано на бумаге. Письменное деловое общение также используется для более сложных заданий, где необходимы дополнительные инструкции.Технические отделы часто используют эту форму взаимодействия для обмена четкой информацией без права на ошибку. Кроме того, он используется для любых юридических ситуаций, таких как официальные уведомления и трудовые договоры. Тем не менее, письменное деловое общение считается многими предпринимателями устаревшим методом и в основном используется в юридических ситуациях. Технический прогресс предоставил нам новый способ общения, который, кажется, стоит превыше всего.

Часть 3. Важность делового общения

Отсутствие связи проиграло войны.Эта старая поговорка применима и к бизнес-среде, и без должного взаимодействия между командой вся бизнес-стратегия может быть разрушена. В этом контексте общение может обеспечить лучшее развитие текущих проектов, сохранить вовлеченность сотрудников и позволить им понять свои задачи. Тем не менее, эффективное сообщение ничего не значит, если оно не доставлено вовремя. Вот почему многие предприятия переходят на деловое общение в Интернете из-за его точности и скорости обработки.Эффективное деловое общение с внешними партнерами обеспечит вам плодотворное партнерство и лучшее сотрудничество.

.

Вывод

Деловое общение может быть сложной концепцией, но оно может принести много удовольствия любому предприятию. Когда компания выбирает наиболее подходящую форму общения, она выиграет от улучшения межведомственных отношений, более быстрого исполнения и большей ясности внутри команды. Выберите свой любимый вид делового общения сегодня и будьте готовы улучшить развитие своей компании.

.

Деловое общение | Типы делового общения

Связь

«Любое действие, посредством которого одно лицо передает или получает от другого человека информацию о потребностях, желаниях, восприятии, знаниях или аффективных состояниях этого человека. Общение может быть преднамеренным или непреднамеренным. , оно может включать обычные или нетрадиционные сигналы, может принимать лингвистические или неязыковые формы и может происходить в устной или иной форме ». Или простыми словами;

Коммуникация — это обмен идеями, мнениями и информацией посредством письменных или устных слов, символов или действий.Общение — это диалог, а не монолог . Фактически, общение больше связано с процессом двойного слушания. Чтобы коммуникация была эффективной, сообщение должно означать одно и то же как для отправителя, так и для получателя.

Деловые коммуникации

Деловое общение — это любое общение, используемое для продвижения продукта, услуги или организации с целью продажи. В Business Communication сообщение передается через различные каналы связи, включая Интернет, печать (публикации), радио, телевидение, наружную рекламу и из уст в уста.

В бизнесе коммуникация считается основным элементом бизнеса, навыков межличностного общения и этикета.

Историческая справка
Тысячи лет назад люди общались устно. Греки использовали фонетический алфавит, написанный слева направо. После этого появилось много книг о принципах письменного общения. В результате Грек открыла свою первую библиотеку.

Когда в Китае правил коммунизм, общение стало самой большой проблемой не только внутри огромного правительства, но также между правительством и народом Китая.Тогда почтовые услуги были запущены в Китае. Рим ввел почтовую службу после Китая. После этого в Китае были изобретены бумага и печатный станок, которые значительно упростили общение.

Таким образом, сегодняшние принципы общения основаны на сочетании древних устных и письменных традиций.

Организация
Это договоренности между отдельными людьми и группами в человеческом обществе, которые структурируют отношения и действия (деловые, политические, религиозные или социальные).Другими словами, организация — это группа людей, определенных общими интересами или целями, например, «Банк».

Источник жизни организации
Коммуникация — это источник жизненной силы организации . Если бы мы могли каким-то образом убрать поток коммуникации из организации, у нас не было бы организации.

Нужен для:

• Обмен информацией
• Варианты обмена
• Составление планов и предложений
• Достижение соглашения
• Исполнительные решения
• Отправка и выполнение заказов
• Ведение продаж

Когда общение прекращается, организованная деятельность перестает существовать.Индивидуальная нескоординированная деятельность возвращается в организацию. Итак, общение в организации так же важно, как кровь на всю жизнь.

Типы делового общения

В организации существует два типа делового общения:

• Внутренняя связь
• Внешняя связь

1. Внутренняя связь

   Связь внутри организации называется « Внутренняя связь ». Он включает в себя все коммуникации внутри организации.Это может быть неформальная, формальная функция или отдел, обеспечивающий связь с сотрудниками в различных формах.

   Эффективная внутренняя коммуникация — жизненно важное средство решения проблем организации. Хорошее общение может помочь повысить удовлетворенность работой, безопасность, производительность и прибыль, а также снизить количество жалоб и текучести кадров.

   Под Типы внутреннего делового общения , сюда входят:

   • Связь снизу вверх
     Связь снизу вверх — это поток информации от подчиненных к начальству или от сотрудников к руководству.Без восходящей связи руководство работает в вакууме, не зная, были ли сообщения получены должным образом и существуют ли другие проблемы в организации. По определению, общение — это двустороннее дело. Тем не менее, для эффективной двусторонней организационной коммуникации она должна начинаться снизу.

     Upward Communication — это средство для сотрудников:

     • Обмен информацией
     • Предложить идеи
     • Экспресс энтузиазм
     • Достичь удовлетворения от работы
     • Оставить отзыв
   • Нисходящая коммуникация
     Информация, исходящая от вершины организационной управленческой иерархии и сообщающая людям в организации, что важно (миссия) и что ценится (политика).Связь сверху вниз обычно предоставляет информацию, которая позволяет подчиненному что-то делать. Например, инструкция по выполнению задачи. Нисходящая коммуникация происходит после того, как восходящая коммуникация была успешно установлена.

     Этот тип связи необходим в организации для:

     • Передавать важную информацию
     • Дайте инструкцию
     • Поощрять двустороннее обсуждение
     • Объявить решения
     • Заинтересован в сотрудничестве
     • Обеспечить мотивацию
     • Поднять боевой дух
     • Повышение эффективности
     • Получить отзыв

   И нисходящая, и восходящая связь вместе называются «вертикальной коммуникацией»

   • Горизонтальная / буквальная коммуникация
     Горизонтальная коммуникация обычно включает координацию информации и позволяет сотрудничать или сотрудничать людям с таким же или подобным рангом в организации.Общение между сотрудниками на одном уровне имеет решающее значение для выполнения порученной работы.

     Горизонтальная связь необходима для:

     • Решение проблем
     • Выполнение задач
     • Улучшение командной работы
     • Строительный гудвилл
     • Повышение эффективности

2. Внешняя связь

   Общение с людьми за пределами компании называется « внешнее общение ».Руководители общаются с источниками за пределами организации, такими как поставщики и клиенты.

   Это ведет к лучшему:

   • Объем продаж
   • Общественное доверие
   • Операционная эффективность
   • Прибыль компании

   Должно улучшиться:

   • Общая производительность
   • Общественная репутация
   • Корпоративный имидж

   В конечном итоге это помогает достичь:

   • Организационные цели
   • Удовлетворенность клиентов

.

Что такое деловое общение

Связь не является ни передачей сообщения, ни самим сообщением. Это взаимный обмен пониманием, исходящий от получателя. Коммуникация должна быть эффективной в бизнесе. Коммуникация — это суть управления. Основные функции управления (планирование, организация, укомплектование персоналом, руководство и контроль) не могут быть выполнены хорошо без эффективной коммуникации. Деловое общение предполагает постоянный поток информации.Обратная связь — неотъемлемая часть делового общения. Организации в наши дни очень большие и включают в себя большое количество людей. В организации есть разные уровни иерархии. Чем больше уровней, тем сложнее управление организацией. Коммуникация здесь играет очень важную роль в процессе управления и контроля людей в организации. Можно получить немедленную обратную связь и избежать недопонимания. Должна быть эффективная связь между начальством и подчиненными в организации, между организацией и обществом в целом (например, между руководством и профсоюзами).Это важно для успеха и роста организации. Пробелы в коммуникации не должны возникать ни в одной организации.

Деловое общение ориентировано на достижение цели. Правила, положения и политика компании должны быть доведены до сведения людей внутри и вне организации. Деловое общение регулируется определенными правилами и нормами. Раньше деловое общение ограничивалось бумажной работой, телефонными звонками и т. Д. Но теперь, с появлением технологий, у нас есть сотовые телефоны, видеоконференцсвязь, электронная почта, спутниковая связь для поддержки делового общения.Эффективное деловое общение помогает укрепить репутацию организации.

Business Communication может быть двух типов:

1. Устное общение — Устное общение может быть формальным или неформальным. Как правило, деловое общение — это формальное средство общения, например: встречи, интервью, групповые обсуждения, выступления и т. Д. Примером неформального делового общения может быть — Виноградная лоза.
2. Письменное общение — Письменные средства делового общения включают повестку дня, отчеты, руководства и т. Д.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно.Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

.

11 инструментов делового общения, которые нужны каждой компании

Чтобы повысить эффективность и продуктивность, где бы вы ни находились, упростить управление ИТ, найти удобные для пользователя решения и стимулировать мотивацию сотрудников, организации обратились к программному обеспечению для внутренних коммуникаций.

Это очевидное решение — современные средства коммуникации позволяют малым, средним и крупным компаниям достигать всего вышеперечисленного и даже большего.

Инструменты делового общения обращаются к самому важному вопросу — с какими основными проблемами внутренней коммуникации сталкиваются организации — и решают их.

Вот 11 инструментов для делового общения , с которыми вы можете начать работу сегодня.

1. Программное обеспечение для социальных сетей.

Каждая организация проходит этап или переходный период, когда становится ясно, что ее внутренние коммуникации не работают.

Слишком часто ваш ИТ-отдел использует подход к развитию технологий, не спрашивая , почему это делается. Выявив несколько симптомов в вашей организации, вы можете оценить, какой тип программного обеспечения или инструментов улучшит взаимодействие участников.

Некоторые из этих симптомов включают:

• Сложность в том, чтобы оставаться в курсе новостей и объявлений компании.
• Отключенные сотрудники и отделы.
• Документы пропадают или теряются в электронной почте.
• Нет четкой или стандартизированной политики ориентации для новых сотрудников и стажеров.
• Слишком много документов.

Решение?

Центральный портал, где каждый может получить доступ ко всей необходимой информации, сообщениям, документам и контрактам в одном месте… независимо от того, где они находятся.

Программное обеспечение

Social intranet делает это возможным, одновременно экономя деньги вашего бизнеса за счет снижения затрат на обслуживание ИТ. В эпоху BYOD и удаленной работы решение для интрасети способствует более гибкой рабочей силе … что повышает производительность за счет согласования всех сотрудников для достижения одних и тех же целей.

2. Частные, групповые сообщения и инструменты чата.

Сотрудникам и проектным группам нужны инструменты для совместной работы, которые помогут им работать вместе более эффективно.Без платформы для совместной работы участникам становится сложно делиться идеями и следить за прогрессом группы. Электронные письма часто теряются, непрочитаны или цепочки становятся удручающе длинными. Предоставление вашим командам простого способа общения объединяет участников и помогает им работать более продуктивно.

Обратите внимание на следующие симптомы:

• Невозможно найти конкретные разговоры из-за слишком длинной цепочки писем.
• Входящие забиты ненужными письмами.
• Обязанности и прогресс членов команды не ясны.

Решение?

Частные и групповые приложения для обмена сообщениями устраняют необходимость в электронной почте и являются идеальным средством делового общения, позволяющим группам работать вместе. Эти функции важны, когда членам команды нужно обсудить работу.

Это особенно важно, когда сотрудники находятся в разных географических точках в разных часовых поясах. Хотя общедоступные места, такие как группы Facebook, могут работать, специальные службы чата в интрасети гарантируют, что каждый находится на расстоянии одного касания.Их также можно использовать для обмена файлами (с функцией перетаскивания) и поиска контактов или прошлых разговоров.

3. Управление задачами.

Ваш общий бизнес не будет таким успешным, как мог бы, если у вас нет эффективного инструмента управления задачами. Сочетая эффективные функции коммуникации с возможностями отслеживания назначений, инструмент управления задачами изменит способ выполнения сотрудниками самого важного аспекта вашей компании: своей работы.

Без сильной системы управления проектами проекты могут быть запутанным и своевременным процессом для членов команды, которые не уверены в том, что им следует делать. Эти проблемы еще больше усугубляются, когда у руководства нет прямого способа отслеживать прогресс, тем самым отвлекая их от ситуации.

Остерегайтесь этих симптомов:

• Руководство не знает статуса текущих проектов.
• Персонал сбит с толку при выполнении задач.
• Члены не знают важности задач, сроков их выполнения и того, как расставить приоритеты для текущих проектов.
• Менеджмент не имеет организованной системы для мониторинга всех проектов.
• Ожидания и лицо, которому следует отчитаться, не ясны членам команды.

Решение?

Функция управления задачами является одним из наиболее эффективных инструментов делового общения, поскольку решает все вышеперечисленные проблемы. От выполнения до завершения программное обеспечение для управления задачами помогает сотрудникам и директорам достигать своих целей максимально эффективно и успешно.Менеджеры могут напрямую назначать задачи членам команды и отслеживать их прогресс. Они также могут устанавливать сроки выполнения и настройки приоритета, которые отображаются в организованном списке для всех участников.

Управление задачами со встроенными инструментами коммуникации помогает сотрудникам узнать, кто делегирует задание, когда оно должно быть выполнено и уровень важности, чтобы они могли соответствующим образом планировать проекты.

4. Дела, отслеживание проблем и программное обеспечение для продажи билетов.

Сегодняшний клиент хочет иметь возможность связываться с вами по множеству каналов.Проблема в том, что не существует инструментов, предлагающих комплексный подход к поддержке и обслуживанию клиентов. Запросы клиентов обычно теряются, объемы звонков растут, а невозможность назначить правильных сотрудников для обработки запросов клиентов разочаровывает многих клиентов.

Симптомы:

• Удержание клиентов снижается.
• Клиенты долго ждут помощи, и в целом отзывы клиентов отрицательные.
• Сотрудникам не хватает запросов клиентов.
• Руководство не может отслеживать ход рассмотрения дел.
• Нет организованной системы для размещения решенных и текущих дел.

Решение?

Программное обеспечение для отслеживания проблем

— один из лучших инструментов внутренней коммуникации для управления запросами клиентов. Клиенты или сотрудники могут представить дело или заявку, передать ее нужному сотруднику и разрешить вовремя.

Программное обеспечение для обработки обращений, отслеживания проблем и продажи билетов помогает централизовать запросы в службу поддержки, отслеживать открытые проблемы, отслеживать продуктивность команды, расставлять приоритеты по наиболее важным вопросам и собирать ценные отзывы клиентов, которые помогают улучшить ваши продукты и услуги.

5. Внутренние блоги и видео.

Распространенная поговорка: «люди едят глазами». Когда ваш контент выглядит хорошо, люди захотят его прочитать. Хороший контент будет определяющим показателем того, будут ли задействованы ваши внутренние команды или нет. Если у вас низкая вовлеченность сотрудников, мало или совсем нет обратной связи и растет соотношение скрытых к активным участникам, тип контента, который вы публикуете, скорее всего, является проблемой.

Симптомы включают:

• Персонал не чувствует себя уполномоченным или мотивированным для загрузки контента.
• Низкий процент чтения и комментариев для контента.
• Сотрудники не делятся информацией и не ссылаются на нее во внутренней сети компании.

Решение?

Мозг обрабатывает визуальную информацию в 60 000 раз быстрее, чем текст. Поэтому нетрудно понять, что изображения и видео на вашем цифровом рабочем месте получат больше внимания от ваших сотрудников.

Размещение обучающих видеороликов, сообщений от руководителей высшего звена или видеороликов о культуре в интранете вашей компании повысит вовлеченность и удержание сотрудников.Когда дело доходит до контента, ориентированного на изображения, инфографика — еще один отличный способ показать важную информацию. Инфографика, особенно для данных, временных шкал или объяснения сложных тем, упростит информацию в броской и увлекательной форме.

Создание обучающих видеороликов, видеосообщения от руководителей высшего звена, закулисных съемок, а затем их размещение во внутренней сети компании, вероятно, повысит вовлеченность и удержание сотрудников.

Инфографика особенно подходит для отделов маркетинга, а также для демонстрации и объяснения процессов.Они визуально привлекательны и помогают быстро и легко передавать инструкции.

6. Аналитика и настроения.

Определить, где вам нужны улучшения, сложно, если у вас нет точного способа анализа информации. Часто сотрудники отдела внутренних коммуникаций вручную отслеживают и записывают информацию в таблицу Excel, когда они могут тратить время на другую работу. А может быть, у компании вообще нет инструмента аналитики.

Ваша интрасеть — это инвестиция в ваши бизнес-коммуникации.Поэтому важно отслеживать вовлеченность сотрудников и отслеживать, что приносит вашей компании наибольшую пользу.

Симптомы:

• Руководство не знает, насколько сотрудники вовлечены в работу компании.
• Неясно, путаются ли сотрудники в конкретных аспектах бизнеса.
• Руководству сложно сортировать и отслеживать внутренние данные.

Решение?

Функция аналитики и настроений — один из наиболее эффективных инструментов делового общения для оценки поведения пользователей.Вам никогда не придется задаваться вопросом, сколько участников читают статью, комментируют сообщение на форуме или их общий отзыв о контенте.

Эти данные автоматически сохраняются в подробный отчет. Определите, какой контент работает, а какой нет. Вы также можете глубже погрузиться в сообщения вопросов и ответов, чтобы понять, сколько людей задают одни и те же вопросы. Сбор этой информации поможет вам внести необходимые изменения, чтобы улучшить ваши внутренние средства коммуникации.

7. Дискуссионные форумы.

Обмен информацией на рабочем месте жизненно важен для внутреннего роста и развития сообщества. Опытные сотрудники могут ориентировать новых сотрудников на то, что есть к чему в организации, помогая им быстро освоиться и с меньшим количеством ошибок. В то же время цифровое рабочее пространство, где сотрудники могут задавать вопросы, обсуждать проекты и проблемы на рабочем месте, помогает объединить всех в организации.

Вот некоторые симптомы, на которые следует обратить внимание:

• Вопросы сотрудников остаются без ответа.
• Руководство разделено на то, к кому обращаться по вопросам.
• На рабочем месте отсутствует обмен знаниями.

Решение?

Дискуссионный форум, который побуждает руководство и сотрудников открыто обсуждать любую тему.

Дискуссионные форумы распространяют внутренние знания и сближают всех. Они также отлично подходят для архивирования всех организационных знаний — иногда разговоры вызывают самые ценные идеи.Теперь все эти мысли сохранены и доступны для всей вашей организации.

8. Помещения

Когда отделы или филиалы не имеют собственного пространства для обмена соответствующей информацией, внутренние коммуникации могут быть беспорядочными. У руководителей отделов нет организованного способа обмена информацией с сотрудниками своего подразделения, а у сотрудников этого подразделения нет специально отведенного места для поиска информации. Это также изолирует отделы друг от друга, что приводит к полной разобщенности компании.

Симптомы:

• Члены отдела не осведомлены о новостях в их сфере деятельности.
• Персонал компании не знает об обновлениях и проектах в различных отделах.
• Члены не знают, где найти информацию, относящуюся к определенной группе внутри компании.
• Управленческий персонал имеет сложный опыт, делясь новостями отдела напрямую с персоналом.

Решение?

Spaces — лучший инструмент для общения, позволяющий разделить важный контент, файлы и людей в одном удобном месте.Вы можете создать пространство для чего угодно — для отдела кадров или офиса в Остине, штат Техас.

Установите разрешения для определенных лиц, которые могут распространять информацию и контролировать пространство. Участники в пространстве могут обмениваться фотографиями, создавать форумы и получать уведомления о каждом обновлении, не перегружая свои почтовые ящики.

9. Оповещения и уведомления.

Создание ценного контента и обмен им бесполезны, если участники не знают об этом.Часто у предприятий уже есть материалы и преданный персонал, но нет надежного программного обеспечения для доставки и подключения.

В этих случаях компании полагаются на электронную почту, но есть много ситуаций, когда социальная форма общения более уместна и эффективна, чем электронная почта.

Представьте себе: вы хотите уведомить персонал об обновленной кадровой политике. Вы отправляете электронное письмо и получаете несколько ответов. Но как насчет сотрудников, о которых вы не слышали? Читали ли они электронное письмо и новости HR? Они полностью проигнорировали письмо? И теперь дюжина полученных вами писем занимает ненужное место в вашем почтовом ящике.

Остерегайтесь этих симптомов:

• Персонал не читает важные сообщения, потому что они теряются в электронных письмах.
• Персоналу сложно найти информацию из определенного отдела.
• Руководители отделов не уверены, были ли получены сообщения.

Решение?

Инструмент предупреждений и уведомлений существенно изменит вашу стратегию внутренних коммуникаций. Уведомляйте сотрудников об объявлениях в масштабах компании или отправляйте обновления, ориентированные на отдел, неинвазивным и прямым способом.Участники будут мгновенно получать уведомления о любом пространстве, в котором они состоят.

Инструменты делового общения позволяют централизовать общение коллег в одном месте. Персоналу никогда не придется беспокоиться о пропаже электронного письма от клиента или внешнего контакта. Быстрое автоматическое уведомление предупреждает участников о важной информации, которой вы хотите поделиться на своей платформе.

10. Профили сотрудников.

Чтобы сделать ваше деловое общение максимально связанным, вы хотите, чтобы ваши сотрудники знали друг друга.Независимо от того, является ли компания большой или маленькой, если член не знает людей и ролей в вашей организации, общаться по определенной теме или задавать вопросы сложно.

Симптомы включают:

• Участники не знают, к кому можно обратиться за вопросами или информацией.
• Сотрудники проводят много времени, отслеживая людей или информацию через других коллег.
• Персонал не знает сотрудников внутри отделов и не знает, кому они подчиняются.

Решение?

Профили сотрудников предоставляют информацию о каждом человеке в вашей организации. Участники могут читать о конкретных людях, понимать их роль, интересы и то, кому они подчиняются. Это устраняет путаницу, когда сотруднику необходимо связаться с конкретным человеком.

Кроме того, профили дают имя лицу; ваши сотрудники — это люди, и к ним следует относиться как к таковым в рамках вашей внутренней коммуникации.

11.Рабочие процессы.

Неважно, руководите ли вы командой из двух человек или из 25 человек, все могут согласиться: мы все заняты. Слишком часто команды ждут отзывов от занятых менеджеров, у которых почти нет времени на обед. Это может задержать своевременное завершение проектов — раздражение для всех участников. Это также ставит команды в неудобное положение, когда они задаются вопросом, как долго и часто они должны напоминать менеджерам о проектах, ожидающих утверждения.

Симптомы включают:

• Контент не является своевременным, поскольку ожидает одобрения вышестоящего руководства.
• Менеджеры теряют информацию о проектах и ​​сроках их выполнения.
• Сотрудники не уверены, когда считать проект завершенным.

Решение?

Инструмент рабочего процесса реализует организованную систему для всей вашей компании для передачи и утверждения проектов. Когда сотрудники завершают проект, руководитель получает уведомление немедленно (дополнительный бонус: оповещения отправляются прямым, неинвазивным способом без электронной почты).

Проект может быть передан любому количеству супервайзеров, и каждый участник участвует в цикле на протяжении всего процесса.Рабочие процессы удобны и просты — они позволяют вашим участникам создавать контент, которым можно поделиться для вашей компании.

В заключение.

Обладая этими 11 инструментами делового общения, у вас больше возможностей для повышения эффективности, взаимодействия и обмена знаниями на рабочем месте.

.